Duplikate in Salesforce mit Dedupely im Massenlauf zusammenführen

Salesforce bietet starke native Funktionen, um Duplikate zu finden und zusammenzuführen – vor allem bei gezielten Bereinigungen Datensatz für Datensatz, bei denen Genauigkeit zählt.

Bei großen Mengen zeigt sich: Die nativen Tools sind bewusst auf bedachtes, kontrolliertes Zusammenführen ausgelegt. Für kleine Mengen ist das ideal, bei Hunderten oder Tausenden Treffern kostet die einzelne Bearbeitung jedoch viel Zeit.

Der Massen-Merge eignet sich am besten, wenn:

• Große Listen mit Leads oder Kontakten wurden gerade importiert
• Daten werden für Kampagnen in Pardot oder Marketing Cloud vorbereitet
• Datensätze müssen vor einem Plattform-Sync oder einer Datenmigration geprüft werden
• Regelmäßiges Aufräumen gehört zur laufenden CRM-Pflege

In diesen Fällen arbeitet Dedupely mit Salesforce zusammen: derselbe bewusste Prüfprozess, aber große Mengen an Duplikaten lassen sich mit einem Klick zusammenführen.

Kostenlose Ressource: Bereinigungsplan für geerbte Salesforce-Daten mit Dedupely

Die Datei zum Download enthält einen Phasenplan für den Umgang mit übernommenen Salesforce-Daten, mit konkreten Schritten, um Massen-Merges sicher auszuführen und die Ergebnisse an Stakeholder zurückzumelden.

So funktioniert der Massen-Merge von Dedupely für Salesforce-Datensätze

Mit Bulk Merge in Dedupely führen Sie Hunderte doppelte Datensätze in Salesforce in einem Schritt zusammen, ohne jedes Treffer-Set einzeln zu öffnen.

Datensätze werden über ein Search Pad danach abgeglichen, was für Sie ein Duplikat ist – eine gespeicherte Duplikatsuche, die Salesforce-Objekt, Felder, Match-Typ und mögliche Filter festlegt.

So läuft ein Massen-Merge ab:

1. Führen Sie Ihr Search Pad aus: Wendet Ihre gespeicherten Match-Optionen und Filter an, um Dubletten in Salesforce zu finden
2. Dubletten prüfen: Jede Dublettengruppe zeigt die Ergebnisse nebeneinander
3. Wählen Sie alle Treffer aus, die Sie zusammenführen möchten
4. Auf Merge klicken: Sie führen nur die ausgewählten Gruppen in Ihrer aktuellen Ansicht zusammen

Hinweis: Unsichere Treffer lassen Sie einfach nicht ausgewählt – sie bleiben in Salesforce unverändert.

Filter vor dem Massen-Merge in Salesforce nutzen

Filter helfen dabei, Datensätze zu vermeiden, die eine manuelle Prüfung erfordern.

Gängige Salesforce-spezifische Filter:

• Datensatzbesitzer: Datensätze bestimmter Teams oder Benutzer ausschließen
• Erstellungsdatum: Kürzlich erstellte Datensätze überspringen (z. B. letzte 7 Tage)
• Lead-Status: Zusammenführungen auf Status wie „Open – Not Contacted“ beschränken
• Opportunity-Phase: Accounts oder Kontakte mit aktiven Opportunities ausschließen
• Kampagnenmitgliedsstatus: Aktive Kampagnenmitglieder vor dem Versand nicht zusammenführen
• Datensatztyp: Leads, Kontakte und Accounts getrennt zusammenführen

Hier einige praktische Filter-Setups, die Sie direkt in Dedupely anwenden können:

1. Unvollständige Datensätze ausschließen: So konzentrieren Sie sich auf Datensätze mit fehlenden Kontaktdaten, aber genügend Firmendaten, um eine Dublette zu erkennen.
   • Feld: Telefonnummer → ist leer
   • Feld: Firmenname → ist nicht leer
2. Auf einen bestimmten Standort eingrenzen: Gut für regionale Vertriebsteams, die ihre Gebietsdaten bereinigen.

• Feld: Land/Region → ist gleich United States
• Feld: Bundesland/Region → ist gleich California

1. Datensätze aus den letzten Importen entfernen: Sorgt dafür, dass neu angelegte Datensätze nicht vor der Prüfung zusammengeführt werden.

• Feld: Erstellungsdatum → älter als 30 Tage

1. Firmenname und Telefonnummer zusammen abgleichen: Stark bei offensichtlichen Duplikaten mit gleichem Namen und gleicher Telefonnummer.

