TL;DR
- I duplicati nel CRM sanitario nascono spesso quando un paziente arriva da più canali.
- I familiari che condividono un numero di telefono o un'email sono di solito pazienti distinti.
- Cliniche separate con nomi simili o con una linea telefonica condivisa possono sembrare record duplicati.
- Molte organizzazioni sanitarie richiedono una verifica di conformità prima che uno strumento possa accedere alle cartelle dei pazienti.
- Dedupely trova i record duplicati di pazienti e segnalazioni e si integra con il processo di verifica di conformità.
Cliniche, studi, gruppi ospedalieri e servizi sanitari usano spesso un CRM per tutto ciò che ruota attorno alla cura. Include richieste, prenotazioni, promemoria, segnalazioni e contatti con i pazienti.
I pazienti raggiungono questi team in molti modi. Una persona può compilare un modulo web, chiamare il contact center una settimana dopo e arrivare tramite segnalazione il mese successivo. Ogni canale può aggiungere un nuovo record, e la storia del paziente finisce a pezzi.
In questo articolo si vede da dove provengono i duplicati in ambito sanitario e quali record sembrano solo duplicati. Si spiega anche perché la verifica di conformità viene prima di qualsiasi pulizia e come unire in sicurezza i record dei pazienti una volta completata.
Da dove derivano i duplicati in un CRM sanitario
Ogni organizzazione gestisce l'acquisizione in modo diverso, quindi le cause variano. Ecco quelle più frequenti.
Moduli web e prenotazioni online
Moduli di contatto, richieste di appuntamento e iscrizioni alla newsletter inviano ciascuno record al CRM. Un paziente che usa un'altra email, o un errore di battitura nella stessa, può creare un secondo contatto. Perché i moduli web creano contatti duplicati tratta nel dettaglio questa fonte.
Call center e front desk
Il personale al telefono lavora in fretta. Se una ricerca per nome non trova il paziente, spesso per una differenza di ortografia, crea un nuovo record e prosegue.
Segnalazioni
I pazienti inviati da altri arrivano spesso con dati scritti da un altro studio. Il nome può essere formale mentre il paziente usa una forma abbreviata, e il telefono può essere un fisso che il paziente non ti ha mai fornito.
Anche le fonti di segnalazione si dividono. Un medico segnalatore può comparire come "Dr. Ruiz", "A. Ruiz MD" e con il nome dello studio.
Importazioni e sistemi collegati
Gli elenchi di pazienti da sistemi di prenotazione o gestionali, le liste delle campagne e i record di una clinica appena entrata vengono tutti importati prima o poi. Se l'importazione non confronta il campo usato dal CRM, aggiunge persone che già hai.
Cosa conta come duplicato in sanità
Cosa conta come duplicato dipende dal caso. Ciò che un team sanitario considera un duplicato può non esserlo per un altro. Unire due pazienti diversi può causare danni reali, quindi i casi seguenti meritano una decisione prima di qualsiasi unione.
Familiari che condividono un telefono o un'email
Un genitore prenota per tre figli da un solo indirizzo email. Un caregiver indica il proprio numero per un parente anziano. Questi record condividono un campo chiave ma appartengono a pazienti diversi.
I dati di contatto condivisi sono un motivo comune per cui due record sembrano uguali. Come gestire i record collegati che sembrano duplicati copre familiari e caselle condivise.
Genitori e figli con lo stesso nome
Padre e figlio possono avere lo stesso nome completo, lo stesso indirizzo di casa e lo stesso numero di telefono. Un suffisso come "Jr." può comparire su un record e non sull'altro. A distinguerli è la data di nascita, se il CRM la registra.
Cliniche e studi che devono restare separati
Le sedi di un gruppo possono condividere marchio, dominio e linea telefonica centrale. Possono comunque essere studi distinti, a volte entità giuridiche separate, con il proprio personale e i propri pazienti.
Se un paziente visitato in due cliniche debba essere un record o due dipende da come lavora la tua organizzazione. Deduplicazione CRM per aziende con più sedi spiega come decidere.
Fornitori di riferimento inseriti due volte
Il record del medico e quello dello studio sono record collegati che restano separati. Due record dello stesso medico nello stesso studio, con e senza "Dr.", di solito sono duplicati.
Come abbinare i record sanitari
Per le cartelle dei pazienti, usare i controlli di identità approvati dalla propria organizzazione. Un indirizzo email, un numero di telefono o un nome possono essere condivisi. Confrontare i candidati con identificativi verificati e risolvere i dati in conflitto prima dell'unione. I record di medici referenti e studi richiedono criteri di corrispondenza propri.
| Record | Inizia con | Poi prova | Fai attenzione a |
|---|---|---|---|
| Pazienti | Identificativo paziente approvato, verificato con il sistema di origine | Verifica dell'identità con gli identificativi approvati dall'organizzazione | Genitori, figli e tutori che condividono email o telefono |
| Medici segnalanti | Email esatta | Nome con studio, ignorando titoli come "Dr." e "MD" | Il record di un medico abbinato a quello del suo studio |
| Studi segnalatori | Dominio sito web | Nome dello studio con indirizzo | Gruppi di studi che condividono un dominio |
| Le tue cliniche | Indirizzo con CAP | Il telefono diretto della clinica | Una linea telefonica centrale condivisa da tutte le sedi |
Perché la verifica di conformità viene prima
Uno strumento di deduplica legge i record che confronta e li modifica quando li unisce. In sanità, quei record possono contenere dati personali e sanitari, quindi molte organizzazioni verificano lo strumento prima di collegarlo.
Coinvolgi il team compliance o sicurezza appena uno strumento sembra adatto. Vorranno sapere dove vengono conservati i dati, chi può accedervi, come vengono usati e quali certificazioni si applicano. Cosa chiedono i team di sicurezza su uno strumento di deduplicazione elenca queste domande e come appare una risposta chiara.
