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TL;DR

  • Os duplicados em CRM de saúde começam muitas vezes quando um paciente chega por vários canais.
  • Familiares que compartilham um número de telefone ou email costumam ser pacientes distintos.
  • Clínicas distintas com nomes semelhantes ou uma linha telefônica compartilhada podem parecer registros duplicados.
  • Muitas organizações de saúde precisam de uma análise de conformidade antes de uma ferramenta poder acessar aos registros dos pacientes.
  • Dedupely encontra registros duplicados de pacientes e encaminhamentos e integra-se no seu processo de verificação de conformidade.

Clínicas, consultórios, grupos hospitalares e serviços de saúde usam muitas vezes um CRM para tudo o que rodeia os cuidados. Isto inclui pedidos de informação, marcações, lembretes, referenciações e contato com pacientes.

Os pacientes chegam a estas equipes por muitos caminhos. Uma pessoa pode preencher um formulário web, ligar para a central de atendimento uma semana depois e chegar por indicação no mês seguinte. Cada canal pode acrescentar um novo registro, e o histórico do paciente acaba fragmentado.

Neste artigo, vai perceber de onde vêm os duplicados na área da saúde e quais os registros que apenas parecem duplicados. Vai também ver porque é que a revisão de conformidade deve preceder qualquer limpeza e como mesclar registros de pacientes em segurança depois disso.

De onde vêm os duplicados num CRM da saúde

Cada organização faz a sua entrada de dados de forma diferente, por isso as causas variam. Estas são as mais frequentes.

Formulários web e marcações online

Os formulários de contato, os pedidos de marcação e as inscrições na newsletter enviam cada um registros para o CRM. Um paciente que usa outro email, ou um erro de digitação no mesmo, pode criar um segundo contato. Porque é que os formulários web criam contatos duplicados aborda esta origem em pormenor.

Centros de contato e recepções

A equipe ao telefone trabalha depressa. Se uma pesquisa por nome não encontrar o paciente, muitas vezes por causa de uma diferença na grafia, cria um novo registro e segue em frente.

Recomendações

Pacientes encaminhados chegam muitas vezes com dados digitados por outro consultório. O nome pode estar na forma formal quando o paciente usa uma forma abreviada, e o telefone pode ser um fixo que o paciente nunca forneceu a você.

As fontes de referência também se dividem. Um médico referenciador pode aparecer como "Dr. Ruiz", "A. Ruiz MD" e com o nome da clínica.

Importações e sistemas ligados

Listas de pacientes de sistemas de marcação ou de gestão de consultório, listas de campanhas e registros de uma clínica recém-integrada acabam por ser importados em algum momento. Se a importação não fizer correspondência pelo campo que o seu CRM usa, acrescenta pessoas que já tem.

O que conta como duplicado na saúde

O que conta como duplicado depende de cada caso. Aquilo que uma equipe de saúde considera duplicado pode não o ser para outra. Mesclar dois pacientes diferentes pode causar danos reais, por isso os casos abaixo merecem uma decisão antes de qualquer mesclagem.

Membros da mesma família que compartilham um telefone ou email

Um progenitor inscreve três filhos a partir de um único endereço de email. Um cuidador dá o seu próprio número de telefone para um familiar idoso. Esses registros compartilham um campo-chave e, ainda assim, pertencem a pacientes diferentes.

Dados de contato compartilhados são um motivo comum para dois registros parecerem semelhantes. Como tratar registros relacionados que parecem duplicados aborda membros da família e caixas de email compartilhadas.

Pais e filhos com o mesmo nome

Pai e filho podem compartilhar o nome completo, o endereço residencial e o número de telefone. Um sufixo como "Jr." pode aparecer num registro e não no outro. A data de nascimento, se o seu CRM a guardar, é o que os diferencia.

Clínicas e consultórios que devem permanecer separados

As delegações de um mesmo grupo podem compartilhar um nome comercial, um domínio e uma linha telefônica central. Podem, no entanto, ser consultórios separados, por vezes entidades legais distintas, com pessoal e pacientes próprios.

