TL;DR
- Os duplicados em CRM de saúde começam muitas vezes quando um doente chega por vários canais.
- Familiares que partilham um número de telefone ou email são normalmente utentes distintos.
- Clínicas distintas com nomes semelhantes ou uma linha telefónica partilhada podem parecer registos duplicados.
- Muitas organizações de saúde precisam de uma análise de conformidade antes de uma ferramenta poder aceder aos registos dos doentes.
- Dedupely encontra registos duplicados de doentes e encaminhamentos e integra-se no seu processo de verificação de conformidade.
Clínicas, consultórios, grupos hospitalares e serviços de saúde usam muitas vezes um CRM para tudo o que rodeia os cuidados. Isto inclui pedidos de informação, marcações, lembretes, referenciações e contacto com doentes.
Os doentes chegam a estas equipas por muitas vias. Uma pessoa pode preencher um formulário web, ligar para o centro de contacto uma semana depois e chegar por referenciação no mês seguinte. Cada canal pode acrescentar um novo registo, e o histórico do doente acaba fragmentado.
Neste artigo, vai perceber de onde vêm os duplicados na área da saúde e quais os registos que apenas parecem duplicados. Vai também ver porque é que a revisão de conformidade deve preceder qualquer limpeza e como fundir registos de doentes em segurança depois disso.
De onde vêm os duplicados num CRM da saúde
Cada organização faz a sua entrada de dados de forma diferente, por isso as causas variam. Estas são as mais frequentes.
Formulários web e marcações online
Os formulários de contacto, os pedidos de marcação e as inscrições na newsletter enviam cada um registos para o CRM. Um paciente que usa outro email, ou um erro de digitação no mesmo, pode criar um segundo contacto. Porque é que os formulários web criam contactos duplicados aborda esta origem em pormenor.
Centros de contacto e receções
A equipa ao telefone trabalha depressa. Se uma pesquisa por nome não encontrar o doente, muitas vezes por causa de uma diferença na grafia, cria um novo registo e segue em frente.
Recomendações
Os doentes encaminhados chegam muitas vezes com dados introduzidos por outro consultório. O nome pode estar na forma formal quando o doente usa uma forma abreviada, e o telefone pode ser um fixo que o doente nunca lhe deu.
As fontes de referência também se dividem. Um médico referenciador pode aparecer como "Dr. Ruiz", "A. Ruiz MD" e com o nome da clínica.
Importações e sistemas ligados
Listas de doentes de sistemas de marcação ou de gestão de consultório, listas de campanhas e registos de uma clínica recém-integrada acabam por ser importados em algum momento. Se a importação não fizer correspondência pelo campo que o seu CRM usa, acrescenta pessoas que já tem.
O que conta como duplicado na saúde
O que conta como duplicado depende de cada caso. Aquilo que uma equipa de saúde considera duplicado pode não o ser para outra. Fundir dois doentes diferentes pode causar danos reais, por isso os casos abaixo merecem uma decisão antes de qualquer fusão.
Membros da mesma família que partilham um telefone ou email
Um progenitor inscreve três filhos a partir de um único endereço de email. Um cuidador dá o seu próprio número de telefone para um familiar idoso. Esses registos partilham um campo-chave e, ainda assim, pertencem a doentes diferentes.
Dados de contacto partilhados são um motivo comum para dois registos parecerem semelhantes. Como tratar registos relacionados que parecem duplicados aborda membros da família e caixas de email partilhadas.
Pais e filhos com o mesmo nome
Pai e filho podem partilhar nome completo, morada e número de telefone. Um sufixo como "Jr." pode aparecer num registo e não no outro. A data de nascimento, se o seu CRM a guardar, é o que os distingue.
Clínicas e consultórios que devem permanecer separados
As delegações de um mesmo grupo podem partilhar um nome comercial, um domínio e uma linha telefónica central. Podem, no entanto, ser consultórios separados, por vezes entidades legais distintas, com pessoal e doentes próprios.
