Como fazer uma prova de conceito de deduplicação de CRM

Escolher uma ferramenta de deduplicação para um CRM grande é difícil a partir de páginas de funcionalidades. Muitas ferramentas dizem que encontram e mesclam duplicados. O que precisa de saber é se uma aguenta os seus dados, os seus casos-limite e os seus requisitos de segurança.

Uma prova de conceito responde a isso antes de se comprometer. É uma avaliação curta e estruturada que termina com uma mesclagem real nos seus próprios registros.

Neste artigo, vai ver como fazer uma, fase a fase: o que definir primeiro, o que levar à demo e quando envolver as TI. Vai ver também como testar com os seus próprios dados e quem chamar antes de decidir.

Defina o que a prova de conceito tem que mostrar

Uma prova de conceito sem objetivo transforma-se numa demo longa. Antes da primeira chamada, registre o que a ferramenta tem que provar para a sua equipe.

• Encontra os duplicados que já conhece. Incluindo os difíceis, como uma pessoa com um email de trabalho e um pessoal.
• Deixa em paz o que não é duplicado. Como filiais de uma empresa ou uma caixa compartilhada.
• O registro mesclado tem o aspecto que espera. O responsável, a fase e os valores certos sobrevivem.
• Passa na sua revisão de segurança e conformidade.
• Funciona ao seu volume. A sincronização e a mesclagem cabem no seu calendário.

A nossa checklist sobre o que comparar ao escolher uma ferramenta de deduplicação tem as perguntas por trás de cada um destes pontos.

Leve os seus casos-limite à demonstração

Equipes de grandes empresas muitas vezes não conseguem conectar o CRM a uma nova ferramenta de imediato. A aprovação de segurança vem primeiro, então a primeira análise normalmente acontece com os dados de exemplo do próprio fornecedor.

Isso não torna a demonstração genérica. Leve os casos que o preocupam, descritos sem dados de clientes:

• Registros que compartilham um domínio mas pertencem a escritórios ou subsidiárias diferentes.
• Pessoas com vários emails, funções ou contas.
• Campos de que a sua equipe depende, como um número de conta interno ou um campo de responsável personalizado.
• Mesclagens em que o resultado padrão do CRM não é o que você quer.

Peça ao fornecedor que mostre como a ferramenta trataria cada um, e como montaria o processo à volta dela. Conte com novas perguntas. As equipes descobrem muitas vezes que podem personalizar mais do que planejavam, o que muda o que querem testar.

Faça a due diligence antes de conectar o CRM

Uma ferramenta de deduplicação lê seu CRM e altera registros nele, por isso a TI e a conformidade a analisam antes de ela ser conectada. Comece essa análise cedo, em paralelo com a demonstração, se puder.

Envie ao fornecedor os seus requisitos e questionários, e peça para falar com quem trata da conformidade do lado dele. Os temas habituais são alojamento, controle de acessos, certificações, subcontratantes e a forma como as funcionalidades de IA tratam os dados. O nosso artigo sobre o que as equipes de segurança perguntam sobre uma ferramenta de deduplicação aborda-os.

Algumas equipes chamam as TI para uma reunião mesmo antes de começar a revisão formal. Muitas vezes é mais rápido do que trocar perguntas por email.

Conecte e teste com seus próprios dados

Quando a TI aprovar, conecte o CRM. Se o seu CRM oferecer um sandbox e a ferramenta o suportar, você pode testar lá primeiro. Os seus dados de produção continuam sendo onde estão os duplicados reais.

• Comece por um objeto. Contatos ou empresas costumam chegar para avaliar uma ferramenta.
• Verifique as contagens. Registre quantas correspondências e registros cada pesquisa encontra, e se isso corresponde ao que esperava.
• Procure os grupos que já conhece. Verifique se os duplicados que listou aparecem e os não duplicados não.
• Escolha bem o momento da sincronização. Uma base de dados grande pode levar horas para carregar, e isso faz parte do que você está testando.
• Olhe para além da contagem de registros. O nosso artigo sobre deduplicação complexa de CRM em grande escala explica o que torna difícil uma limpeza grande.

Monte o processo e faça uma primeira mesclagem de teste

Com os dados conectados, configure as pesquisas e as regras de mesclagem como você as usaria em produção. Trabalhe seus casos específicos com a equipe do fornecedor, já que é aqui que a maioria das dúvidas em aberto é respondida.

Depois faça uma primeira mesclagem de teste numa pequena amostra. Abra cada registro mesclado no CRM e verifique o responsável, os valores que ganharam, o histórico de atividade e os registros relacionados.

Envolva a equipe alargada antes de decidir

As pessoas que vão viver com as mesclagens devem ver os resultados antes de comprar. Isso inclui muitas vezes as operações de vendas, os administradores do CRM, um responsável de marketing e a TI.

Mostre a eles a mesclagem de teste, as regras por trás dela e como os conjuntos pouco claros seriam tratados. É mais fácil responder às perguntas agora do que às objeções depois de uma mesclagem em massa.

A ordem não é fixa. Algumas equipes fazem primeiro a revisão de segurança, e outras envolvem a equipe mais alargada antes da mesclagem de teste. O que importa é cada fase ter um responsável e um resultado.

Comprove com seus dados antes de escalar

Uma prova de conceito transforma a escolha da ferramenta em evidência. Vê como os seus casos-limite são tratados, e as TI aprovam antes de os dados mudarem. Depois, uma mesclagem pequena mostra o resultado real no CRM.

Quando decide, as pessoas que vão usar a ferramenta já a viram funcionar nos seus registros. Assim, passar a mesclar em grande escala é a continuação do que testou, sem saltos no escuro.

Perguntas frequentes