Serve standardizzare i dati CRM prima di deduplicare?

Molti team pianificano la pulizia del CRM in due passi. Prima portano ogni telefono, nome aziendale e sito web in un unico formato. Poi cercano i duplicati.

Il primo passo può richiedere settimane, e spesso si blocca prima che inizi il secondo. Intanto i duplicati restano dove sono, e ne continuano ad arrivare di nuovi.

In questo articolo vedrai perché non serve standardizzare i dati prima di deduplicare. Vedrai quali differenze di formato nascondono i duplicati, come Dedupely trova le corrispondenze nonostante queste e come l'unione conserva il valore di cui ti fidi. Vedrai anche tre strumenti gratuiti per pulire un file prima che arrivi nel tuo CRM.

La risposta breve: no

Standardizzare e deduplicare risolvono problemi diversi. Standardizzare rende i valori uguali nell'aspetto. Deduplicare trova i record che descrivono la stessa persona o azienda e li unisce in uno.

I due si incontrano solo nel confronto. Se una ricerca confronta i valori carattere per carattere, "(555) 123-4567" e "555.123.4567" sembrano due numeri diversi. Se la ricerca confronta il significato dei valori, il formato non conta più.

Ecco perché l'ordine può invertirsi. Puoi deduplicare prima, con un confronto che legge oltre i formati, e lasciare che l'unione conservi il valore formattato meglio. La pulizia ti lascia così meno record da standardizzare dopo.

Differenze di formattazione che nascondono duplicati

Queste differenze emergono in quasi ogni CRM. Ognuna divide una singola persona o azienda in record che un confronto esatto tratta come diversi.

La maggior parte deriva da come i record entrano nel CRM. Moduli, importazioni, strumenti di arricchimento e commerciali che scrivono a mano usano ognuno il proprio formato. Il nostro articolo su come i dati internazionali generano duplicati nascosti tratta quelli che arrivano da altri paesi e lingue.

Come Dedupely trova le corrispondenze nonostante le differenze di formato

In Dedupely, ogni campo di una ricerca di duplicati ha la propria opzione di corrispondenza. Diverse sono pensate per ignorare la formattazione, così i valori nel CRM possono restare come sono mentre cerchi.

Numeri di telefono

Per i campi telefono, l'opzione di corrispondenza per piccole differenze rimuove formattazione, trattini, parentesi e prefissi internazionali. Poi confronta le ultime sette cifre. "+1 (555) 123-4567" e "555.123.4567" diventano lo stesso numero.

Sette cifre possono anche essere condivise da due numeri diversi con prefissi diversi. Abbina il telefono a un nome o a un'azienda, così una corrispondenza richiede che coincidano entrambi. Il nostro articolo su abbinare i duplicati per numero di telefono approfondisce.

Nomi, accenti e maiuscole

La corrispondenza esatta in Dedupely ignora le maiuscole, e il confronto tratta allo stesso modo lettere accentate e non. José e Jose corrispondono, così come Müller e Muller.

Per le differenze di scrittura, un'opzione di corrispondenza intercetta piccoli refusi e lettere mancanti, e un'altra i nomi che suonano uguali, come Sean e Shawn. Anche la corrispondenza sulle parole in comune può abbinare i soprannomi, come Robert e Bob.

Nomi aziendali e suffissi

La corrispondenza sulle parole condivise confronta le parole di un nome, in qualsiasi ordine o sulle prime o ultime parole. Puoi anche aggiungere fino a 50 termini da ignorare, come Inc., LLC o Ltd., e ogni team aggiunge quelli che servono ai suoi dati.

Con Inc. e LLC nell'elenco, "Acme Inc" e "Acme LLC" vengono confrontati entrambi come "Acme". La nostra guida su pulire un CSV prima di un'importazione nel CRM mostra perché i fogli di calcolo non li vedono.

