Mener une preuve de concept de dédoublonnage CRM

Choisir un outil de dédoublonnage pour un gros CRM est difficile à partir des pages de fonctionnalités. Beaucoup d'outils disent trouver et fusionner les doublons. Ce que vous devez savoir, c'est si l'un d'eux gère vos données, vos cas limites et vos exigences de sécurité.

Une preuve de concept y répond avant de vous engager. C'est une évaluation courte et structurée qui se termine par une vraie fusion sur vos propres fiches.

Dans cet article, vous verrez comment en mener une, étape par étape : ce qu'il faut définir d'abord, ce qu'il faut apporter à la démo et quand impliquer l'IT. Vous verrez aussi comment tester sur vos propres données et qui associer avant de décider.

Définir ce que la preuve de concept doit montrer

Une preuve de concept sans objectif tourne à la longue démo. Avant le premier appel, notez ce que l'outil doit prouver pour votre équipe.

• Il trouve les doublons que vous connaissez. Y compris les cas difficiles, comme une personne avec un e-mail pro et un e-mail perso.
• Il laisse tranquille ce qui n'est pas un doublon. Comme les agences d'une entreprise ou une boîte partagée.
• La fiche fusionnée ressemble à ce que vous attendez. Le bon propriétaire, la bonne étape et les bonnes valeurs sont conservés.
• Il passe votre revue de sécurité et de conformité.
• Cela tient votre volume. La synchronisation et la fusion s'inscrivent dans votre calendrier.

Notre checklist sur ce qu'il faut comparer pour choisir un outil de dédoublonnage contient les questions derrière chacun de ces points.

Apportez vos cas limites à la démo

Les équipes de grandes entreprises ne peuvent souvent pas connecter tout de suite leur CRM à un nouvel outil. La validation sécurité passe d'abord, et le premier aperçu se fait en général sur les données d'exemple de l'éditeur.

Cela ne rend pas la démo générique. Apportez les cas qui vous inquiètent, décrits sans données clients :

• Des fiches qui partagent un domaine mais appartiennent à des bureaux ou filiales différents.
• Des personnes avec plusieurs e-mails, rôles ou comptes.
• Les champs dont dépend votre équipe, comme un numéro de compte interne ou un champ propriétaire personnalisé.
• Les fusions où le résultat par défaut du CRM n'est pas celui que vous voulez.

Demandez à l'éditeur de montrer comment l'outil traiterait chacun, et comment vous construiriez le processus autour. Attendez-vous à de nouvelles questions. Les équipes découvrent souvent qu'elles peuvent personnaliser plus que prévu, ce qui change ce qu'elles veulent tester.

Menez la due diligence avant de connecter le CRM

Un outil de dédoublonnage lit votre CRM et y modifie des fiches, l'IT et la conformité l'examinent donc avant sa connexion. Lancez cette revue tôt, en parallèle de la démo si possible.

Envoyez au fournisseur vos exigences et questionnaires, et demandez à parler aux personnes qui gèrent la conformité de son côté. Les sujets courants sont l'hébergement, le contrôle d'accès, les certifications, les sous-traitants et la façon dont les fonctions d'IA traitent les données. Notre article sur ce que les équipes sécurité demandent à propos d'un outil de déduplication les couvre.

Certaines équipes invitent l'IT à un appel avant même le début de la revue formelle. C'est souvent plus rapide que de s'échanger des questions par e-mail.

Connectez et testez sur vos propres données

Une fois l'accord de l'IT obtenu, connectez le CRM. Si votre CRM propose un sandbox et que l'outil le prend en charge, vous pouvez y tester d'abord. Vos données de production restent l'endroit où se trouvent les vrais doublons.

• Commencez par un objet. Les contacts ou les entreprises suffisent en général pour juger un outil.
• Vérifiez les décomptes. Notez combien de correspondances et de fiches chaque recherche trouve, et si cela correspond à vos attentes.
• Cherchez vos groupes connus. Vérifiez que les doublons listés apparaissent et que les non-doublons n'apparaissent pas.
• Choisissez le moment de la synchronisation. Une grande base peut mettre des heures à se charger, et cela fait partie de ce que vous testez.
• Regardez au-delà du nombre de fiches. Notre article sur le dédoublonnage CRM complexe à grande échelle explique ce qui rend un gros nettoyage difficile.

Mettre en place le processus et lancer une première fusion test

Une fois les données connectées, configurez les recherches et règles de fusion comme en production. Traitez vos cas particuliers avec l'équipe de l'éditeur, car c'est là que se règlent la plupart des questions.

Faites ensuite une première fusion test sur un petit échantillon. Ouvrez chaque fiche fusionnée dans le CRM et vérifiez le propriétaire, les valeurs retenues, l'historique d'activité et les fiches liées.

Impliquez l'équipe élargie avant de décider

Les personnes qui vivront avec les fusions doivent voir les résultats avant l'achat. Cela veut souvent dire les sales ops, les admins CRM, un responsable marketing et l'IT.

Montrez-leur la fusion de test, les règles derrière et la façon dont les ensembles flous seraient traités. Il est plus facile de répondre maintenant à leurs questions qu'à leurs objections après une fusion en masse.

L'ordre n'est pas figé. Certaines équipes font d'abord la revue de sécurité, d'autres associent l'équipe élargie avant la fusion test. L'essentiel est que chaque étape ait un responsable et un résultat.

Faites vos preuves sur vos données avant de passer à l'échelle

Une preuve de concept transforme le choix d'un outil en preuves. Vous voyez comment vos cas limites sont traités, et l'IT valide avant que les données bougent. Une petite fusion montre ensuite le résultat réel dans votre CRM.

Au moment de décider, les personnes qui utiliseront l'outil l'ont déjà vu fonctionner sur leurs enregistrements. Passer à la fusion à grande échelle prolonge alors ce que vous avez testé, sans acte de foi.

Questions fréquentes