Résumé
- Beaucoup d'outils rapprochent les fiches CRM une à une et ont besoin d'une fiche par entreprise.
- Une entreprise en double empêche l'outil de savoir quelle fiche lire ou mettre à jour.
- Nettoyez seulement les objets et le champ clé que l'outil synchronise, en commençant par les doublons évidents.
- Vérifiez si l'outil stocke des identifiants de fiche CRM avant de fusionner ce qu'il lit.
- Dedupely trouve les doublons dans les objets qu'un outil synchronise et consigne les identifiants d'origine de chaque fusion.
Un nouvel outil a besoin d'un CRM propre, car il apparie les fiches une à une. Si la même entreprise existe trois fois, l'outil ne sait pas quelle fiche est la vraie. La synchronisation attend la fusion des doublons.
Voilà comment un nettoyage CRM atterrit soudain dans un plan de lancement. L'outil est acheté, la date fixée, et la synchronisation ne peut pas démarrer.
Dans cet article, vous verrez pourquoi certains outils ont besoin d'une fiche par entreprise et comment savoir ce que « propre » signifie pour le vôtre. Vous verrez aussi comment cadrer le nettoyage, protéger les identifiants dont l'outil dépend et savoir quand vous êtes prêt à connecter.
À quoi ressemble le bloc
Le blocage vient souvent de l'éditeur ou de l'équipe qui configure l'outil. La configuration exige exactement une fiche par entreprise ou par personne, et un contrôle avant la première synchronisation trouve des doublons.
Parfois, personne n'arrête le lancement, et le problème apparaît plutôt lors de la première synchronisation. Des commandes ou factures atterrissent sur la mauvaise fiche entreprise, ou l'outil crée une nouvelle fiche parce qu'il a trouvé plusieurs correspondances.
Pourquoi un outil a besoin d'une fiche par entreprise
Une synchronisation lie chaque fiche CRM à une fiche de l'autre système. Pour cela, elle rapproche sur un champ clé, comme un domaine ou un numéro de compte. Elle stocke souvent aussi l'identifiant de la fiche CRM.
Un doublon casse ce lien. Avec deux fiches pour une entreprise, l'outil en choisit une, en crée une troisième ou refuse de continuer. Dans tous les cas, les deux systèmes racontent des histoires différentes sur le même client.
Les outils qui écrivent en retour dans le CRM aggravent les choses. Un statut de facturation ou un ticket de support peut atterrir sur la fiche que personne n'utilise. Notre article sur le dédoublonnage de votre CRM avant une nouvelle intégration donne la vue d'ensemble.
Savoir ce que « propre » veut dire pour cet outil
« Nettoyez d'abord le CRM » peut sonner comme un projet sans fin. Pour un lancement, cela veut dire quelque chose de plus restreint : assez propre pour cet outil. Demandez à l'éditeur ou vérifiez la configuration pour obtenir ces réponses.
| Question | Pourquoi c'est important |
|---|---|
| Quels objets l'outil synchronise-t-il ? | Seuls ces objets doivent être prêts pour le lancement |
| Sur quel champ rapproche-t-il ? | Ce champ décide de ce qu'est un doublon pour cet outil |
| Stocke-t-il des identifiants de fiche CRM ? | Une fusion qui change un ID peut casser le lien |
| Écrit-il en retour dans le CRM ? | Les champs qu'il met à jour exigent la bonne fiche conservée |
| Que fait-il des champs clés vides ? | Les fiches sans domaine ni e-mail peuvent échouer ou être ignorées |
Préparer le CRM pour la synchronisation
Nettoyer d'abord les objets que l'outil synchronise
Gardez le reste du CRM pour plus tard. Si l'outil synchronise les entreprises et leurs contacts de facturation, ces deux objets forment le périmètre du lancement. Le reste peut suivre à son propre rythme.
Mesurer l'écart sur le champ clé
Cherchez les doublons sur le champ que l'outil utilise pour rapprocher, et comptez les correspondances et les fiches qu'elles contiennent. Ce chiffre vous dit l'ampleur du travail et vous permet de rendre compte de l'avancement à la personne qui pilote le lancement.
Commencez par les doublons évidents
Fusionnez d'abord les fiches qui partagent exactement la valeur clé, comme le même domaine ou le même numéro de compte. Ce sont les ensembles que personne ne contestera, et ils représentent souvent l'essentiel de l'écart.
Relisez ensuite les correspondances proches, comme les variantes de nom ou les domaines par pays. Gardez les cas d'appréciation pour la fin.