Um doente atendido em duas clínicas deve ter um ou dois registos? Depende da forma como a sua organização funciona. Deduplicação de CRM para empresas com várias localizações explica como decidir.
Prescritores introduzidos duas vezes
O registo de um médico e o registo do seu consultório são registos relacionados que se mantêm separados. Dois registos do mesmo médico no mesmo consultório, com e sem "Dr.", normalmente são duplicados.
Como associar registos de saúde
Nos registos de pacientes, use as verificações de identidade aprovadas pela sua organização. Um endereço de email, número de telefone ou primeiro nome pode ser partilhado. Compare os candidatos com identificadores verificados e resolva os dados em conflito antes de fundir. Os registos de prestadores de encaminhamento e de consultórios precisam dos seus próprios critérios de correspondência.
| Registo | Comece com | Depois experimente | Cuidado com |
|---|---|---|---|
| Doentes | Identificador de doente aprovado, verificado no sistema de origem | Revisão de identidade com base nos identificadores aprovados pela organização | Pais, filhos e cuidadores que partilham email ou telefone |
| Médicos encaminhadores | Email exato | Nome do consultório, ignorando títulos como "Dr." e "MD" | Registo de médico associado ao registo do respetivo consultório |
| Consultórios referenciadores | Domínio do site | Nome do consultório com morada | Grupos cujas práticas partilham um domínio |
| As suas próprias clínicas | Morada com código postal | O telefone direto da clínica | Uma linha telefónica central partilhada por todas as localizações |
Porque é que a revisão de conformidade vem primeiro
Uma ferramenta de deduplicação lê os registos que compara e altera-os quando funde. Na saúde, esses registos podem conter dados pessoais e de saúde, por isso muitas organizações analisam qualquer ferramenta antes de a ligar.
Envolva a sua equipa de conformidade ou de segurança assim que uma ferramenta pareça adequada. Vão querer saber onde os dados são armazenados, quem pode aceder a eles, como são utilizados e que certificações se aplicam. O que as equipas de segurança perguntam sobre uma ferramenta de deduplicação apresenta essas perguntas e o que é uma resposta clara.
Indique aos avaliadores que registos a ferramenta vai ler
Algumas ferramentas sincronizam um objeto inteiro do CRM, com todos os registos que contém. Liste os objetos que pretende ligar e os campos neles que contêm dados sensíveis. Assim, os revisores podem avaliar os dados que a ferramenta vai ver.
Acordar quem pode fundir
Decida quem na sua equipa vai rever e fundir registos, e se os perfis da ferramenta, a autenticação de dois fatores e o registo de auditoria se adequam às suas políticas. Menos pessoas com permissão de fusão significa menos surpresas.
Como unificar registos de pacientes em segurança
Comece pelos duplicados óbvios
Comece com um grupo pequeno cuja identidade seja confirmada no sistema de origem autorizado. Use os identificadores de doentes e o processo de revisão aprovados pela sua organização. Um e-mail e um primeiro nome partilhados não bastam para provar que dois registos pertencem ao mesmo doente.
Confirme a identidade do paciente antes de cada fusão
Aplique a revisão de identidade mesmo às correspondências exatas de dados de contacto. Use identificadores aprovados e dados corroborantes, e peça a pessoal autorizado que resolva as discrepâncias. Membros da mesma família podem partilhar nomes, datas de nascimento ou dados de contacto; nenhum campo de contacto partilhado é suficiente para fundir doentes.
Decida o que cada fusão mantém
- Preferências de comunicação: um cancelamento de subscrição registado em qualquer dos registos deve sobreviver à fusão.
- Clínica preferida e proprietário: decida qual a localização e qual o coordenador que fica com o paciente.
- Fonte de referência: mantenha a referenciação original, para que os médicos referenciadores sejam creditados.
