TL;DR
- Una prueba de concepto de deduplicación prueba una herramienta con tus casos límite antes de comprometerte.
- Primero va una demo con datos de ejemplo, ya que conectar un CRM suele requerir aprobación de seguridad.
- TI y cumplimiento revisan una herramienta de deduplicación antes de que se conecte al CRM.
- La prueba termina con una pequeña fusión de prueba en tus propios datos, comprobada en el CRM.
- Las evaluaciones de Dedupely pasan de una demo a la due diligence, el onboarding y una primera fusión de prueba.
Elegir una herramienta de deduplicación para un CRM grande es difícil a partir de páginas de funciones. Muchas herramientas dicen que encuentran y fusionan duplicados. Lo que necesitas saber es si una puede con tus datos, tus casos límite y tus requisitos de seguridad.
Una prueba de concepto responde a eso antes de comprometerte. Es una evaluación breve y estructurada que termina con una fusión real en tus propios registros.
En este artículo verás cómo hacer una, etapa por etapa: qué definir primero, qué llevar a la demo y cuándo implicar a IT. También verás cómo probar con tus propios datos y a quién incorporar antes de decidir.
Define lo que debe demostrar la prueba de concepto
Una prueba de concepto sin objetivo se convierte en una demo larga. Antes de la primera llamada, anota lo que la herramienta tiene que demostrar para tu equipo.
- Encuentra los duplicados que ya conoces. Incluidos los difíciles, como una persona con un correo de trabajo y uno personal.
- Deja en paz lo que no es un duplicado. Como sucursales de una empresa o una bandeja compartida.
- El registro fusionado tiene el aspecto que esperas. Sobreviven el propietario, la etapa y los valores correctos.
- Supera tu revisión de seguridad y cumplimiento.
- Funciona con tu volumen. La sincronización y la fusión encajan con tus plazos.
Nuestra checklist sobre qué comparar al elegir una herramienta de deduplicación tiene las preguntas detrás de cada uno de estos puntos.
Lleva tus casos límite a la demo
Los equipos de empresas grandes a menudo no pueden conectar su CRM a una herramienta nueva de inmediato. Primero va la aprobación de seguridad, así que el primer vistazo suele hacerse con los datos de ejemplo del proveedor.
Eso no hace que la demo sea genérica. Lleva los casos que te preocupan, descritos sin datos de clientes:
- Registros que comparten dominio pero pertenecen a oficinas o filiales distintas.
- Personas con varios correos, roles o cuentas.
- Campos de los que depende tu equipo, como un número de cuenta interno o un campo de propietario personalizado.
- Fusiones en las que el resultado predeterminado del CRM no es el que quieres.
Pide al proveedor que muestre cómo trataría la herramienta cada uno, y cómo montarías el proceso a su alrededor. Cuenta con que surjan preguntas nuevas. Los equipos suelen descubrir que pueden personalizar más de lo que pensaban, y eso cambia lo que quieren probar.
Haz la due diligence antes de conectar el CRM
Una herramienta de deduplicación lee tu CRM y cambia registros en él, así que TI y cumplimiento la revisan antes de conectarla. Empieza esa revisión pronto, en paralelo con la demo si puedes.
Envía al proveedor tus requisitos y cuestionarios, y pide hablar con quienes llevan el cumplimiento en su lado. Los temas habituales son alojamiento, control de acceso, certificaciones, subencargados y cómo tratan los datos las funciones de IA. Nuestro artículo sobre lo que preguntan los equipos de seguridad sobre una herramienta de deduplicación los cubre.
Algunos equipos incorporan a IT a una llamada incluso antes de que empiece la revisión formal. Suele ser más rápido que ir pasándose preguntas por correo.
Conecta y prueba con tus propios datos
Cuando TI lo apruebe, conecta el CRM. Si tu CRM ofrece un sandbox y la herramienta lo admite, puedes probar allí primero. Tus datos de producción siguen siendo donde están los duplicados reales.
- Empieza por un objeto. Contactos o empresas suelen bastar para juzgar una herramienta.
- Revisa los recuentos. Anota cuántas coincidencias y registros encuentra cada búsqueda, y si encaja con lo que esperabas.
- Busca tus grupos conocidos. Comprueba que aparecen los duplicados que anotaste y no los que no lo son.
- Elige bien el momento de la sincronización. Una base de datos grande puede tardar horas en cargarse, y eso es parte de lo que estás probando.
- Mira más allá del recuento de registros. Nuestro artículo sobre deduplicación compleja de CRM a escala explica qué hace difícil una limpieza grande.
Monta el proceso y haz una primera fusión de prueba
Con los datos conectados, configura las búsquedas y reglas de fusión como las usarías en producción. Trabaja tus casos concretos con el equipo del proveedor, porque aquí se responden la mayoría de las dudas.
