TL;DR
- Muitas ferramentas emparelham registros do CRM um a um e precisam de um registro por empresa.
- Uma empresa duplicada deixa a ferramenta sem saber que registro ler ou atualizar.
- Limpe só os objetos e o campo-chave que a ferramenta sincroniza, começando pelos duplicados óbvios.
- Verifique se a ferramenta guarda ID de registros do CRM antes de mesclar algo que ela lê.
- O Dedupely encontra duplicados nos objetos que uma ferramenta sincroniza e registra os ID originais de cada mesclagem.
Uma ferramenta nova precisa de um CRM limpo porque emparelha os registros um a um. Se a mesma empresa existir três vezes, a ferramenta não sabe qual é o registro real. A sincronização espera até os duplicados serem mesclados.
É assim que uma limpeza do CRM cai de repente num plano de lançamento. A ferramenta está comprada, a data marcada e a sincronização não pode começar.
Neste post, você vai ver por que algumas ferramentas precisam de um registro por empresa e como descobrir o que "limpo" significa para a sua. Você também vai ver como delimitar a limpeza, proteger os IDs de registro dos quais a ferramenta depende e saber quando está pronto para conectar.
Como é o bloco
O bloqueio vem muitas vezes do fornecedor ou da equipe que configura a ferramenta. A configuração pede exatamente um registro por empresa ou por pessoa, e uma verificação antes da primeira sincronização encontra duplicados.
Às vezes ninguém para o lançamento, e o problema aparece na primeira sincronização. Pedidos ou faturas caem no registro de empresa errado, ou a ferramenta cria um registro novo porque encontrou mais de uma correspondência.
Porque é que uma ferramenta precisa de um registro por empresa
Uma sincronização conecta cada registro do CRM a um registro no outro sistema. Para isso, ela faz a correspondência por um campo-chave, como um domínio ou um número de conta. Muitas vezes também guarda o ID de registro do CRM.
Um duplicado quebra essa conexão. Com dois registros para uma empresa, a ferramenta escolhe um, cria um terceiro ou recusa-se a continuar. Qualquer uma dessas opções deixa os dois sistemas contando histórias diferentes sobre o mesmo cliente.
As ferramentas que escrevem de volta no CRM pioram tudo. Um status de cobrança ou um ticket de suporte pode cair no registro que ninguém usa. O nosso artigo sobre deduplicar o CRM antes de uma nova integração dá a visão geral.
Descubra o que significa "limpo" para esta ferramenta
"Limpe primeiro o CRM" pode soar a um projeto sem fim. Para um lançamento, significa algo mais restrito: limpo o suficiente para esta ferramenta. Pergunte ao fornecedor ou verifique a configuração para obter estas respostas.
| Pergunta | Porque é importante |
|---|---|
| Que objetos sincroniza a ferramenta? | Só esses objetos têm que estar prontos para o lançamento |
| Em que campo faz a correspondência? | Esse campo decide o que é um duplicado para esta ferramenta |
| Guarda ID de registros do CRM? | Uma mesclagem que muda um ID pode quebrar a conexão |
| Escreve de volta no CRM? | Os campos que atualiza precisam do registro final certo |
| O que faz com campos-chave vazios? | Os registros sem domínio nem email podem falhar ou ser ignorados |
Como preparar o CRM para a sincronização
Limpe primeiro os objetos que a ferramenta sincroniza
Deixe o restante do CRM para depois. Se a ferramenta sincroniza empresas e seus contatos de faturamento, esses dois objetos são o escopo do lançamento. Todo o resto pode seguir o próprio cronograma.
Meça a diferença no campo-chave
Procure duplicados no campo pelo qual a ferramenta faz a correspondência, e conte as correspondências e os registros que elas contêm. Esse número diz o tamanho do trabalho e permite reportar o progresso a quem é responsável pelo lançamento.
Comece pelos duplicados óbvios
Mescle primeiro os registros que compartilham exatamente o valor-chave, como o mesmo domínio ou o mesmo número de conta. São os conjuntos que ninguém vai discutir, e muitas vezes são a maior parte da diferença.
Depois revise as correspondências próximas, como variantes de nome ou domínios por país. Deixe as decisões que exigem julgamento para o fim.
Combine os casos de critério com o responsável da ferramenta
O que conta como duplicado depende do caso, e o que uma equipe considera duplicado, outra pode não considerar. Duas entidades jurídicas podem ser uma conta para as vendas e dois clientes para um sistema de faturamento. A equipe responsável pela nova ferramenta deve decidir esses casos.
