TL;DR
- Una hoja de cálculo se limpia como un archivo CSV con fila de encabezado.
- Varios archivos CSV pueden combinarse en una lista cuando sus encabezados coinciden exactamente.
- Las fusiones de hojas de cálculo solo cambian la hoja, nunca los registros de un CRM conectado.
- Las filas de las hojas de cálculo no cuentan para el límite de registros del plan.
- Dedupely compara, fusiona y exporta archivos CSV con las mismas reglas y vistas previas que usa para los CRM.
No todos los duplicados están ya en un CRM. Listas de eventos, registros a webinars, listas compradas y exportaciones de otras herramientas suelen llegar como hojas de cálculo, y traen sus propios duplicados.
Dedupely trata una hoja de cálculo como su séptima integración, junto a HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Close, Nimble y Google Contacts. Encuentras y fusionas duplicados en un archivo CSV igual que en un CRM, y después descargas el archivo limpio.
En este artículo verás qué pasa cuando fusionas hojas de cálculo en Dedupely: los archivos que admite, cómo funcionan las fusiones y qué obtienes. Para apps de hojas de cálculo y otras formas de limpiar un archivo, consulta nuestra recopilación de herramientas para limpiar un CSV antes de importarlo al CRM.
Qué acepta Dedupely como hoja de cálculo
Dedupely trabaja con archivos CSV. Si tu lista está en otro formato de hoja de cálculo, guárdala antes como CSV. Cada archivo necesita una fila de encabezado, porque los encabezados se convierten en los campos que comparas y fusionas.
No hace falta un CRM. Una hoja de cálculo tiene su propio espacio de trabajo en Dedupely, separado de cualquier CRM que conectes.
Límites de archivo
| Límite | Máximo |
|---|---|
| Tamaño total de la carga | 100 MB |
| Archivos por carga | 10 |
| Filas | 1.000.000 |
| Columnas | 50 |
| Caracteres por celda | 350 |
| Valores por campo multivalor | 175 |
| Caracteres por nombre de campo | 100 |
| Tamaño por línea | 4 MB |
Combinar varios archivos en una lista
Puedes mantener cada archivo como su propio espacio de trabajo de hoja de cálculo, o combinar varios archivos en uno. Combinar es como encuentras a la persona que aparece en la lista del evento de este mes y en la del webinar del mes pasado.
Los archivos solo se combinan cuando sus encabezados se escriben exactamente igual. Dedupely no asigna un nombre de columna a otro, así que "Email" y "E-mail" quedan como campos separados. Renombra los encabezados antes de subir.
Alinear los archivos es la mayor parte del trabajo. Nuestro artículo sobre encontrar duplicados en varias hojas de cálculo trata los encabezados, los formatos y las columnas de origen.
La comparación funciona igual que en un CRM
Una vez dentro el archivo, creas búsquedas de duplicados sobre sus columnas igual que sobre los campos del CRM. Cada campo tiene su propia opción de coincidencia: Exact, Similar para erratas, Fuzzy para nombres que suenan parecido, Similar Words, Domain Root o None.
Los filtros acotan qué filas mira una búsqueda, y cada búsqueda muestra el número de coincidencias y los registros que contienen. Qué cuenta como duplicado sigue dependiendo de cada caso. Una lista de asistentes puede tratar como separadas a dos personas de una empresa, mientras que una lista de envío puede que no.
Las columnas se importan como texto. En los ajustes de campos de la hoja de cálculo, puedes cambiar el tipo de un campo y marcarlo como multivalor, lo que permite que las fusiones añadan sus valores.
Qué pasa cuando se fusionan filas
Una fusión combina las filas de un conjunto duplicado en una sola fila. Los valores que se mantienen salen de tus reglas sobre qué valor gana, las mismas Merge Rules que usarías en un CRM.
- La fila que queda: elige la que tenga más datos, o una elección personalizada.
- Cada campo: conserva el valor de la fila que se mantiene, o define tus propias reglas de ganar y perder.
- Campos multivalor: añade los valores de todas las filas, para que no se pierda ningún correo ni teléfono.
Antes de fusionar, puedes previsualizar cada grupo, con los valores ganadores en negrita y el resultado completo en el panel Preview Merge.
Las fusiones se quedan en Dedupely
Las fusiones de hojas de cálculo cambian el espacio de trabajo de la hoja de cálculo y nada más. Nunca cambian registros de un CRM, aunque esté conectado a la misma cuenta de Dedupely. El archivo que subiste sigue igual en tu ordenador.