Después haz una primera fusión de prueba con una muestra pequeña. Abre cada registro fusionado en el CRM y revisa el propietario, los valores que ganaron, el historial de actividad y los registros relacionados.
Incluye al equipo amplio antes de decidir
Las personas que vivirán con las fusiones deberían ver los resultados antes de comprar. Eso suele incluir a operaciones de ventas, los admins del CRM, un responsable de marketing y TI.
Enséñales la fusión de prueba, las reglas que hay detrás y cómo se tratarían los conjuntos dudosos. Es más fácil responder ahora a sus preguntas que a sus objeciones después de una fusión en bloque.
| Fase | Quién participa | Con qué deberías salir |
|---|---|---|
| Definir el objetivo | RevOps o el responsable del CRM | Una lista escrita de lo que la herramienta debe demostrar |
| Demo con tus casos límite | RevOps, el proveedor | Cómo se trataría cada caso, y preguntas nuevas |
| Due diligence | IT, cumplimiento, el equipo de cumplimiento del proveedor | Aprobación para conectar el CRM |
| Conecta y prueba | RevOps, administrador del CRM | Recuentos, conjuntos conocidos revisados, tiempo de sincronización |
| Configuración y fusión de prueba | RevOps, el equipo del proveedor | Una fusión pequeña revisada registro a registro |
| Revisión con un equipo más amplio | Sales ops, admins, marketing, TI | Una decisión cuyas pruebas ha visto todo el mundo |
El orden no es fijo. Algunos equipos hacen primero la revisión de seguridad, y otros implican al equipo más amplio antes de la fusión de prueba. Lo que importa es que cada etapa tenga un responsable y un resultado.
Cómo funciona una prueba de concepto de Dedupely
Una evaluación de Dedupely empieza con una demo en la cuenta de demostración de Dedupely, montada en torno a tus casos límite. Para la due diligence, Dedupely pone en contacto a tu equipo de TI y cumplimiento con su propio equipo de cumplimiento. Cuando conectas tu CRM, una llamada de onboarding cubre la configuración y tus casos concretos, y termina con una primera fusión de prueba.
Las llamadas de demo duran hasta unos 30 minutos. Como las llamadas de Zoom son ilimitadas, reservas todas las que necesites hasta resolver cada pregunta, así que la duración de la evaluación varía. Soporte también puede hacer que tu prueba empiece más adelante, cuando estés listo para conectar.
Demuéstralo con tus datos antes de escalar
Una prueba de concepto convierte la elección de herramienta en evidencia. Ves cómo se tratan tus casos límite, y TI da el visto bueno antes de mover datos. Después, una fusión pequeña muestra el resultado real en tu CRM.
Para cuando decides, las personas que usarán la herramienta ya la han visto funcionar con sus registros. Así, pasar a fusionar a gran escala es una continuación de lo que probaste, sin salto de fe.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una prueba de concepto de una herramienta de deduplicación?
Es una evaluación breve y estructurada que pone a prueba una herramienta de deduplicación con tus propios requisitos antes de comprometerte. Suele incluir una demo con tus casos límite y una revisión de seguridad. Termina con una prueba sobre los datos de tu CRM y una pequeña fusión que compruebas registro a registro.
¿Cómo se evalúa una herramienta de deduplicación de CRM?
Anota lo que debe demostrar, como encontrar tus duplicados conocidos y no tocar los que sabes que no lo son. Lleva esos casos a una demo, pasa la revisión de seguridad y luego prueba con un objeto de tus propios datos. Termina con una fusión pequeña y comprueba cada resultado en el CRM.
¿Se puede probar una herramienta de deduplicación sin conectar tu CRM?
En parte. Una demo con los datos de ejemplo del proveedor muestra cómo trata la herramienta casos como los tuyos, sin compartir tus registros. Para ver recuentos reales y resultados reales de fusión, eso sí, tendrás que conectar tu CRM cuando TI haya aprobado la herramienta.
¿Quién debe participar en la evaluación de una herramienta de deduplicación?
La dirige RevOps o el responsable del CRM, TI y cumplimiento hacen la revisión de seguridad, y los administradores del CRM ayudan con las pruebas. Antes de decidir, enseña los resultados a los equipos que dependen de los datos, como operaciones de ventas y marketing. Así sus preguntas surgen antes de la primera fusión en bloque.
¿Conviene probar la deduplicación antes en un sandbox?
Ayuda cuando tu CRM está muy personalizado, con automatizaciones que se ejecutan al fusionar. Un sandbox te permite probar búsquedas y reglas sin tocar producción. Pero los datos del sandbox suelen ser más antiguos o parciales, así que confirma los resultados con una muestra pequeña de producción antes de fusionar a escala.
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