Indica ai revisori quali record lo strumento leggerà
Alcuni strumenti sincronizzano un intero oggetto CRM, con tutti i record al suo interno. Elenca gli oggetti che prevedi di collegare e i campi che contengono dati sensibili. I revisori potranno così valutare i dati a cui lo strumento avrà accesso.
Stabilisci chi può unire
Stabilisci chi nel team verificherà e unirà i record, e se i ruoli dello strumento, l'autenticazione a due fattori e l'Audit Log sono in linea con le tue policy. Meno persone con accesso alle unioni significa meno sorprese.
Come unire i record dei pazienti in sicurezza
Inizia dai duplicati più evidenti
Inizia con un piccolo gruppo la cui identità sia confermata dal sistema di origine autorizzato. Usa gli identificativi dei pazienti e il processo di revisione approvato dalla tua organizzazione. Un'email condivisa e lo stesso nome di battesimo non dimostrano che due record appartengano allo stesso paziente.
Confermare l'identità del paziente prima di ogni unione
Applica una verifica dell'identità anche alle corrispondenze esatte dei dati di contatto. Usa identificativi approvati e dettagli di conferma, e chiedi al personale autorizzato di risolvere le discrepanze. I membri di una famiglia possono condividere nomi, date di nascita o contatti; nessun singolo campo di contatto condiviso basta per unire i pazienti.
Decidi cosa mantiene ogni unione
- Preferenze di comunicazione: un opt-out registrato su uno dei due record deve sopravvivere all'unione.
- Clinica e referente preferiti: decidere quale sede e quale coordinatore mantengono il paziente.
- Fonte di segnalazione: mantieni la segnalazione originale, così i medici segnalatori ricevono il riconoscimento.
- Dati di contatto: di solito prevalgono telefono ed email più recenti, ma conserva i valori precedenti dove il CRM ne consente più di uno.
Scarta ciò che non è un duplicato
Quando sei certo che due record siano persone diverse, come un genitore e un figlio, rifiuta la corrispondenza così che resti fuori dalle ricerche future. Se non ne sei sicuro, chiedi alla reception o alla clinica prima di unire. Spesso sanno quale paziente è quale.
Mantieni un registro di ogni unione
In molti CRM le unioni sono permanenti. Conserva uno storico di ciò che ogni unione ha modificato, con i valori originali, così potrai rispondere in seguito a domande di pazienti, cliniche o revisori.
Come Dedupely aiuta i team sanitari a mantenere un solo record per paziente
Prima di collegare qualsiasi dato di pazienti, il team autorizzato deve approvare il dataset effettivo, gli accordi di trattamento e le intese richieste. Il pagina sulla sicurezza e Trust Center possono supportare tale revisione; non stabiliscono l'autorizzazione a trattare uno specifico insieme di dati dei pazienti. Per un uso approvato, esamina i candidati negli oggetti CRM supportati, verifica l'identità tramite il processo dell'organizzazione e visualizza in anteprima ogni unione. Questo non sostituisce l'abbinamento dei pazienti nel sistema clinico di origine.
Un paziente, un record, con cura
I duplicati in ambito sanitario derivano dai molti modi in cui i pazienti ci contattano: moduli, chiamate, segnalazioni e importazioni. Ciascuno ha senso da solo, ma insieme dividono un paziente in più record.
La soluzione parte dall'approvazione dei dati reali e da un modo affidabile per confermare l'identità del paziente. Familiari, omonimi e cliniche separate restano distinti. Unisca solo identità confermate e invii le corrispondenze incerte al personale autorizzato.
Riferimenti: Sicurezza di Dedupely; Dedupely Trust Center.
Domande frequenti
Perché il nostro CRM sanitario ha record di pazienti duplicati?
Spesso perché i pazienti ti contattano da più canali. Un modulo web, una chiamata al centro contatti, una segnalazione e un'importazione possono creare ciascuno un record. Differenze di ortografia, nuove email e dati inseriti da un altro ufficio impediscono al CRM di trovare il paziente già esistente, così compare un secondo record.
Nel CRM bisogna unire i membri di una famiglia che condividono un'email?
Di solito no. Una prenotazione di un genitore per i figli, o di un caregiver che usa il proprio telefono per un familiare, condivide i recapiti con altri pazienti. Ogni persona mantiene il proprio record, quindi confronta un secondo campo, come la data di nascita, e rifiuta le corrispondenze di cui sei certo che si tratti di persone diverse.
Come si abbinano i record duplicati dei pazienti?
Usa gli identificativi dei pazienti approvati dalla tua organizzazione e la procedura di verifica dell'identità, con conferma sul sistema di origine autorizzato. Email, nome, telefono o data di nascita da soli non stabiliscono l'identità. Esamina i conflitti con il personale autorizzato e visualizza in anteprima un piccolo lotto confermato prima di procedere.
Serve una verifica di conformità prima di deduplicare i dati dei pazienti?
Molte strutture sanitarie ne richiedono una prima che qualsiasi strumento possa accedere alle cartelle dei pazienti. I revisori chiedono dove sono conservati i dati, chi vi può accedere, come vengono usati e quali certificazioni si applicano. Coinvolgi presto il team compliance ed elenca gli oggetti e i campi del CRM che lo strumento leggerà.
Le cliniche dello stesso gruppo sono duplicati in un CRM?
Spesso no. Le cliniche di uno stesso gruppo possono condividere marchio, dominio e linea telefonica, pur operando come studi separati con personale proprio. Due record con lo stesso indirizzo e lo stesso CAP, invece, spesso sono la stessa clinica inserita due volte.
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