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TL;DR

  • Uma planilha é limpa como um arquivo CSV com linha de cabeçalho.
  • Vários arquivos CSV podem ser combinados numa lista quando os cabeçalhos coincidem exatamente.
  • As mesclagens de planilhas alteram apenas a planilha, nunca os registros de um CRM conectado.
  • As linhas das planilhas não contam para o limite de registros do plano.
  • O Dedupely compara, mescla e exporta arquivos CSV com as mesmas regras e prévias usadas nos CRMs.

Nem todos os duplicados estão já num CRM. Listas de eventos, inscrições em webinars, listas compradas e exportações de outras ferramentas chegam muitas vezes como planilhas, com os seus próprios duplicados.

O Dedupely trata uma planilha como a sua sétima integração, ao lado de HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Close, Nimble e Google Contacts. Encontra e mescla duplicados num arquivo CSV tal como num CRM e depois baixa o arquivo limpo.

Neste artigo, você vai ver o que acontece quando mescla planilhas no Dedupely: os arquivos que aceita, como funcionam as mesclagens e o que você recebe no fim. Para aplicativos de planilhas e outras formas de limpar um arquivo, veja nossa seleção de ferramentas para limpar um CSV antes de uma importação no CRM.

O que o Dedupely aceita como planilha

O Dedupely trabalha com arquivos CSV. Se a lista estiver em outro formato de planilha, salve-a primeiro como CSV. Cada arquivo precisa de uma linha de cabeçalho, porque os cabeçalhos viram os campos que você compara e mescla.

Não é preciso CRM. Uma planilha tem seu próprio espaço de trabalho no Dedupely, separado de qualquer CRM que você conecte.

Limites de arquivo

Limite Máximo
Tamanho total do envio 100 MB
Arquivos por envio 10
Linhas 1.000.000
Colunas 50
Caracteres por célula 350
Valores por campo de vários valores 175
Caracteres por nome de campo 100
Tamanho por linha 4 MB

Combinar vários arquivos numa lista

Pode manter cada arquivo como um espaço de trabalho de planilha próprio, ou combinar vários arquivos num só. Combinar é a forma de encontrar a pessoa que aparece na lista do evento deste mês e na do webinar do mês passado.

Os arquivos só se combinam quando os cabeçalhos estão escritos exatamente da mesma forma. O Dedupely não associa um nome de coluna a outro, então "Email" e "E-mail" ficam como campos separados. Renomeie os cabeçalhos antes de enviar.

Alinhar os arquivos é a maior parte do trabalho. O nosso artigo sobre encontrar duplicados em várias planilhas trata de cabeçalhos, formatos e colunas de origem.

A correspondência funciona como num CRM

Depois que o arquivo entra, você cria pesquisas de duplicados sobre as suas colunas da mesma forma que sobre campos do CRM. Cada campo tem sua própria opção de correspondência: Exact, Similar para erros de digitação, Fuzzy para nomes com som parecido, Similar Words, Domain Root ou None.

Os filtros restringem as linhas que uma pesquisa analisa, e cada pesquisa mostra o número de correspondências e os registros que contêm. O que conta como duplicado continua a depender de cada caso. Uma lista de participantes pode tratar duas pessoas de uma empresa como separadas, enquanto uma lista de envio pode não o fazer.

As colunas são importadas como texto. Nas configurações de campos da planilha, você pode mudar o tipo de um campo e defini-lo como multivalor, o que permite que as mesclagens acrescentem os seus valores.

O que acontece quando as linhas se mesclam

Uma mesclagem combina as linhas de um conjunto duplicado numa só linha. Os valores que ficam vêm das suas regras sobre que valor ganha, as mesmas Merge Rules que usaria num CRM.

  • A linha que fica: escolha a que tem mais dados, ou uma escolha personalizada.
  • Cada campo: mantêm o valor da linha que permanece, ou defina as suas próprias regras de ganhar e perder.
  • Campos multivalor: acrescenta os valores de todas as linhas, para que nenhum email ou telefone se perca.

Antes de mesclar, você pode ver a prévia de cada grupo, com os valores vencedores em negrito e o resultado completo no painel Preview Merge.

As mesclagens ficam no Dedupely

As mesclagens de planilhas alteram o espaço de trabalho da planilha e mais nada. Nunca alteram registros num CRM, mesmo que esteja conectado à mesma conta Dedupely. O arquivo que você enviou continua como estava no seu computador.

