TL;DR
- Un foglio di calcolo si pulisce come file CSV con una riga di intestazione.
- Più file CSV si possono combinare in un unico elenco quando le intestazioni coincidono esattamente.
- Le unioni dei fogli di calcolo cambiano solo il foglio, mai i record di un CRM collegato.
- Le righe dei fogli di calcolo non contano sul limite di record del piano.
- Dedupely confronta, unisce ed esporta file CSV con le stesse regole e anteprime usate per i CRM.
Non tutti i duplicati sono già in un CRM. Elenchi di eventi, iscrizioni ai webinar, elenchi acquistati ed esportazioni da altri strumenti arrivano spesso come fogli di calcolo, con i loro duplicati.
Dedupely tratta un foglio di calcolo come la sua settima integrazione, accanto a HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Close, Nimble e Google Contacts. Trovi e unisci i duplicati in un file CSV come in un CRM, poi scarichi il file pulito.
In questo articolo vedrai cosa succede quando unisci fogli di calcolo in Dedupely: i file che accetta, come funzionano le unioni e cosa ottieni. Per le app di fogli di calcolo e altri modi di pulire un file, vedi la nostra raccolta di strumenti per pulire un CSV prima di un'importazione nel CRM.
Cosa accetta Dedupely come foglio di calcolo
Dedupely lavora con file CSV. Se il tuo elenco è in un altro formato di foglio di calcolo, salvalo prima come CSV. Ogni file deve avere una riga di intestazione, perché le intestazioni diventano i campi che confronti e unisci.
Non serve un CRM. Un foglio di calcolo ha il suo spazio di lavoro in Dedupely, separato da qualsiasi CRM collegato.
Limiti dei file
| Limite | Massimo |
|---|---|
| Dimensione totale del caricamento | 100 MB |
| File per caricamento | 10 |
| Righe | 1.000.000 |
| Colonne | 50 |
| Caratteri per cella | 350 |
| Valori per campo multivalore | 175 |
| Caratteri per nome di campo | 100 |
| Dimensione per riga | 4 MB |
Combinare più file in un elenco
Puoi tenere ogni file come uno spazio di lavoro a sé, o combinare più file in uno. Combinandoli trovi la persona che compare nell'elenco dell'evento di questo mese e in quello del webinar del mese scorso.
I file si combinano solo quando le intestazioni sono scritte esattamente allo stesso modo. Dedupely non associa un nome di colonna a un altro, quindi "Email" ed "E-mail" restano campi separati. Rinomina le intestazioni prima di caricare.
Allineare i file è gran parte del lavoro. Il nostro articolo su come trovare duplicati in più fogli di calcolo tratta intestazioni, formati e colonne di origine.
La corrispondenza funziona come in un CRM
Una volta caricato un file, crei ricerche di duplicati sulle sue colonne come sui campi del CRM. Ogni campo ha la sua opzione di corrispondenza: Exact, Similar per i refusi, Fuzzy per i nomi che suonano simili, Similar Words, Domain Root o None.
I filtri restringono le righe che una ricerca esamina, e ogni ricerca mostra il numero di corrispondenze e i record che contengono. Cosa conta come duplicato resta da valutare caso per caso. Un elenco di partecipanti può trattare come separate due persone della stessa azienda, mentre una mailing list potrebbe non farlo.
Le colonne si importano come testo. Nelle impostazioni dei campi del foglio di calcolo puoi cambiare il tipo di un campo e impostarlo come multivalore, così le unioni ne aggiungono i valori.
Cosa succede quando le righe si uniscono
Un'unione combina le righe di un gruppo duplicato in un'unica riga. I valori che restano vengono dalle tue regole su quale valore vince, le stesse Merge Rules che useresti per un CRM.
- La riga che resta: scegli quella con più dati, o una scelta personalizzata.
- Ogni campo: mantengono il valore della riga che resta, oppure imposta regole tue di vittoria e sconfitta.
- Campi multivalore: aggiunge i valori di tutte le righe, così non si perde nessuna email né numero di telefono.
Prima di unire puoi vedere l'anteprima di ogni gruppo, con i valori vincenti in grassetto e il risultato completo nel pannello Preview Merge.
