TL;DR
- Il tasso di duplicazione per oggetto mostra quanta parte di ciascun oggetto CRM è duplicata.
- I nuovi duplicati a settimana o al mese mostrano se le tue fonti continuano a generarli.
- Una quota elevata di corrispondenze rifiutate può indicare che la ricerca di duplicati è troppo ampia.
- Non esiste un tasso di duplicati sano universale, quindi confrontalo con i tuoi dati precedenti.
- Dedupely mostra il numero di corrispondenze e di record trovati da ogni Duplicate Search e registra ogni unione.
Dopo una pulizia, qualcuno chiede di solito se il CRM sia ora pulito. È una domanda legittima, e difficile da rispondere a sensazione.
Mantenere pulito un CRM è un lavoro continuo. Moduli, importazioni e integrazioni continuano ad aggiungere record, e alcuni saranno duplicati. Puoi misurare quanti duplicati hai, da dove arrivano quelli nuovi e con quale rapidità vengono gestiti.
In questo articolo vedrai quali metriche indicano che il tuo CRM si sta ripulendo, cosa ti dice ciascuna e quando consultarla. I numeri funzionano per un progetto di pulizia, per un audit periodico e per un report alla direzione.
Decidi prima cosa vuoi misurare
Ogni metrica di questo articolo dipende da cosa il tuo team considera un duplicato. Dipende dal caso: ciò che un team considera duplicato, un altro potrebbe non considerarlo tale.
Due contatti con lo stesso nome nella stessa azienda sono una sola persona per alcuni team e due per altri. Scrivi la tua definizione per ogni oggetto e mantienila invariata tra una misurazione e l'altra. Se la definizione cambia, i numeri prima e dopo non sono confrontabili.
Metriche per quanti duplicati hai
Tasso di duplicati per oggetto
Il tasso di duplicati è la quota dei record di un oggetto che sono record in più all'interno di un insieme di duplicati. Misuralo separatamente per contatti, aziende, lead e trattative, dato che ciascuno si duplica per motivi diversi.
La nostra guida su come scoprire quanti duplicati ha il tuo CRM illustra il calcolo con un esempio. Una volta ottenuto un primo numero, diventa la tua base di partenza.
Duplicati per ricerca
Un tasso unico nasconde il tipo di duplicati presenti. Scomporlo in base alle ricerche che li hanno individuati: corrispondenze esatte sull'email, corrispondenze su nome e azienda, corrispondenze sul dominio principale di un'azienda.
I duplicati evidenti, come le corrispondenze esatte su email o dominio, dovrebbero essere eliminati per primi. Se non lo sono, la pulizia non ha ancora coperto le basi.
Record privi del campo che li identifica
Un contatto senza email o un'azienda senza dominio è difficile da abbinare. Conta questi record per oggetto. Un numero in crescita significa che i duplicati futuri saranno più difficili da trovare, anche se il tasso attuale sembra accettabile.
Metriche sulla provenienza dei duplicati
Nuovi duplicati per periodo
Conta i duplicati creati dal controllo precedente, per settimana o per mese. È la metrica che indica se le fonti sono sotto controllo.
Un arretrato in calo con un flusso costante di nuovi duplicati significa che pulisci più in fretta di quanto il CRM si riempia. Non significa che il problema sia risolto.
Nuovi duplicati per fonte
Raggruppa i nuovi duplicati per data di creazione, fonte del record o integrazione che li ha creati. Un gruppo concentrato in un giorno spesso indica un'importazione. Un flusso costante può indicare un modulo o una sincronizzazione.
Ogni fonte con uno schema ricorrente è un candidato per l'unione automatica, se sei sicuro delle corrispondenze. Le fonti che crescono dopo una modifica richiedono un controllo in più.
Metriche per la gestione dei duplicati
Unioni per periodo
Conta le unioni effettuate in ogni periodo, per oggetto. Accanto ai nuovi duplicati, mostra se l'arretrato sta diminuendo.
Conserva un registro di ogni unione con i valori originali. È così che rispondi a "cosa è successo a questo record?" mesi dopo.
Corrispondenze rifiutate
Una corrispondenza rifiutata è quella di cui si è certi che non sia un duplicato, come due filiali della stessa azienda. Rifiutarla una volta basta: non ricomparirà più.
Monitorare la quota di corrispondenze verificate e scartate in ogni ricerca. Una quota alta può indicare criteri troppo permissivi. Una quota bassa dice poco se la maggior parte delle corrispondenze non è stata verificata. Prima di automatizzare, verificare un campione rappresentativo, controllare i falsi positivi e testare i record risultanti.
Gruppi in attesa di verifica
Le corrispondenze poco chiare vanno in revisione prima che qualcuno le unisca. Conta quanti gruppi sono in attesa e da quanto tempo è lì il più vecchio. Una lista di revisione che cresce solo spesso significa che nessuno ne è responsabile.
Corrispondenze rischiose trattenute
Alcune corrispondenze sono rischiose di per sé, come gruppi molto grandi o record con dati segnaposto come test@test.com. Conta quante ne vengono bloccate. Un aumento improvviso può indicare una nuova fonte che compila i campi con valori di esempio.
