TL;DR
- Molti strumenti abbinano i record del CRM uno a uno e richiedono un record per azienda.
- Un'azienda duplicata lascia lo strumento senza sapere quale record leggere o aggiornare.
- Pulisci solo gli oggetti e il campo chiave che lo strumento sincronizza, partendo dai duplicati evidenti.
- Controlla se lo strumento memorizza gli ID dei record del CRM prima di unire qualsiasi cosa legga.
- Dedupely trova i duplicati negli oggetti che uno strumento sincronizza e registra gli ID originali di ogni unione.
Un nuovo strumento ha bisogno di un CRM pulito perché abbina i record uno a uno. Se la stessa azienda esiste tre volte, lo strumento non sa quale sia il record vero. La sincronizzazione aspetta finché i duplicati non vengono uniti.
È così che una pulizia del CRM finisce all'improvviso in un piano di lancio. Lo strumento è acquistato, la data è fissata e la sincronizzazione non può partire.
In questo articolo vedrai perché alcuni strumenti hanno bisogno di un record per azienda e come capire cosa significa "pulito" per il tuo. Vedrai anche come delimitare la pulizia, proteggere gli ID dei record da cui dipende lo strumento e capire quando sei pronto a collegarlo.
Com'è fatto il blocco
Il blocco viene spesso dal fornitore o dal team che configura lo strumento. La configurazione chiede esattamente un record per azienda o per persona, e un controllo prima della prima sincronizzazione trova i duplicati.
A volte nessuno ferma il lancio, e il problema emerge invece nella prima sincronizzazione. Ordini o fatture finiscono sul record aziendale sbagliato, o lo strumento crea un nuovo record perché ha trovato più di una corrispondenza.
Perché uno strumento ha bisogno di un record per azienda
Una sincronizzazione collega ogni record del CRM a un record dell'altro sistema. Per farlo, confronta un campo chiave, come un dominio o un numero di account. Spesso memorizza anche l'ID del record del CRM.
Un duplicato rompe quel collegamento. Con due record per un'azienda, lo strumento ne sceglie uno, ne crea un terzo o si rifiuta di continuare. In ogni caso i due sistemi raccontano storie diverse sullo stesso cliente.
Gli strumenti che scrivono di ritorno nel CRM peggiorano le cose. Uno stato di fatturazione o un ticket di supporto possono finire sul record che nessuno usa. Il nostro articolo su deduplicare il CRM prima di una nuova integrazione offre il quadro generale.
Scopri cosa significa "pulito" per questo strumento
"Prima pulisci il CRM" può sembrare un progetto senza fine. Per un lancio significa qualcosa di più limitato: abbastanza pulito per questo strumento. Chiedi al fornitore o controlla la configurazione per ottenere queste risposte.
| Domanda | Perché conta |
|---|---|
| Quali oggetti sincronizza lo strumento? | Solo quegli oggetti devono essere pronti per il lancio |
| Su quale campo confronta? | Quel campo decide cos'è un duplicato per questo strumento |
| Memorizza gli ID dei record del CRM? | Un'unione che cambia un ID può rompere il collegamento |
| Scrive di ritorno nel CRM? | I campi che aggiorna richiedono il record finale giusto |
| Cosa fa con i campi chiave vuoti? | I record senza dominio né email possono fallire o essere saltati |
Come preparare il CRM per la sincronizzazione
Pulisci prima gli oggetti che lo strumento sincronizza
Lascia il resto del CRM per dopo. Se lo strumento sincronizza le aziende e i loro contatti di fatturazione, quei due oggetti sono il perimetro del lancio. Tutto il resto può seguire con i suoi tempi.
Misura lo scarto sul campo chiave
Cerca i duplicati sul campo su cui confronta lo strumento, e conta le corrispondenze e i record al loro interno. Quel numero ti dice quanto è grande il lavoro e ti permette di riferire i progressi a chi gestisce il lancio.
Inizia dai duplicati più evidenti
Unisci prima i record che condividono esattamente il valore chiave, come lo stesso dominio o lo stesso numero di conto. Sono i gruppi su cui nessuno discuterà, e spesso sono la maggior parte del divario.
Poi rivedi le corrispondenze vicine, come varianti di nome o domini per paese. Lascia per ultimi i casi di valutazione.