Le unioni restano in Dedupely
Le unioni dei fogli di calcolo cambiano lo spazio di lavoro del foglio e nient'altro. Non cambiano mai i record di un CRM, nemmeno di uno collegato allo stesso account Dedupely. Il file caricato resta com'era sul tuo computer.
Questo rende un foglio di calcolo un posto sicuro per provare la logica di unione. Il nostro articolo su testare la logica di unione con i CSV spiega come lo usano i team.
Esportare il file pulito
Quando le unioni sono finite, crei un'esportazione e scarichi i record puliti come CSV. Ogni esportazione compare nell'Export History del foglio di calcolo.
Puoi anche caricare altri file nello stesso spazio di lavoro e continuare a unire. Quando non ti serve più, rimuovere lo spazio dei fogli di calcolo lo elimina in modo definitivo da Dedupely insieme ai dati.
I fogli di calcolo e il limite di record
Le righe dei fogli di calcolo non contano sul limite di record. Contano solo i record sincronizzati dai CRM collegati. I caricamenti CSV sono illimitati in ogni piano e durante la prova, quindi un elenco una tantum non ti spinge mai verso un piano più grande.
Durante la prova gratuita, le unioni dei fogli di calcolo contano sulle 20 unioni gratuite, come le unioni in un CRM.
Da un file pulito a un CRM pulito
Un foglio di calcolo pulito non ha duplicati al suo interno. Può comunque contenere persone già presenti nel CRM.
Per intercettarle, importa il file pulito nel CRM e lascia che Dedupely trovi lì i duplicati rispetto ai record esistenti. Collega il CRM stesso a Dedupely per quel passaggio, così i suoi record si sincronizzano e le unioni avvengono direttamente nel CRM. Tieni gli spazi di lavoro per fogli di calcolo per gli elenchi che arrivano da fuori del CRM.
Come Dedupely ti aiuta a pulire un foglio di calcolo
In Dedupely carichi file CSV, combini quelli con le stesse intestazioni e crei ricerche di duplicati sulle loro colonne. Imposti regole su quale valore vince, vedi l'anteprima di ogni unione e scarichi il file pulito.
Un elenco pulito prima che arrivi al CRM
Unire in un foglio di calcolo funziona come unire in un CRM, con una differenza: fuori dal file non cambia nulla. Confronti sulle colonne di cui ti fidi, decidi quali valori vincono, guardi l'anteprima del risultato e scarichi un CSV pulito.
Per questo i fogli di calcolo sono il posto giusto per gli elenchi che non sono ancora arrivati al CRM. Ogni duplicato che unisci nel file è uno che non dovrai unire nel CRM più avanti.
Domande frequenti
Come unisco righe duplicate in un file CSV?
Scegli le colonne che decidono una corrispondenza, come email o dominio aziendale, e raggruppa le righe che coincidono. Poi decidi quale valore vince in ogni altra colonna, così la riga unita conserva i dati migliori. Guarda l'anteprima di qualche riga unita prima di unire il resto, e conserva il file originale.
Posso combinare file CSV con intestazioni diverse?
Non direttamente in Dedupely, perché i file si combinano solo quando le intestazioni sono scritte esattamente allo stesso modo. Rinomina prima le colonne di ogni file, così lo stesso campo ha la stessa intestazione ovunque. Poi caricali insieme e trova i duplicati nell'elenco combinato.
Unire un foglio di calcolo in Dedupely cambia il mio CRM?
No. Le unioni dei fogli di calcolo restano nell'area fogli di calcolo di Dedupely e non modificano mai i record di un CRM, anche se collegato allo stesso account. Per portare l'elenco pulito nel CRM, esportalo, importalo e lascia che Dedupely trovi lì i duplicati rispetto ai record esistenti.
Quanto può essere grande un file CSV in Dedupely?
Fino a 100 MB in totale per caricamento, con un massimo di 10 file alla volta. Un foglio di calcolo può contenere fino a 1.000.000 di righe e 50 colonne, con fino a 350 caratteri per cella. I file oltre questi limiti vanno divisi o ridotti alle colonne che servono.
I fogli di calcolo contano sul limite di record di Dedupely?
No, contano sul limite solo i record sincronizzati dai CRM collegati. I caricamenti CSV sono illimitati su ogni piano e durante la prova. Pulire un grande elenco una tantum non cambia il piano che ti serve per i record del CRM, qualunque sia il numero di righe.
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