Domini e siti web

Confrontare sulla radice di un dominio confronta il dominio principale di un'email o di un URL. Ignora tutto ciò che sta prima e dopo il dominio stesso, come https, www, percorsi ed estensioni nazionali, quindi "https://www.acme.com/contact" e "acme.co.uk" condividono la radice "acme."

Abbina anche sales@acme.com con support@acme.com. È utile per le aziende e rischioso per le persone, quindi usalo sui record aziendali o abbinalo a un nome.

Lascia che sia l'unione a decidere quale formato resta

La corrispondenza trova i duplicati. L'unione decide come sarà il record dopo, ed è lì che il formato si può correggere gratis.

Quando tre record di una persona vengono uniti, restano un numero di telefono, una grafia del nome e un nome aziendale. Se scegli quei valori di proposito, la pulizia ti lascia un record formattato meglio di qualsiasi originale.

In Dedupely imposti regole su quale record sopravvive e quale valore vince in ogni campo. Il record superstite può essere il più vecchio, il più recente, quello aggiornato più di recente o il più completo. Le regole campo per campo si aggiungono sopra.

Una regola di campo può anche scegliere un valore in base al contenuto. Per esempio, imposta la regola del telefono per tenere il numero che contiene "+", così vince la versione con il prefisso internazionale.

I campi vuoti non sovrascrivono mai quelli compilati, quindi un valore scompare solo quando ne scegli un altro.

Visualizza l'anteprima di qualche unione prima di eseguire una ricerca intera. L'anteprima mostra in grassetto i valori vincenti, così vedi quale formato manterrà il record unito.

Dove la standardizzazione aiuta ancora

Saltare la standardizzazione prima della deduplicazione non significa saltarla del tutto. Formati coerenti contano ancora per report, segmenti, workflow e gli strumenti che leggono il CRM.

• Dopo l'unione: meno record significa meno da correggere, e molti campi hanno già il valore che hai scelto.
• Alla fonte: un campo del modulo che chiede il prefisso internazionale, o un elenco a discesa dei paesi, ferma le nuove varianti.
• Prima di un'importazione: un file è il posto più facile per correggere i formati, perché nel CRM ancora nulla dipende da esso.

I primi due fanno parte della tua routine abituale. Il terzo ha un po' di aiuto gratuito.

Tre strumenti gratuiti per pulire un file prima di un'importazione

Gli strumenti gratuiti di Dedupely funzionano nel browser, senza bisogno di account. Tre di questi correggono i formati che causano più duplicati nascosti in un elenco.

Formattatore di numeri di telefono

Incolla una colonna di numeri di telefono e riottienili in E.164, il formato internazionale che inizia con il più e il prefisso. Lo strumento segnala i numeri che non riesce a formattare, così puoi correggerli o scartarli prima dell'importazione. Formattatore di numeri di telefono

Normalizzatore di nomi azienda

I nomi aziendali arrivano con suffissi, maiuscole e punteggiatura in ogni combinazione. Il normalizzatore trasforma "Acme Inc" e "ACME Incorporated" in un solo nome aziendale, così l'elenco arriva nel CRM con una sola grafia. Normalizzatore di nomi azienda

Normalizzatore di email

L'email è il campo che molti CRM usano per riconoscere un contatto all'importazione. Il normalizzatore mette ogni indirizzo in minuscolo e intercetta i refusi, così un indirizzo scritto male non diventa un secondo contatto. Normalizzatore di email

Quando il file pulito è nel CRM, esegui lì le ricerche di duplicati. Un file pulito può contenere ancora persone che esistono già nel CRM, e il confronto le intercetta.

Prima deduplica, poi sistema ciò che resta

Standardizzare un intero CRM prima di deduplicare è un progetto a sé, e ritarda la pulizia che conta di più. Una corrispondenza che legge attraverso i formati trova i duplicati nei dati che hai oggi.

L'unione diventa allora il tuo passo di standardizzazione per ogni record che tocca. Resta meno da sistemare dopo, e un'importazione pulita tiene fuori nuove varianti.

Domande frequenti