Fusionnez en masse les doublons dans Salesforce avec Dedupely

Salesforce offre de solides fonctions natives pour trouver et fusionner les doublons, surtout pour des nettoyages ciblés, enregistrement par enregistrement, où la précision est critique.

Ces outils natifs sont conçus pour que chaque fusion reste réfléchie et maîtrisée. Idéal sur de petits volumes, mais avec des centaines ou des milliers de rapprochements, traiter chaque groupe un par un prend beaucoup plus de temps.

La fusion en masse convient surtout quand :

• De longues listes de leads ou de contacts viennent d’être importées
• Les données sont préparées pour des campagnes dans Pardot ou Marketing Cloud
• Les fiches doivent être vérifiées avant une synchronisation ou une migration de données
• Le nettoyage régulier fait partie de l'entretien courant du CRM

Dans ces cas, Dedupely complète Salesforce : le même processus de revue, mais avec la possibilité de fusionner de gros volumes de doublons en un clic.

Ressource gratuite : plan de nettoyage des données Salesforce héritées avec Dedupely

Ce fichier à télécharger contient un plan par étapes pour aborder des données Salesforce héritées, avec des étapes précises pour lancer des fusions en masse en toute confiance et partager les résultats avec les parties prenantes.

Comment fonctionne la fusion en masse Dedupely pour les enregistrements Salesforce

La fusion en masse de Dedupely fusionne des centaines de doublons dans Salesforce en une seule action, sans ouvrir chaque groupe de correspondances un par un.

Les enregistrements sont rapprochés selon votre définition du doublon, via un Search Pad : une recherche de doublons enregistrée qui définit l'objet Salesforce, les champs, le type de correspondance et les filtres à appliquer.

Voici comment se déroule une fusion en masse :

1. Lancez votre Search Pad: applique vos options de rapprochement et vos filtres enregistrés pour trouver les doublons dans Salesforce
2. Vérifiez les doublons : Chaque groupe de doublons affiche les résultats côte à côte
3. Sélectionnez tous les doublons à fusionner
4. Cliquez sur Fusionner : Vous ne fusionnerez que les groupes sélectionnés dans la vue actuelle

Note : laissez les correspondances incertaines non sélectionnées pour les ignorer ; elles restent intactes dans Salesforce.

Utiliser des filtres avant une fusion en masse dans Salesforce

Les filtres écartent les enregistrements qui exigent une revue manuelle.

Filtres courants propres à Salesforce :

• Propriétaire de l'enregistrement : Excluez les enregistrements de certaines équipes ou de certains utilisateurs
• Date de création : Ignorez les enregistrements récents (7 derniers jours, par exemple)
• Statut du lead : Limitez les fusions à certains statuts, comme « Open – Not Contacted »
• Étape de l’opportunité : Excluez les comptes ou contacts liés à des opportunités en cours
• Campaign Member Status : Évitez de fusionner des membres de campagne actifs avant un envoi
• Type d’enregistrement : Fusionnez séparément les Leads, les Contacts et les Comptes

Voici quelques configurations de filtres à appliquer directement dans Dedupely :

1. Excluez les enregistrements incomplets : À utiliser pour cibler les fiches sans coordonnées mais avec assez d’informations d’entreprise pour repérer un doublon.
   • Champ : Numéro de téléphone → est vide
   • Champ : Nom de l'entreprise → n'est pas vide
2. Ciblez un site précis : Idéal pour les équipes commerciales régionales qui nettoient les données de leur secteur.

• Champ : Pays/Région → est égal à États-Unis
• Champ : État/Région → est égal à California

1. Supprimer les enregistrements des imports récents : Évite que des enregistrements récents soient fusionnés avant validation.

• Champ : Create Date → plus de 30 jours

1. Associez le nom de l’entreprise et le téléphone : Efficace pour repérer les doublons évidents qui partagent le nom et le téléphone.

