É preciso normalizar os dados do CRM antes de deduplicar?

Muitas equipes planejam a limpeza do CRM em dois passos. Primeiro põem cada telefone, nome de empresa e site num só formato. Depois procuram duplicados.

O primeiro passo pode demorar semanas, e muitas vezes estagna antes de começar o segundo. Entretanto, os duplicados ficam onde estão e continuam a chegar novos.

Neste artigo, vai ver por que não precisa de normalizar os dados antes de deduplicar. Vai ver que diferenças de formato escondem duplicados, como o Dedupely encontra correspondências apesar delas e como a mesclagem mantém o valor em que confia. Vai ver também três ferramentas gratuitas para limpar um arquivo antes de chegar ao CRM.

A resposta curta: não

Padronizar e deduplicar resolvem problemas diferentes. Padronizar faz os valores parecerem iguais. Deduplicar encontra registros que descrevem a mesma pessoa ou empresa e os mescla em um só.

Os dois só se cruzam na correspondência. Se uma pesquisa compara os valores carácter a carácter, "(555) 123-4567" e "555.123.4567" parecem dois números diferentes. Se a pesquisa compara o que os valores significam, o formato deixa de importar.

É por isso que a ordem pode se inverter. Você pode deduplicar primeiro, com uma correspondência que lê através dos formatos, e deixar a mesclagem manter o valor mais bem formatado. A limpeza então deixa menos registros para padronizar depois.

Diferenças de formatação que escondem duplicados

Estas diferenças surgem em quase todos os CRM. Cada uma divide uma só pessoa ou empresa em registros que uma comparação exata trata como diferentes.

A maioria vem da forma como os registros entram no CRM. Formulários, importações, ferramentas de enriquecimento e comerciais a escrever à mão usam cada um o seu formato. O nosso artigo sobre como os dados internacionais criam duplicados ocultos aborda os que vêm de outros países e idiomas.

Como o Dedupely faz a correspondência apesar das diferenças de formato

No Dedupely, cada campo de uma pesquisa de duplicados tem a sua própria opção de correspondência. Várias foram feitas para ignorar a formatação, por isso os valores do seu CRM podem ficar como estão enquanto pesquisa.

Números de telefone

Nos campos de telefone, a opção de correspondência para pequenas diferenças remove a formatação, os hífenes, os parênteses e os indicativos de país. Depois compara os últimos sete dígitos. "+1 (555) 123-4567" e "555.123.4567" tornam-se o mesmo número.

Sete dígitos também podem ser compartilhados por dois números diferentes com indicativos de zona diferentes. Junte o telefone a um nome ou empresa, para que uma correspondência precise que ambos coincidam. O nosso artigo sobre fazer corresponder duplicados pelo número de telefone aprofunda o tema.

Nomes, acentos e maiúsculas

A correspondência exata no Dedupely ignora maiúsculas, e a comparação trata da mesma forma letras acentuadas e simples. José e Jose correspondem, tal como Müller e Muller.

Para diferenças de grafia, uma opção de correspondência pega pequenos erros de digitação e letras faltando, e outra pega nomes que soam parecidos, como Sean e Shawn. A correspondência por palavras em comum também pode associar apelidos, como Robert e Bob.

Nomes de empresa e sufixos

A correspondência por palavras compartilhadas compara as palavras de um nome, em qualquer ordem ou pelas primeiras ou últimas palavras. Também pode adicionar até 50 termos a ignorar, como Inc., LLC ou Ltd., e cada equipe acrescenta os que os seus dados precisam.

Com Inc. e LLC na lista, "Acme Inc" e "Acme LLC" são ambos comparados como "Acme". O nosso guia sobre limpar um CSV antes de uma importação para o CRM mostra porque é que as planilhas não os apanham.

Domínios e sites

Fazer a correspondência pela raiz de um domínio compara o domínio principal de um email ou URL. Ignora tudo o que vem antes e depois do próprio domínio, como https, www, caminhos e terminações de país, por isso "https://www.acme.com/contact" e "acme.co.uk" compartilham a raiz "acme."

Também faz corresponder sales@acme.com a support@acme.com. Isso é útil para empresas e arriscado para pessoas, então use-o em registros de empresa ou combine-o com um nome.

Deixe a mesclagem decidir que formato sobrevive

A correspondência encontra os duplicados. A mesclagem decide como fica o registro depois, e é aí que a formatação pode ser corrigida sem custo.

Quando três registros de uma pessoa são mesclados, sobrevivem um telefone, uma grafia do nome e um nome de empresa. Se você escolher esses valores de propósito, a limpeza deixa um registro com formatação melhor do que qualquer um dos originais.

No Dedupely, define regras sobre que registro sobrevive e que valor ganha em cada campo. O registro sobrevivente pode ser o mais antigo, o mais recente, o atualizado mais recentemente ou o mais completo. As regras campo a campo ficam por cima.

Uma regra de campo também pode escolher um valor pelo que contém. Por exemplo, defina a regra do telefone para manter o número que contém "+", para a versão com indicativo do país ganhar.

Os campos vazios nunca substituem os preenchidos, por isso um valor só desaparece quando escolhe outro.

Visualize a prévia de algumas mesclagens antes de rodar uma pesquisa inteira. A prévia mostra os valores vencedores em negrito, para que você veja qual formato o registro mesclado vai manter.

Onde normalizar ainda ajuda

Pular a padronização antes da deduplicação não significa pulá-la totalmente. Formatos consistentes continuam importando para relatórios, segmentos, workflows e as ferramentas que leem o seu CRM.

• Depois da mesclagem: menos registros significa menos para corrigir, e muitos campos já têm o valor que escolheu.
• Na origem: um campo de formulário que pede o indicativo do país, ou uma lista de países, trava novas variações.
• Antes de uma importação: um arquivo é o lugar mais fácil para corrigir formatos, já que nada no CRM depende dele ainda.

Os dois primeiros fazem parte da sua rotina habitual. O terceiro tem alguma ajuda gratuita.

Três ferramentas gratuitas para limpar um arquivo antes de uma importação

As ferramentas gratuitas do Dedupely funcionam no navegador, sem precisar de conta. Três delas corrigem os formatos que causam mais duplicados escondidos numa lista.

Formatador de números de telefone

Cole uma coluna de telefones e receba-os em E.164, o formato internacional que começa com um sinal de mais e o código do país. A ferramenta aponta os números que não consegue formatar, para que você os corrija ou remova antes da importação. Formatador de números de telefone

Normalizador de empresas

Os nomes das empresas chegam com sufixos, maiúsculas e pontuação em todas as combinações. O normalizador transforma "Acme Inc" e "ACME Incorporated" num só nome de empresa, por isso a lista chega ao CRM com uma só grafia. Normalizador de empresas

Normalizador de emails

O email é o campo que muitos CRMs usam para reconhecer um contato na importação. O normalizador deixa todos os endereços em minúsculas e detecta erros de digitação, para que um endereço digitado errado não vire um segundo contato. Normalizador de emails

Quando o arquivo limpo estiver no seu CRM, rode lá as pesquisas de duplicados. Um arquivo limpo pode ainda conter pessoas que já existem no CRM, e a correspondência as pega.

Deduplique primeiro e depois arrume o que sobra

Normalizar todo um CRM antes de deduplicar é um projeto por si só, e atrasa a limpeza que mais importa. Uma correspondência que lê através dos formatos encontra os duplicados nos dados que tem hoje.

A mesclagem passa a ser o passo de normalização para cada registro em que toca. O que fica por arrumar depois é menos, e uma importação limpa impede novas variações.

Perguntas frequentes