TL;DR
- Viele Tools gleichen CRM-Datensätze eins zu eins ab und brauchen einen Datensatz pro Firma.
- Eine doppelte Firma lässt das Tool im Unklaren, welchen Datensatz es lesen oder aktualisieren soll.
- Bereinigen Sie nur die Objekte und das Schlüsselfeld, die das Tool synchronisiert, beginnend mit offensichtlichen Duplikaten.
- Prüfen Sie, ob das Tool CRM-Datensatz-IDs speichert, bevor Sie etwas zusammenführen, das es liest.
- Dedupely findet Duplikate in den Objekten, die ein Tool synchronisiert, und hält die ursprünglichen IDs jedes Merges fest.
Ein neues Tool braucht ein sauberes CRM, weil es Datensätze eins zu eins zuordnet. Existiert dieselbe Firma dreimal, weiß das Tool nicht, welcher Datensatz der echte ist. Der Sync wartet, bis die Duplikate zusammengeführt sind.
So landet eine CRM-Bereinigung plötzlich in einem Launch-Plan. Das Tool ist gekauft, das Datum steht, und die Synchronisierung kann nicht starten.
In diesem Beitrag sehen Sie, warum manche Tools einen Datensatz pro Firma brauchen und wie Sie herausfinden, was „sauber“ für Ihres bedeutet. Sie sehen auch, wie Sie die Bereinigung eingrenzen, die Datensatz-IDs schützen, von denen das Tool abhängt, und wann Sie bereit zum Verbinden sind.
So sieht der Block aus
Die Sperre kommt oft vom Anbieter oder vom Team, das das Tool einrichtet. Die Einrichtung verlangt genau einen Datensatz pro Firma oder Person, und eine Prüfung vor dem ersten Sync findet Duplikate.
Manchmal stoppt niemand den Launch, und das Problem zeigt sich stattdessen im ersten Sync. Bestellungen oder Rechnungen landen beim falschen Firmendatensatz, oder das Tool legt einen neuen Datensatz an, weil es mehr als einen Treffer gefunden hat.
Warum ein Tool einen Datensatz pro Firma braucht
Ein Sync verknüpft jeden CRM-Datensatz mit einem Datensatz im anderen System. Dazu gleicht er über ein Schlüsselfeld ab, etwa eine Domain oder eine Kontonummer. Oft speichert er auch die Datensatz-ID des CRMs.
Ein Duplikat bricht diese Verbindung. Bei zwei Datensätzen für eine Firma wählt das Tool einen, legt einen dritten an oder verweigert die Arbeit. In jedem Fall erzählen die beiden Systeme unterschiedliche Geschichten über denselben Kunden.
Tools, die ins CRM zurückschreiben, machen es schlimmer. Ein Rechnungsstatus oder ein Support-Ticket kann auf dem Datensatz landen, den niemand nutzt. Unser Beitrag zu zum Deduplizieren Ihres CRMs vor einer neuen Integration zeigt das Gesamtbild.
Herausfinden, was „sauber“ für dieses Tool heißt
„Erst das CRM bereinigen“ kann nach einem Projekt ohne Ende klingen. Für einen Launch bedeutet es etwas Engeres: sauber genug für dieses Tool. Fragen Sie den Anbieter oder prüfen Sie die Einrichtung, um diese Antworten zu bekommen.
| Frage | Warum es wichtig ist |
|---|---|
| Welche Objekte synchronisiert das Tool? | Nur diese Objekte müssen zum Start bereit sein |
| Über welches Feld gleicht es ab? | Dieses Feld bestimmt, was für dieses Tool ein Duplikat ist |
| Speichert es CRM-Datensatz-IDs? | Ein Merge, der eine ID ändert, kann die Verknüpfung kappen |
| Schreibt es zurück ins CRM? | Felder, die es aktualisiert, brauchen den richtigen verbleibenden Datensatz |
| Was macht es mit leeren Schlüsselfeldern? | Datensätze ohne Domain oder E-Mail scheitern womöglich oder werden übersprungen |
So machen Sie das CRM bereit für die Synchronisierung
Zuerst die Objekte bereinigen, die das Tool synchronisiert
Lassen Sie den Rest des CRMs für später. Synchronisiert das Tool Firmen und ihre Rechnungskontakte, bilden diese zwei Objekte den Umfang des Starts. Alles andere kann nach eigenem Zeitplan folgen.
Die Lücke im Schlüsselfeld messen
Suchen Sie nach Duplikaten auf dem Feld, über das das Tool abgleicht, und zählen Sie die Treffer und die Datensätze darin. Diese Zahl zeigt, wie groß die Aufgabe ist, und erlaubt Ihnen, dem Verantwortlichen für den Start den Fortschritt zu berichten.
Mit den offensichtlichen Dubletten beginnen
Führen Sie zuerst Datensätze zusammen, die exakt denselben Schlüsselwert teilen, etwa dieselbe Domain oder dieselbe Kontonummer. Das sind die Gruppen, über die niemand streiten wird, und oft machen sie den Großteil der Lücke aus.
Prüfen Sie dann die knappen Treffer wie Namensvarianten oder Länderdomains. Ermessensfälle zuletzt.