• Feld: Firmenname → gleich
• Feld: Telefonnummer → ist gleich

Was sich für die Massenzusammenführung eignet – und was nicht

Beim Massen-Zusammenführen beginnen Sie am besten mit den offensichtlichen Dubletten und lassen Datensätze aus, bei denen ein Merge laufende Workflows stören könnte.

Für Massen-Merge geeignet:

• Leads mit identischer E-Mail und identischem Firmennamen
  
  • Match: E-Mail + Firmenname: Exact match
  • Filter: Leads der letzten 14 Tage ausschließen, um aktuelle Importe nicht anzurühren

• Kontakte mit exakter Übereinstimmung bei Vorname, Nachname und E-Mail und ohne verknüpfte Opportunities
  
  • Abgleich: Vorname + Nachname + E-Mail: exakter Treffer
  • Filter: Opportunity-Phase → enthält keine aktive Phase; kürzlich geänderte Datensätze ausschließen

• Accounts mit identischer Website-Domain und ohne offene Pipeline
  
  • Match: Firmenname: Exakter Treffer, E-Mail: Treffer auf Domain-Root
  • Filter: Opportunity Stage → Enthält keine andere Phase als Closed Won/Lost

• Alte Formulareinsendungen ohne Tasks oder Events
  
  • Match: E-Mail: Exakte Übereinstimmung
  • Filter: Erstellungsdatum: Älter als 90 Tage, Anzahl Aktivitäten → Ist leer

Massen-Merge vermeiden:

• Datensätze, die mit Opportunities in aktiven Phasen verknüpft sind: Diese sollten einzeln geprüft werden, um offene Deals nicht zu stören.
• Kürzlich geänderte Datensätze: Aktualisierungen können auf laufende Arbeit hinweisen; wer zu früh zusammenführt, überschreibt womöglich aktuelle Daten.
• Datensätze anderer aktiver Teams ohne Prüfung: Zum Beispiel ein Kontakt, der beim Support liegt und mitten in einem Ticket-Workflow steckt.

Drei Salesforce-spezifische Workflows für Massen-Merges:

Kampagnenvorbereitung

Führen Sie vor dem Hinzufügen von Leads zu einer Pardot- oder Marketing-Cloud-Kampagne einen Massen-Merge aus, damit dieselbe Person nicht mehrere E-Mails erhält.

• Objekt: Lead
• Match-Typ: Exakter Match auf E-Mail

→ Die E-Mail-Adresse ist das zuverlässigste Feld, um dieselbe Person über mehrere Lead-Quellen hinweg zu erkennen

→ Schließen Sie Leads aus, die im Campaign Member Status bereits auf Responded stehen, um aktive Datensätze nicht zu stören

Bereinigung vor dem Sync

Bevor Sie Accounts mit Outreach, Salesloft oder einer anderen Sales-Engagement-Plattform synchronisieren, führen Sie Dubletten zusammen, damit Ihre Vertriebsmitarbeiter nicht dieselbe Firma zweimal anrufen.

• Objekt: Account
• Match-Typ: Domain Root-Match im Feld Website

→ Domain Root erfasst Accounts mit derselben Root-Domain, aber unterschiedlichen Endungen (z. B. .com, .net), und führt so Accounts zusammen, die durch abweichende Webadressen getrennt wurden

→ Prüfen Sie, ob an den Duplikaten offene Opportunities hängen

Monatliche Pflege

Verhindern Sie mit wiederkehrenden Bulk Merges, dass sich Duplikate wieder aufbauen, und ersparen Sie sich große, störende Aufräumaktionen.

• Objekte: Lead, Kontakt, Account
• Match-Typ:
  • Leads/Kontakte: Exakter Treffer bei E-Mail
  • Accounts: Domain-Root-Abgleich auf Website

→ Diese Match-Typen sind präzise genug für den automatischen Abgleich und breit genug, um Duplikate aus mehreren Quellen über die Zeit zu erfassen

→ Bearbeiten Sie jedes Objekt einzeln, damit in einer Sitzung keine Datensatztypen vermischt werden, und prüfen Sie ältere Datensätze zuerst, um das Risiko zu senken

Dublettenbereinigung in Salesforce ist ein laufender Prozess. Massen-Merges mit Dedupely bereinigen schnell und kontrolliert, mit feldbasierten Match-Optionen und visueller Prüfung.

Beginnen Sie mit einem Search Pad und eigenen Filtern, führen Sie Dubletten zusammen, prüfen Sie die Ergebnisse und skalieren Sie den Prozess. So geht es schnell, ohne die Integrität kritischer Salesforce-Daten zu gefährden.