Um paciente atendido em duas clínicas deve ter um ou dois registros? Depende da forma como a sua organização funciona. Deduplicação de CRM para empresas com várias localizações explica como decidir.

Prescritores digitados duas vezes

O registro de um médico e o registro do seu consultório são registros relacionados que se mantêm separados. Dois registros do mesmo médico no mesmo consultório, com e sem "Dr.", normalmente são duplicados.

Como associar registros de saúde

Nos registros de pacientes, use as verificações de identidade aprovadas pela sua organização. Um endereço de email, número de telefone ou primeiro nome pode ser compartilhado. Compare os candidatos com identificadores verificados e resolva os dados em conflito antes de mesclar. Os registros de prestadores de encaminhamento e de consultórios precisam dos seus próprios critérios de correspondência.

Registro Comece com Depois experimente Cuidado com
Pacientes Identificador de paciente aprovado, verificado no sistema de origem Revisão de identidade com base nos identificadores aprovados pela organização Pais, filhos e cuidadores que compartilham email ou telefone
Médicos encaminhadores Email exato Nome do consultório, ignorando títulos como "Dr." e "MD" Registro de médico associado ao registro do respetivo consultório
Consultórios referenciadores Domínio do site Nome do consultório com endereço Grupos cujas práticas compartilham um domínio
As suas próprias clínicas Endereço com CEP O telefone direto da clínica Uma linha telefônica central compartilhada por todas as localizações

Porque é que a revisão de conformidade vem primeiro

Uma ferramenta de deduplicação lê os registros que compara e os altera quando mescla. Na saúde, esses registros podem conter dados pessoais e de saúde, por isso muitas organizações analisam qualquer ferramenta antes de conectá-la.

Envolva a sua equipe de conformidade ou de segurança assim que uma ferramenta pareça adequada. Vão querer saber onde os dados são armazenados, quem pode acessar a eles, como são utilizados e que certificações se aplicam. O que as equipes de segurança perguntam sobre uma ferramenta de deduplicação apresenta essas perguntas e o que é uma resposta clara.

Indique aos avaliadores que registros a ferramenta vai ler

Algumas ferramentas sincronizam um objeto inteiro do CRM, com todos os registros que ele contém. Liste os objetos que você pretende conectar e quais campos neles contêm dados sensíveis. Assim, os revisores podem avaliar os dados que a ferramenta vai ver.

Acordar quem pode mesclar

Decida quem da sua equipe vai revisar e mesclar registros, e se as funções da ferramenta, a autenticação de dois fatores e o Audit Log atendem às suas políticas. A Dedupely também oferece single sign-on (SSO) e provisionamento de usuários por SCIM em todos os planos pagos. Menos pessoas com acesso a mesclagens significam menos surpresas.

Como unificar registros de pacientes em segurança

Comece pelos duplicados óbvios

Comece com um grupo pequeno cuja identidade seja confirmada no sistema de origem autorizado. Use os identificadores de pacientes e o processo de revisão aprovados pela sua organização. Um e-mail e um primeiro nome compartilhados não bastam para provar que dois registros pertencem ao mesmo paciente.

Confirme a identidade do paciente antes de cada mesclagem

Aplique a revisão de identidade mesmo às correspondências exatas de dados de contato. Use identificadores aprovados e dados corroborantes, e peça a pessoal autorizado que resolva as discrepâncias. Membros da mesma família podem compartilhar nomes, datas de nascimento ou dados de contato; nenhum campo de contato compartilhado é suficiente para mesclar pacientes.

Decida o que cada mesclagem mantém

  • Preferências de comunicação: um cancelamento de assinatura registrado em qualquer dos registros deve sobreviver à mesclagem.
  • Clínica preferida e proprietário: decida qual a localização e qual o coordenador que fica com o paciente.
  • Fonte de referência: mantenha a referenciação original, para que os médicos referenciadores sejam creditados.
  • Dados de contato: normalmente prevalecem o telefone e o e-mail mais recentes, mas mantenha os valores antigos quando o seu CRM permitir vários.