Convenez des cas d'appréciation avec le responsable de l'outil
Ce qui compte comme doublon dépend des cas, et ce qu'une équipe considère comme un doublon, une autre peut ne pas le voir ainsi. Deux entités juridiques peuvent être un seul compte pour les ventes et deux clients pour un système de facturation. L'équipe responsable du nouvel outil doit trancher ces cas.
Protégez les identifiants de fiches dont dépend l'outil
Si l'outil stocke des identifiants de fiches CRM, choisissez la fiche conservée à chaque fusion en en tenant compte. Dans certains CRM, une fusion donne un nouvel identifiant à la fiche fusionnée. Fusionner avant la première synchronisation fait que l'outil stocke dès le départ les identifiants conservés.
Si l'outil ou un autre système stocke déjà des identifiants, gardez une trace de ce que chaque fusion a changé. Une liste des identifiants d'origine vous indique quels liens de l'autre système doivent pointer vers la fiche conservée. Notre article sur ce que deviennent les workflows et les identifiants de fiche lors d'une fusion explique le comportement de chaque cas.
Savoir quand vous êtes prêt à connecter
Vous êtes prêt quand une recherche sur le champ clé de l'outil ne trouve aucun doublon évident dans les objets qu'il synchronise. Les arbitrages doivent être tranchés, et les fiches au champ clé vide corrigées ou exclues.
Faites d'abord une synchronisation test sur un petit ensemble de fiches, idéalement dans un sandbox. Vérifiez que l'outil se relie aux fiches existantes au lieu d'en créer de nouvelles.
De nouveaux doublons continueront d'arriver après le lancement, via les formulaires, les listes et l'outil lui-même. Notre article sur gérer les doublons récurrents des intégrations CRM explique comment les tenir à l'écart.
Comment Dedupely prépare votre CRM à la synchronisation d'un nouvel outil
Dans Dedupely, vous créez des recherches de doublons sur les objets et le champ clé que synchronise votre nouvel outil. Chaque recherche affiche ses correspondances et les fiches qu'elles contiennent. Vous définissez quelle fiche est conservée et quelles valeurs l'emportent, et prévisualisez chaque fusion avant qu'elle n'ait lieu.
Dedupely garde un historique de chaque fusion. Son export CSV conserve les données d'origine et l'identifiant de chaque fiche fusionnée, pour savoir quels identifiants l'outil stockait avant le nettoyage.
Assez propre pour l'outil, puis continuer
Un outil qui exige une fiche par entreprise a besoin d'une réponse claire à une question : quelle fiche est ce client ? Cette réponse ne doit tenir que dans les objets qu'il synchronise.
Limiter le nettoyage à ces objets, commencer par les doublons évidents et protéger les identifiants de fiches fait avancer le lancement. Le reste du CRM peut suivre une fois la synchronisation en place.
Questions fréquentes
Pourquoi les intégrations ont-elles besoin d'une fiche par entreprise ?
Parce qu'ils relient chaque fiche du CRM à une fiche de l'autre système, via un champ clé ou l'identifiant de fiche. Avec deux fiches pour une même entreprise, l'outil ne sait pas laquelle lire ou mettre à jour. Il peut en choisir une, en créer une autre ou arrêter la synchronisation.
Dois-je nettoyer tout mon CRM avant de connecter un nouvel outil ?
Non, seulement les objets que l'outil synchronise. Nettoyez ceux-là et le champ de rapprochement, comme les entreprises par domaine, en commençant par les doublons exacts et en gardant les cas délicats pour la fin. Le reste du CRM peut suivre une fois la synchronisation lancée.
Fusionner des doublons va-t-il casser une intégration ?
Oui, si l'intégration stocke des ID de fiche. Dans certains CRM, une fusion donne un nouvel ID à la fiche fusionnée et l'autre système pointe encore vers l'ancien. Fusionnez avant la première synchronisation si possible et gardez la liste des ID d'origine pour mettre à jour l'autre système.
Comment savoir si le CRM est assez propre pour synchroniser ?
Quand une recherche de doublons sur le champ clé de l'outil ne trouve aucun doublon évident dans les objets qu'il synchronise. Les fiches au champ clé vide doivent être corrigées ou exclues. Une synchronisation test sur un petit ensemble de fiches confirme que l'outil se relie aux fiches existantes.
Qui doit décider quelles fiches sont des doublons avant une synchronisation ?
L'équipe responsable du nouvel outil, avec la personne qui gère le CRM. Un système de facturation peut exiger de séparer deux entités juridiques que les ventes voient comme un seul compte. Convenez de ces cas avant de fusionner, car ils déterminent ce que verra l'outil.
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