Concorda i casi di giudizio con il responsabile dello strumento
Cosa conta come duplicato dipende dal caso, e ciò che un team considera un duplicato, un altro potrebbe non considerarlo tale. Due entità giuridiche possono essere un solo account per le vendite e due clienti per un sistema di fatturazione. Il team responsabile del nuovo strumento deve decidere questi casi.
Proteggi gli ID dei record da cui dipende lo strumento
Se lo strumento memorizza gli ID dei record del CRM, scegli tenendone conto quale record sopravvive a ogni unione. In alcuni CRM, un'unione dà al record unito un nuovo ID. Unire prima della prima sincronizzazione fa sì che lo strumento memorizzi fin dall'inizio gli ID superstiti.
Se lo strumento o un altro sistema memorizza già gli ID, tieni traccia di cosa ha cambiato ogni unione. Un elenco degli ID originali ti dice quali collegamenti nell'altro sistema devono puntare al record che resta. Il nostro articolo su cosa succede a workflow e ID dei record quando unisci spiega come si comporta ogni caso.
Capire quando sei pronto a collegare
Sei pronto quando una ricerca sul campo chiave dello strumento non trova duplicati evidenti negli oggetti che sincronizza. I casi dubbi devono essere decisi, e i record con il campo chiave vuoto corretti o esclusi.
Fai prima una sincronizzazione di prova su un piccolo gruppo di record, idealmente in un sandbox. Controlla che lo strumento si colleghi ai record esistenti invece di crearne di nuovi.
I nuovi duplicati continueranno ad arrivare dopo il lancio, da moduli, elenchi e dallo strumento stesso. Il nostro articolo su come gestire i duplicati ricorrenti dalle integrazioni del CRM spiega come tenerli fuori.
Come Dedupely prepara il CRM alla sincronizzazione di un nuovo strumento
In Dedupely crei ricerche di duplicati sugli oggetti e sul campo chiave che il nuovo strumento sincronizza. Ogni ricerca mostra le corrispondenze e i record che contengono. Imposti regole su quale record resta e quali valori vincono, e vedi l'anteprima di ogni unione prima che avvenga.
Dedupely conserva uno storico di ogni unione. L'esportazione CSV mantiene i dati originali e l'ID di ogni record unito, così sai quali ID lo strumento memorizzava prima della pulizia.
Abbastanza pulito per lo strumento, poi si continua
Uno strumento che vuole un record per azienda ha bisogno di una risposta chiara a una domanda: quale record è questo cliente? La risposta deve valere solo negli oggetti che sincronizza.
Limitare la pulizia a quegli oggetti, partire dai duplicati evidenti e proteggere gli ID dei record fa partire il lancio. Il resto del CRM può seguire una volta avviata la sincronizzazione.
Domande frequenti
Perché le integrazioni hanno bisogno di un record per azienda?
Perché collegano ogni record del CRM a un record dell'altro sistema, tramite un campo chiave o l'ID del record. Con due record per un'azienda, lo strumento non sa quale leggere o aggiornare. Può sceglierne uno, crearne un altro o fermare la sincronizzazione.
Devo pulire tutto il CRM prima di collegare un nuovo strumento?
No, solo gli oggetti che lo strumento sincronizza. Pulisci quelli e il campo su cui confronta, come le aziende per dominio, partendo dai duplicati esatti e lasciando per ultimi i casi che richiedono giudizio. Il resto del CRM può seguire quando la sincronizzazione è avviata.
Unire i duplicati rompe un'integrazione?
Sì, se l'integrazione conserva gli ID dei record. In alcuni CRM, un'unione dà un nuovo ID al record unito e l'altro sistema continua a puntare al vecchio. Se puoi, unisci prima della prima sincronizzazione e tieni un elenco degli ID originali per aggiornare l'altro sistema.
Come capisco quando il CRM è abbastanza pulito per la sincronizzazione?
Quando una ricerca di duplicati sul campo chiave dello strumento non trova duplicati evidenti negli oggetti che sincronizza. I record con il campo chiave vuoto vanno corretti o esclusi. Una sincronizzazione di prova su un piccolo gruppo di record conferma che lo strumento si collega ai record esistenti.
Chi dovrebbe decidere quali record sono duplicati prima di una sincronizzazione?
Il team responsabile del nuovo strumento, insieme a chi gestisce il CRM. Un sistema di fatturazione può dover tenere separate due entità legali che le vendite vedono come un solo account. Concordate questi casi prima di unire, perché decidono cosa vedrà lo strumento.
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