- Dados de contacto: normalmente prevalecem o telefone e o e-mail mais recentes, mas mantenha os valores antigos quando o seu CRM permitir vários.
Rejeite o que não é duplicado
Quando tiver a certeza de que dois registos são pessoas diferentes, como um pai e um filho, rejeite a correspondência para que não volte a aparecer em pesquisas futuras. Se não tiver certeza, pergunte na receção ou na clínica antes de fundir. Muitas vezes sabem qual é o doente.
Mantenha um registo de cada merge
Nos muitos CRM, as fusões são permanentes. Guarde um histórico do que cada fusão alterou, com os valores originais, para poder responder mais tarde a perguntas de doentes, clínicas ou auditores.
Como o Dedupely ajuda as equipas de saúde a manter um registo por doente
Antes de ligar quaisquer dados de pacientes, peça à equipa autorizada que aprove o conjunto de dados real, os acordos de tratamento e os acordos necessários. O Dedupely's página de segurança e Centro de Confiança podem apoiar essa revisão; não estabelecem autorização para um conjunto de dados de doentes específico. Para uma utilização aprovada, reveja os candidatos nos objetos de CRM suportados, confirme a identidade através do processo da organização e pré-visualize cada fusão. Isto não substitui a correspondência de doentes num sistema clínico de origem.
Um paciente, um registo, com cuidado
Os duplicados na área da saúde surgem das muitas formas como os doentes chegam até si: formulários, chamadas, referenciações e importações. Cada uma faz sentido isoladamente, mas, em conjunto, dividem um doente por vários registos.
A correção começa pela aprovação dos dados reais e por uma forma fiável de confirmar a identidade do doente. Familiares, homónimos e clínicas separadas mantêm-se separados. Funda apenas identidades confirmadas e envie as correspondências incertas a pessoal autorizado.
Referências: Segurança do Dedupely; Centro de Confiança da Dedupely.
Perguntas frequentes
Porque é que o nosso CRM de saúde tem registos de pacientes duplicados?
Muitas vezes porque os pacientes chegam por vários canais. Um formulário web, uma chamada para o centro de contacto, uma referência e uma importação podem criar cada um um registo. Diferenças na grafia, novos emails e dados introduzidos por outro serviço impedem o CRM de encontrar o doente existente, e surge um segundo registo.
Os membros da mesma família que partilham um e-mail devem ser fundidos num CRM?
Normalmente não. Um progenitor que marca consultas para os filhos, ou um cuidador que usa o próprio telefone para um familiar, partilha dados de contacto com outros doentes. Cada pessoa mantém o seu próprio registo, por isso faça a correspondência por um segundo campo, como a data de nascimento, e rejeite as correspondências em que tenha certeza de que se trata de pessoas diferentes.
Como faz a correspondência de registos de pacientes duplicados?
Use os identificadores de pacientes aprovados pela sua organização e o procedimento de revisão de identidade, com confirmação na fonte autorizada. E-mail, nome, telefone ou data de nascimento, isoladamente, não estabelecem identidade. Reveja os conflitos com a equipa autorizada e pré-visualize um lote pequeno e confirmado antes de avançar.
É necessária uma revisão de conformidade antes de deduplicar dados de pacientes?
Muitas organizações de saúde precisam de um antes de qualquer ferramenta poder aceder aos registos de doentes. Os avaliadores perguntam onde os dados são armazenados, quem pode aceder-lhes, como são utilizados e que certificações se aplicam. Envolva a sua equipa de conformidade logo no início e liste os objetos e campos do CRM que a ferramenta vai ler.
As clínicas do mesmo grupo são duplicados num CRM?
Muitas vezes, não. Clínicas de um mesmo grupo podem partilhar marca, domínio e linha telefónica, mas funcionar como consultórios separados com equipas próprias. Dois registos com a mesma morada e o mesmo código postal, no entanto, são frequentemente a mesma clínica introduzida duas vezes.
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