Rejeite o que não é duplicado

Quando tiver a certeza de que dois registros são pessoas diferentes, como um pai e um filho, rejeite a correspondência para que não volte a aparecer em pesquisas futuras. Se não tiver certeza, pergunte na recepção ou na clínica antes de mesclar. Muitas vezes sabem qual é o paciente.

Mantenha um registro de cada merge

Nos muitos CRM, as mesclagens são permanentes. Guarde um histórico do que cada mesclagem alterou, com os valores originais, para poder responder mais tarde a perguntas de pacientes, clínicas ou auditores.

Como o Dedupely ajuda as equipes de saúde a manter um registro por paciente

Antes de conectar quaisquer dados de pacientes, peça à equipe autorizada que aprove o conjunto de dados real, os acordos de tratamento e os acordos exigidos. O Dedupely's página de segurança e Centro de Confiança podem apoiar essa revisão; não estabelecem autorização para um conjunto de dados de pacientes específico. Para um uso aprovado, revise os candidatos nos objetos de CRM suportados, confirme a identidade pelo processo da organização e visualize a prévia de cada mesclagem. Isso não substitui a correspondência de pacientes num sistema clínico de origem.

Encontre registros de pacientes duplicados no seu CRM

Um paciente, um registro, com cuidado

Os duplicados na área da saúde surgem das muitas formas como os pacientes chegam até si: formulários, chamadas, referenciações e importações. Cada uma faz sentido isoladamente, mas, em conjunto, dividem um paciente por vários registros.

A correção começa pela aprovação dos dados reais e por uma forma fiável de confirmar a identidade do paciente. Familiares, homônimos e clínicas separadas mantêm-se separados. Mescle apenas identidades confirmadas e envie as correspondências incertas a pessoal autorizado.

Referências: Segurança do Dedupely; Centro de Confiança da Dedupely.

Perguntas frequentes

Porque é que o nosso CRM de saúde tem registros de pacientes duplicados?

Muitas vezes porque os pacientes chegam até você por vários canais. Um formulário web, uma ligação para a central de atendimento, uma indicação e uma importação podem criar cada um um registro. Diferenças de grafia, emails novos e dados digitados por outro escritório impedem o CRM de encontrar o paciente existente, e surge um segundo registro.

Os membros da mesma família que compartilham um e-mail devem ser mesclados num CRM?

Normalmente não. Um responsável que marca consultas para os filhos, ou um cuidador que usa o próprio telefone para um familiar, compartilha dados de contato com outros pacientes. Cada pessoa mantém seu próprio registro, então faça a correspondência por um segundo campo, como a data de nascimento, e rejeite as correspondências em que você tem certeza de que são pessoas diferentes.

Como faz a correspondência de registros de pacientes duplicados?

Use os identificadores de pacientes aprovados pela sua organização e o procedimento de revisão de identidade, com confirmação na fonte autorizada. Email, nome, telefone ou data de nascimento, isoladamente, não estabelecem identidade. Revise os conflitos com a equipe autorizada e visualize a prévia de um lote pequeno e confirmado antes de avançar.

É necessária uma revisão de conformidade antes de deduplicar dados de pacientes?

Muitas organizações de saúde precisam de um antes que qualquer ferramenta possa acessar registros de pacientes. Os avaliadores perguntam onde os dados são armazenados, quem pode acessá-los, como são usados e quais certificações se aplicam. Envolva sua equipe de conformidade logo no início e liste os objetos e campos do CRM que a ferramenta vai ler.

As clínicas do mesmo grupo são duplicados num CRM?

Muitas vezes, não. Clínicas de um mesmo grupo podem compartilhar marca, domínio e linha telefônica, mas funcionar como consultórios separados, com equipes próprias. Dois registros com o mesmo endereço e o mesmo código postal, no entanto, costumam ser a mesma clínica digitada duas vezes.