Eso convierte una hoja de cálculo en un sitio seguro para probar la lógica de fusión. Nuestro artículo sobre probar la lógica de fusión con CSV explica cómo lo usan los equipos.
Exportar el archivo limpio
Cuando terminan las fusiones, creas una exportación y descargas los registros limpios como CSV. Cada exportación aparece en el Export History de la hoja de cálculo.
También puedes subir más archivos al mismo espacio de trabajo y seguir fusionando. Cuando ya no lo necesites, quitar el espacio de hojas de cálculo lo elimina definitivamente de Dedupely junto con sus datos.
Las hojas de cálculo y tu límite de registros
Las filas de hojas de cálculo no cuentan para tu límite de registros. Solo cuentan los registros sincronizados de CRM conectados. Las subidas de CSV son ilimitadas en todos los planes y durante la prueba, así que una lista puntual nunca te empuja a un plan mayor.
Durante la prueba gratuita, las fusiones de hojas de cálculo cuentan para las 20 fusiones gratis, igual que las fusiones en un CRM.
De un archivo limpio a un CRM limpio
Una hoja de cálculo limpia no tiene duplicados dentro. Aun así puede tener personas que ya están en tu CRM.
Para detectarlas, importa el archivo limpio en tu CRM y deja que Dedupely encuentre allí los duplicados frente a tus registros existentes. Conecta el propio CRM a Dedupely para ese paso, para que sus registros se sincronicen y las fusiones se hagan directamente en el CRM. Reserva los espacios de trabajo de hojas de cálculo para las listas que vienen de fuera de tu CRM.
Cómo te ayuda Dedupely a limpiar una hoja de cálculo
En Dedupely subes archivos CSV, combinas los que tienen los mismos encabezados y creas búsquedas de duplicados sobre sus columnas. Defines reglas sobre qué valor gana, revisas cada fusión y descargas el archivo limpio.
Una lista limpia antes de que llegue al CRM
Fusionar en una hoja de cálculo funciona como fusionar en un CRM, con una diferencia: no cambia nada fuera del archivo. Comparas por las columnas de las que te fías, decides qué valores ganan, revisas el resultado y descargas un CSV limpio.
Eso hace de las hojas de cálculo el lugar adecuado para las listas que aún no han llegado a tu CRM. Cada duplicado que fusionas en el archivo es uno que no tendrás que fusionar en el CRM más adelante.
Preguntas frecuentes
¿Cómo fusiono filas duplicadas en un archivo CSV?
Elige las columnas que deciden una coincidencia, como el correo o el dominio de la empresa, y agrupa las filas que coinciden en ellas. Después decide qué valor gana en cada una de las otras columnas, para que la fila fusionada conserve los mejores datos. Revisa algunas filas fusionadas antes de fusionar el resto y guarda el archivo original.
¿Puedo combinar archivos CSV con encabezados distintos?
No directamente en Dedupely, porque los archivos solo se combinan cuando sus encabezados se escriben exactamente igual. Primero renombra las columnas de cada archivo, para que el mismo campo tenga el mismo encabezado en todos. Después súbelos juntos y busca los duplicados en la lista combinada.
¿Fusionar una hoja de cálculo en Dedupely cambia mi CRM?
No. Las fusiones de hojas de cálculo se quedan en el espacio de hojas de cálculo de Dedupely y nunca cambian registros de un CRM, aunque esté conectado a la misma cuenta. Para llevar la lista limpia a tu CRM, expórtala, impórtala y deja que Dedupely encuentre allí los duplicados frente a tus registros existentes.
¿Qué tamaño puede tener un archivo CSV en Dedupely?
Hasta 100 MB en total por carga, con un máximo de 10 archivos a la vez. Una hoja de cálculo puede tener hasta 1.000.000 de filas y 50 columnas, con hasta 350 caracteres por celda. Los archivos que superen esos límites deben dividirse o recortarse a las columnas que necesites.
¿Las hojas de cálculo cuentan para el límite de registros de Dedupely?
No, solo cuentan para el límite los registros sincronizados desde CRM conectados. Las subidas de CSV son ilimitadas en todos los planes y durante la prueba. Limpiar una lista grande puntual no cambia el plan que necesitas para tus registros del CRM, tenga las filas que tenga.
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