• Champ : Nom de l’entreprise → égal à
• Champ : Numéro de téléphone → égal à

Ce qu'il faut fusionner en masse et ce qu'il faut éviter

Pour une fusion en masse, commencez par les doublons évidents et écartez ceux dont la fusion perturberait des workflows en cours.

À fusionner en masse :

• Leads dont l'Email et le Nom de société sont identiques
  
  • Rapprochement : E-mail + Nom de société : correspondance exacte
  • Filtre : exclure les Leads créés ces 14 derniers jours pour ne pas toucher aux imports récents

• Contacts dont le prénom, le nom et l'e-mail correspondent exactement, sans opportunité associée
  
  • Critère : Prénom + Nom + E-mail : correspondance exacte
  • Filtre : Étape de l'opportunité → Ne contient aucune étape active ; exclure les enregistrements modifiés récemment

• Comptes ayant le même domaine de site web et aucune transaction ouverte
  
  • Rapprochement : Nom de l’entreprise : correspondance exacte, E-mail : correspondance sur la racine du domaine
  • Filtre : Étape de l'opportunité → Ne contient aucune étape autre que Closed Won/Lost

• Anciens formulaires entrants sans tâche ni événement
  
  • Rapprochement : E-mail : correspondance exacte
  • Filtre : Date de création : plus de 90 jours, Nombre d'activités → Vide

Évitez la fusion en masse :

• Enregistrements liés à des Opportunités en cours : À examiner un par un pour ne pas perturber les affaires en cours.
• Fiches modifiées récemment : Une mise à jour récente peut signaler un travail en cours : fusionner trop tôt risque d’écraser des données actuelles.
• Fiches appartenant à d'autres équipes actives, sans revue : Par exemple, un contact appartenant au support et engagé dans un workflow de ticket.

Voici trois workflows de fusion en masse propres à Salesforce :

Préparation des campagnes

Avant d’ajouter des leads à une campagne Pardot ou Marketing Cloud, lancez une fusion en masse pour éviter d’envoyer plusieurs e-mails à la même personne.

• Objet : Lead
• Type de correspondance : Correspondance exacte sur l'e-mail

→ L'e-mail est le champ le plus fiable pour identifier une même personne à travers plusieurs sources de leads

→ Excluez les leads déjà marqués Responded dans Campaign Member Status pour ne pas perturber les enregistrements engagés

Nettoyage avant synchronisation

Avant de synchroniser vos comptes vers Outreach, Salesloft ou une autre plateforme d'engagement commercial, fusionnez les doublons pour que vos commerciaux n'appellent pas deux fois la même entreprise.

• Objet : Compte
• Type de correspondance : Correspondance par racine de domaine sur le site web

→ Domain Root regroupe les comptes qui partagent le même domaine racine avec des extensions différentes (par ex. .com, .net), ce qui réunit les comptes éclatés par des variantes d'adresse web

→ Vérifiez qu’aucune opportunité ouverte n’est liée aux doublons à fusionner

Maintenance mensuelle

Empêchez les doublons de revenir et évitez les gros nettoyages en programmant des fusions en masse récurrentes.

• Objets : Piste, Contact, Compte
• Type de correspondance :
  • Leads/Contacts : correspondance exacte sur l'e-mail
  • Comptes : correspondance Domain Root sur le site web

→ Ces types de rapprochement sont assez précis pour l'automatisation et assez larges pour attraper les doublons venus de plusieurs sources au fil du temps

→ Traitez chaque objet séparément pour ne pas mélanger les types de fiches dans une même session, et commencez par les fiches les plus anciennes pour limiter le risque

Dans Salesforce, la déduplication est un travail continu. La fusion groupée avec Dedupely va vite et reste maîtrisée, avec des options de correspondance par champ et une revue visuelle.

Commencez par un Search Pad et des filtres personnalisés, fusionnez les doublons, vérifiez le résultat, puis passez à l’échelle. Rapide, sans risque pour vos données Salesforce critiques.