Isso faz de uma planilha um lugar seguro para testar a lógica de mesclagem. Nosso artigo sobre testar a lógica de mesclagem com arquivos CSV explica como as equipes o usam.

Exportar o arquivo limpo

Quando as mesclagens terminam, cria uma exportação e baixa os registros limpos como CSV. Cada exportação fica listada no Export History da planilha.

Você também pode enviar mais arquivos para o mesmo espaço de trabalho e continuar mesclando. Quando não precisar mais, remover o espaço de planilhas o exclui definitivamente do Dedupely, junto com os dados.

As planilhas e o seu limite de registros

As linhas de planilhas não contam para o limite de registros. Só contam os registros sincronizados de CRMs conectados. Os envios de CSV são ilimitados em todos os planos e durante o teste, então uma lista avulsa nunca empurra você para um plano maior.

Durante o teste gratuito, as mesclagens de planilhas contam para as 20 mesclagens grátis, tal como as mesclagens num CRM.

De um arquivo limpo a um CRM limpo

Uma planilha limpa não tem duplicados lá dentro. Mesmo assim pode ter pessoas que já estão no seu CRM.

Para pegá-los, importe o arquivo limpo no seu CRM e deixe o Dedupely encontrar lá os duplicados em relação aos registros existentes. Conecte o próprio CRM ao Dedupely para essa etapa, para que os registros sincronizem e as mesclagens aconteçam diretamente no CRM. Reserve os espaços de trabalho de planilhas para listas que vêm de fora do seu CRM.

Como o Dedupely ajuda a limpar uma planilha

No Dedupely, você envia arquivos CSV, combina os que têm os mesmos cabeçalhos e cria pesquisas de duplicados sobre as suas colunas. Você define regras sobre qual valor ganha, visualiza a prévia de cada mesclagem e baixa o arquivo limpo.

Limpe a sua próxima planilha

Uma lista limpa antes de chegar ao CRM

Mesclar numa planilha funciona como mesclar num CRM, com uma diferença: nada fora do arquivo muda. Você faz a correspondência pelas colunas em que confia, decide que valores ganham, visualiza a prévia do resultado e baixa um CSV limpo.

Isso faz das planilhas o lugar certo para listas que ainda não chegaram ao seu CRM. Cada duplicado que você mescla no arquivo é um que você não vai precisar mesclar no CRM depois.

Perguntas frequentes

Como fundo linhas duplicadas num arquivo CSV?

Escolha as colunas que decidem uma correspondência, como email ou domínio da empresa, e agrupe as linhas que coincidem nelas. Depois decida qual valor ganha em cada uma das outras colunas, para que a linha mesclada fique com os melhores dados. Visualize a prévia de algumas linhas mescladas antes de mesclar as restantes, e guarde o arquivo original.

Posso combinar arquivos CSV com cabeçalhos diferentes?

Não diretamente no Dedupely, porque os arquivos só se combinam quando os cabeçalhos estão escritos exatamente da mesma forma. Renomeie primeiro as colunas em cada arquivo, para que o mesmo campo tenha o mesmo cabeçalho em todos. Depois envie-os juntos e encontre os duplicados na lista combinada.

Mesclar uma planilha no Dedupely altera o meu CRM?

Não. As mesclagens de planilhas ficam no espaço de planilhas do Dedupely e nunca alteram registros num CRM, mesmo um conectado à mesma conta. Para levar a lista limpa para o seu CRM, exporte-a, importe-a e deixe o Dedupely encontrar os duplicados lá, em relação aos registros que já existem.

Que tamanho pode ter um arquivo CSV no Dedupely?

Até 100 MB no total por envio, com até 10 arquivos de cada vez. Uma planilha pode ter até 1.000.000 de linhas e 50 colunas, com até 350 caracteres por célula. Arquivos acima desses limites precisam ser divididos ou reduzidos às colunas necessárias.

As planilhas contam para o limite de registros do Dedupely?

Não, só os registros sincronizados de CRMs conectados contam para o limite de registros. Os uploads de CSV são ilimitados em todos os planos e durante o teste. Limpar uma lista grande e pontual não muda o plano de que você precisa para os registros do seu CRM, tenha ela quantas linhas tiver.