Mesclar duplicados em massa no Salesforce com o Dedupely

O Salesforce tem boas capacidades nativas para encontrar e mesclar duplicados, sobretudo em limpezas dirigidas, registro a registro, onde a precisão é crítica.

Consulte as opções de correspondência e mesclagem para os registros do Salesforce que precisa de limpar: contatos duplicados, contas duplicadas, leads duplicados.

Em cenários de grande volume, essas ferramentas nativas foram pensadas para manter cada mesclagem deliberada e controlada. É ideal para conjuntos pequenos, mas com centenas ou milhares de correspondências, tratar cada conjunto individualmente demora muito mais tempo.

A mesclagem em massa é indicada quando:

• Acabou de importar listas grandes de Leads ou Contatos
• Os dados estão sendo preparados para campanhas no Pardot ou no Marketing Cloud
• Os registros precisam de revisão antes de uma sincronização de plataforma ou de uma migração de dados
• A limpeza regular faz parte da manutenção contínua do CRM

Nestes casos, a Dedupely trabalha em conjunto com o Salesforce, mantendo o mesmo processo de revisão deliberado, mas permitindo mesclar grandes volumes de duplicados num só clique.

Recurso gratuito: plano de limpeza de dados herdados no Salesforce com o Dedupely

Este arquivo inclui um plano faseado para lidar com dados herdados no Salesforce, com passos concretos para executar mesclagens em massa com confiança e compartilhar os resultados com as partes interessadas.

Como funciona a mesclagem em massa do Dedupely em registros do Salesforce

A mesclagem em massa no Dedupely permite mesclar centenas de registros duplicados no Salesforce numa única ação, sem abrir cada conjunto de correspondências individualmente.

Os registros são comparados com base no que considera um duplicado através de uma Duplicate Search: uma pesquisa guardada que define o objeto Salesforce, campos, tipo de correspondência e filtros a aplicar.

É assim que funciona a mesclagem em massa:

1. Execute a sua Duplicate Search: Aplica as opções de correspondência e os filtros que guardou para encontrar registros duplicados no Salesforce
2. Revise os registros duplicados: Cada conjunto de registros duplicados mostra os resultados lado a lado
3. Selecione todas as correspondências que quer mesclar
4. Clique em Mesclar: Só irá mesclar os grupos selecionados na vista atual

Nota: você pode ignorar correspondências duvidosas deixando-as desmarcadas; elas continuam no Salesforce sem alterações.

Usar filtros antes de mesclagens em massa no Salesforce

Os filtros ajudam a evitar registros que exigem revisão manual.

Filtros específicos do Salesforce mais comuns:

• Responsável pelo registro: Excluir registros de equipes ou usuários específicos
• Data de criação: Ignore registros criados recentemente (por ex., últimos 7 dias)
• Estado do Lead: Limite as mesclagens a estados como “Open – Not Contated”
• Fase da Oportunidade: Exclua Contas ou Contatos ligados a Oportunidades ativas
• Campaign Member Status: Evite mesclar Campaign Members com atividade antes de um envio
• Tipo de registro: Faça mesclagens em separado para Leads, Contatos e Contas

Eis algumas configurações de filtros que pode aplicar diretamente na Dedupely:

1. Excluir registros incompletos: Use isto para se focar em registros sem dados de contato, mas com informação da empresa suficiente para identificar um duplicado.
   • Campo: Número de Telefone → está vazio
   • Campo: Nome da empresa → não está vazio
2. Segmente uma localização específica: Ideal para equipes de vendas regionais que limpam os dados do seu território.

• Campo: País/Região → igual a Estados Unidos
• Campo: Estado/Região → igual a Califórnia

1. Remover registros de importações recentes: Garante que os registros adicionados há pouco não são mesclados antes de serem validados.