Proteja os ID de registro de que a ferramenta depende
Se a ferramenta guardar ID de registro do CRM, decida com isso em mente que registro sobrevive a cada mesclagem. Em alguns CRM, uma mesclagem dá ao registro mesclado um ID novo. Mesclar antes da primeira sincronização faz a ferramenta guardar desde o início os ID sobreviventes.
Se a ferramenta ou outro sistema já guarda IDs, mantenha um registro do que cada mesclagem mudou. Uma lista dos IDs de registro originais mostra quais vínculos no outro sistema precisam apontar para o registro sobrevivente. O nosso artigo sobre o que acontece aos workflows e aos ID de registro quando mescla explica como se comporta cada caso.
Saber quando está pronto para conectar
Está pronto quando uma pesquisa no campo-chave da ferramenta não encontra duplicados óbvios nos objetos que sincroniza. As decisões difíceis devem estar tomadas, e os registros com o campo-chave vazio corrigidos ou excluídos.
Faça primeiro uma sincronização de teste com um pequeno conjunto de registros, de preferência num sandbox. Verifique se a ferramenta se vincula a registros existentes em vez de criar novos.
Os duplicados novos vão continuar a chegar depois do lançamento, de formulários, listas e da própria ferramenta. O nosso artigo sobre gerenciar duplicados recorrentes de integrações do CRM explica como os manter fora.
Como o Dedupely prepara o seu CRM para a sincronização de uma nova ferramenta
No Dedupely, você cria pesquisas de duplicados nos objetos e no campo-chave que sua nova ferramenta sincroniza. Cada pesquisa mostra suas correspondências e os registros que as contêm. Você define regras sobre qual registro permanece e quais valores ganham, e visualiza a prévia de cada mesclagem antes que ela aconteça.
O Dedupely guarda um histórico de cada mesclagem. A exportação CSV mantém os dados originais e o ID de cada registro mesclado, para saber que ID a ferramenta guardava antes da limpeza.
Limpo o suficiente para a ferramenta, e depois continuar
Uma ferramenta que precisa de um registro por empresa precisa de uma resposta clara a uma pergunta: que registro é este cliente? Essa resposta só tem que valer nos objetos que ela sincroniza.
Limitar a limpeza a esses objetos, começar pelos duplicados óbvios e proteger os ID de registro põe o lançamento a andar. O resto do CRM pode vir depois, quando a sincronização estiver funcionando.
Perguntas frequentes
Porque é que as integrações precisam de um registro por empresa?
Porque conectam cada registro do CRM a um registro no outro sistema, através de um campo-chave ou do ID do registro. Com dois registros para uma empresa, a ferramenta não sabe qual ler ou atualizar. Pode escolher um, criar outro ou parar a sincronização.
Preciso limpar todo o CRM antes de conectar uma nova ferramenta?
Não, só os objetos que a ferramenta sincroniza. Limpe esses e o campo pelo qual ela compara, como empresas por domínio, começando pelos duplicados exatos e deixando para o fim os casos que exigem julgamento. O resto do CRM pode vir depois, quando a sincronização estiver rodando.
Mesclar duplicados vai avariar uma integração?
Pode, se a integração guardar IDs de registros. Em alguns CRM, uma mesclagem dá um novo ID ao registro mesclado e o outro sistema continua a apontar para o antigo. Mescle antes da primeira sincronização quando possível e guarde uma lista dos IDs originais para atualizar o outro sistema.
Como sei quando o CRM está limpo o suficiente para sincronizar?
Quando uma pesquisa de duplicados no campo-chave da ferramenta não encontra duplicados óbvios nos objetos que sincroniza. Os registros com o campo-chave vazio devem ser corrigidos ou excluídos. Uma sincronização de teste com um pequeno conjunto de registros confirma que a ferramenta se conecta aos registros existentes.
Quem deve decidir que registros são duplicados antes de uma sincronização?
A equipe responsável pela nova ferramenta, junto com quem administra o CRM. Um sistema de faturamento pode precisar de duas entidades jurídicas mantidas separadas que as vendas veem como uma só conta. Combinem esses casos antes de mesclar, porque eles decidem o que a ferramenta vai ver.
Ou cadastre-se com o Google
HubSpot Marketplace 