Ermessensfälle mit dem Verantwortlichen des Tools abstimmen
Was als Duplikat gilt, ist Einzelfallsache, und was ein Team als Duplikat sieht, sieht ein anderes vielleicht nicht so. Zwei Rechtseinheiten können für den Vertrieb ein Account und für ein Abrechnungssystem zwei Kunden sein. Das Team, dem das neue Tool gehört, sollte diese Fälle entscheiden.
Die Datensatz-IDs schützen, von denen das Tool abhängt
Speichert das Tool CRM-Datensatz-IDs, wählen Sie mit Blick darauf, welcher Datensatz jeden Merge übersteht. In manchen CRMs bekommt der zusammengeführte Datensatz eine neue ID. Wer vor dem ersten Sync zusammenführt, sorgt dafür, dass das Tool von Anfang an die verbleibenden IDs speichert.
Speichert das Tool oder ein anderes System bereits IDs, protokollieren Sie, was jeder Merge geändert hat. Eine Liste der ursprünglichen Datensatz-IDs zeigt, welche Verknüpfungen im anderen System auf den verbleibenden Datensatz zeigen müssen. Unser Beitrag über was beim Merge mit Workflows und Datensatz-IDs passiert erklärt, wie sich jeder Fall verhält.
Wissen, wann Sie bereit zum Verbinden sind
Sie sind bereit, wenn eine Suche auf dem Schlüsselfeld des Tools keine offensichtlichen Duplikate in den synchronisierten Objekten findet. Die Ermessensfälle sollten entschieden und Datensätze mit leerem Schlüsselfeld korrigiert oder ausgeschlossen sein.
Führen Sie zuerst einen Test-Sync mit wenigen Datensätzen aus, idealerweise in einem Sandbox. Prüfen Sie, ob das Tool sich mit bestehenden Datensätzen verknüpft, statt neue anzulegen.
Auch nach dem Launch kommen weiter neue Duplikate, aus Formularen, Listen und dem Tool selbst. Unser Beitrag zum Thema wiederkehrende Duplikate aus CRM-Integrationen verwalten erklärt, wie Sie sie fernhalten.
Wie Dedupely Ihr CRM für die Synchronisierung eines neuen Tools vorbereitet
In Dedupely bauen Sie Duplikatsuchen auf den Objekten und dem Schlüsselfeld, die Ihr neues Tool synchronisiert. Jede Suche zeigt ihre Treffer und die Datensätze darin. Sie legen fest, welcher Datensatz bleibt und welche Werte gewinnen, und sehen jeden Merge vorab.
Dedupely bewahrt eine Historie jedes Merges. Der CSV-Export behält die Originaldaten und die Datensatz-ID jedes zusammengeführten Datensatzes, sodass Sie wissen, welche IDs das Tool vor der Bereinigung gespeichert hatte.
Sauber genug für das Tool, dann weitermachen
Ein Tool, das einen Datensatz pro Firma braucht, braucht eine klare Antwort auf eine Frage: Welcher Datensatz ist dieser Kunde? Diese Antwort muss nur in den Objekten stimmen, die es synchronisiert.
Die Bereinigung auf diese Objekte zu begrenzen, mit den offensichtlichen Duplikaten zu beginnen und die Datensatz-IDs zu schützen, bringt den Start in Gang. Der Rest des CRMs kann folgen, sobald der Sync läuft.
Häufige Fragen
Warum brauchen Integrationen einen Datensatz pro Firma?
Weil sie jeden CRM-Datensatz über ein Schlüsselfeld oder die Datensatz-ID mit einem Datensatz im anderen System verknüpfen. Gibt es zwei Datensätze für eine Firma, weiß das Tool nicht, welchen es lesen oder aktualisieren soll. Es wählt vielleicht einen, legt einen weiteren an oder stoppt die Synchronisierung.
Muss ich mein ganzes CRM bereinigen, bevor ich ein neues Tool verbinde?
Nein, nur die Objekte, die das Tool synchronisiert. Bereinigen Sie diese und das Feld, auf dem es abgleicht, etwa Firmen über die Domain, beginnend mit exakten Duplikaten und mit Ermessensfällen zuletzt. Der Rest des CRM kann folgen, sobald die Synchronisierung läuft.
Bricht das Zusammenführen von Duplikaten eine Integration?
Ja, wenn die Integration Datensatz-IDs speichert. In manchen CRMs bekommt der zusammengeführte Datensatz eine neue ID, und das andere System zeigt weiter auf die alte. Führen Sie wenn möglich vor dem ersten Sync zusammen und halten Sie eine Liste der Original-IDs, um das andere System zu aktualisieren.
Woran erkenne ich, dass das CRM sauber genug für den Sync ist?
Wenn eine Duplikatsuche auf dem Schlüsselfeld des Tools in den synchronisierten Objekten keine offensichtlichen Duplikate findet. Datensätze mit leerem Schlüsselfeld sollten korrigiert oder ausgeschlossen werden. Ein Test-Sync mit wenigen Datensätzen bestätigt, dass das Tool bestehende Datensätze verknüpft.
Wer sollte vor einer Synchronisierung entscheiden, welche Datensätze Duplikate sind?
Das Team, dem das neue Tool gehört, zusammen mit dem, der das CRM betreibt. Ein Abrechnungssystem muss vielleicht zwei juristische Personen getrennt halten, die der Vertrieb als einen Account sieht. Einigen Sie sich vor dem Merge auf diese Fälle, denn sie bestimmen, was das Tool sieht.
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