• Campo: Create Date → há mais de 30 dias

1. Fazer corresponder nome da empresa e telefone: Eficaz para apanhar duplicados óbvios com o mesmo nome e telefone.

• Campo: Nome da empresa → igual a
• Campo: Número de telefone → igual a

O que mesclar em massa e o que evitar

A melhor abordagem para a mesclagem em massa é começar pelos duplicados óbvios e evitar aqueles cuja mesclagem possa afetar fluxos de trabalho em curso.

Bom para mesclagem em massa:

• Leads com Email e Nome da Empresa idênticos
  
  • Correspondência: Email + Nome da empresa: correspondência exata
  • Filtro: excluir Leads criadas nos últimos 14 dias para não mexer em importações recentes

• Contatos com correspondência exata de Nome, Sobrenome e Email, e sem Oportunidades relacionadas
  
  • Correspondência: Primeiro nome + Sobrenome + Email: correspondência exata
  • Filtro: Fase da oportunidade → Não contém nenhuma fase ativa; excluir registros modificados recentemente

• Contas com domínios de site idênticos e sem pipeline aberto
  
  • Correspondência: Nome da empresa: correspondência exata; Email: correspondência pela raiz do domínio
  • Filtro: Fase da oportunidade → Não contém qualquer fase além de Fechado Ganho/Perdido

• Formulários antigos preenchidos sem Tarefas nem Eventos
  
  • Correspondência: Email: correspondência exata
  • Filtro: Data de Criação: Há mais de 90 dias, Número de Atividades → Está vazio

Evite a mesclagem em massa:

• Registros associados a Oportunidades em fases ativas: Devem ser revisados um a um para não afetar negócios em aberto.
• Registros modificados recentemente: Atualizações podem indicar trabalho em curso, por isso mesclar cedo demais arrisca substituir dados atuais.
• Registros de outras equipes ativas sem revisão: Por exemplo, um Contato do Suporte a meio de um fluxo de caso.

Estes são três fluxos de união em massa específicos do Salesforce:

Preparação de campanhas

Antes de adicionar Leads a uma campanha do Pardot ou do Marketing Cloud, faça uma mesclagem em massa para não enviar vários emails à mesma pessoa.

• Objeto: Lead
• Tipo de correspondência: Correspondência exata no Email

→ O email é o campo mais fiável para identificar a mesma pessoa em várias fontes de leads

→ Exclua os Leads já marcados como Respondido em Campaign Member Status para não afetar registros com interação

Limpeza antes da sincronização

Antes de sincronizar Contas com o Outreach, o Salesloft ou outra plataforma de engajamento de vendas, mescle os duplicados para que os representantes não liguem duas vezes para a mesma empresa.

• Objeto: Conta
• Tipo de correspondência: Correspondência por raiz de domínio no Website

→ O domínio de raiz capta contas que compartilham o mesmo domínio mas têm extensões diferentes (por exemplo, .com, .net), ajudando a unificar contas divididas por variações do endereço web

→ Verifique se não há Oportunidades abertas associadas aos duplicados que vai mesclar

Manutenção mensal

Evite que os duplicados se voltem a acumular e dispense limpezas grandes e disruptivas, com mesclagens em massa recorrentes.

• Objetos: Lead, Contato, Conta
• Tipo de correspondência:
  • Leads/Contatos: correspondência exata no Email
  • Contas: correspondência Domain Root no Website

→ Estes tipos de correspondência são suficientemente precisos para correspondência automática e suficientemente abrangentes para apanhar duplicados de várias origens ao longo do tempo

→ Processe cada objeto separadamente para não misturar tipos de registro na mesma sessão, e revise primeiro os registros mais antigos para reduzir o risco

A desduplicação no Salesforce é um processo contínuo. A união em massa com o Dedupely permite uma desduplicação rápida e controlada, com opções de correspondência por campo e revisão visual.

Comece com uma Duplicate Search e filtros personalizados, mescle os duplicados, revise os resultados e dimensione o processo. Esta abordagem garante rapidez sem prejudicar a integridade dos dados críticos do Salesforce.