Segnali da chi usa il CRM
I numeri dei dati dicono quanti duplicati esistono. Il tuo team dice quanto costano.
- Report che contano due volte lo stesso cliente.
- Contese tra commerciali su chi è il proprietario di un account.
- Contatti che ricevono la stessa email più di una volta.
- A Fattura CRM che cresce con i record duplicati.
La conseguenza principale di tutto questo è la perdita di fiducia nel CRM. Quando gli addetti smettono di credere ai dati, tengono le proprie liste, e quelle liste creano altri duplicati.
Duplicati nel CRM a colpo d'occhio
| Metrica | Cosa ti indica | Quando cercare |
|---|---|---|
| Tasso di duplicati per oggetto | Quanta parte di ogni oggetto è duplicata | Prima di una pulizia, poi a ogni audit |
| Duplicati per ricerca | Quali tipi di duplicati restano | Durante una pulizia |
| Record senza il campo identificativo | Quanto sarà difficile trovare i duplicati futuri | A ogni audit |
| Nuovi duplicati per periodo | Se le fonti creano ancora duplicati | Settimanale o mensile |
| Nuovi duplicati per fonte | Quale modulo, importazione o sincronizzazione correggere | Settimanale o mensile, e dopo una nuova integrazione |
| Unioni per periodo | Se l'arretrato si sta riducendo | Settimanale o mensile |
| Corrispondenze rifiutate | Se una ricerca è troppo ampia | Quando modifichi una ricerca |
| Gruppi in attesa di verifica | Se le corrispondenze incerte hanno un responsabile | Settimanale |
| Corrispondenze rischiose trattenute | Se stanno arrivando dati segnaposto | A ogni audit |
La frequenza dei controlli dipende da quanti record arrivano. Il nostro articolo su con quale frequenza deduplicare il CRM spiega come scegliere una cadenza.
Come leggere i numeri
Non esiste un tasso di duplicati sano universale con cui confrontarsi. Il confronto utile è il tuo dato nel tempo, oggetto per oggetto.
Leggi le metriche insieme. Un calo del tasso di duplicati con nuovi duplicati stabili significa che la pulizia funziona, ma una fonte va ancora corretta. Un aumento delle corrispondenze rifiutate dopo una modifica della ricerca indica spesso che i nuovi criteri sono troppo ampi.
Quando riferisci alla direzione bastano pochi numeri: il tasso prima e dopo, le unioni effettuate e i nuovi duplicati al mese. La nostra guida a Come motivare una pulizia del CRM mostra come trasformarle in un argomento convincente.
Come Dedupely ti aiuta a misurare un CRM pulito
Ogni Duplicate Search in Dedupely mostra il numero di corrispondenze e di record coinvolti. Ogni unione è registrata in una Merge History filtrabile per oggetto e data, mentre le Rejected Matches e le Excluded Matches restano nelle proprie liste. Con un report sui duplicati settimanale, di default, hai i numeri di duplicati trovati, unioni effettuate e corrispondenze rifiutate.
Misura l'andamento nel tempo
Un CRM pulito è quello in cui i duplicati vengono individuati, uniti e tenuti lontani al ritmo deciso dal vostro team. Un solo numero non basta a dimostrarlo. Lo fanno alcune metriche: il tasso per oggetto, i nuovi duplicati per fonte, le unioni, le corrispondenze rifiutate e ciò che è in attesa di revisione.
Misurali rispetto ai tuoi dati precedenti, con una definizione di duplicato che resti invariata. Nel tempo, il trend mostra se la pulizia ha funzionato e se le fonti sono sotto controllo.
Domande frequenti
Come si calcola il tasso di duplicati in un CRM?
Contare i record in eccesso in ogni gruppo di duplicati, cioè i record del gruppo meno quello che sopravvive. Sommarli per un oggetto e dividere per il totale dei record di quell'oggetto. Misurare ogni oggetto separatamente, perché contatti, aziende, lead e trattative si duplicano per motivi diversi.
Quali metriche mostrano l'accuratezza del CRM?
Per i duplicati, monitora il tasso di duplicazione per oggetto, i nuovi duplicati per periodo e per fonte, le unioni effettuate, i match respinti e i set in attesa di revisione. I record privi del campo che li identifica, come email o dominio, indicano quanto sarà difficile trovare i duplicati futuri. I segnali del team, come i report conteggiati due volte, completano il quadro.
Quali metriche di accuratezza del CRM dovresti riportare alla direzione?
Riporta alcuni numeri che mostrano l'evoluzione nel tempo: il tasso di duplicati prima e dopo la pulizia, le unioni effettuate e i nuovi duplicati al mese. Aggiungi le fonti che generano più nuovi duplicati, perché indicano la prossima correzione. Mantieni la stessa definizione di duplicato tra un report e l'altro.
Con quale frequenza misurare i duplicati nel CRM?
Dipende da quanti record arrivano: i team con fonti costanti, come moduli o integrazioni, controllano i nuovi duplicati ogni settimana o ogni mese. Misura il tasso di duplicazione prima di una pulizia, dopo e a ogni audit. Aggiungi un controllo dopo una nuova integrazione o un'importazione grande, perché entrambe possono cambiare i numeri rapidamente.
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