Protege campos clave al combinar duplicados en Pipedrive con Dedupely
Controla qué campos sobreviven a un merge en Pipedrive usando merge rules en Dedupely.
Combinar duplicados en Pipedrive puede parecer sencillo: haces un escaneo, seleccionas las opciones de asociación y completas la combinación. Pero lo que pasa con los datos en cada campo no siempre es claro: sin configuración, se pueden conservar valores incorrectos y perder actualizaciones importantes.
Este artículo explica cómo maneja Pipedrive la combinación de registros por defecto, qué riesgos introduce y cómo controlar exactamente qué valores de campo se conservan usando las merge rules de Dedupely.
Pipedrive combina el registro más antiguo por defecto
El comportamiento por defecto de Pipedrive es mantener el registro más antiguo en un grupo de duplicados. Eso significa:
- El sistema conserva los valores de campo del registro con la fecha de creación más temprana.
- Los campos en registros nuevos se ignoran a menos que el registro más antiguo no tenga ese campo vacío.
- No hay comparación automática de calidad de campos, si están completos, o si son recientes
Este comportamiento afecta todos los merges a menos que uses merge rules. Si dos registros tienen diferentes propietarios, direcciones o nombres, Pipedrive conserva lo que está en el más antiguo.
Qué pasa cuando no se protegen datos a nivel de campo
Dejar campos críticos sin proteger crea un riesgo de pérdida silenciosa de datos. Los equipos suelen descubrir las consecuencias solo después de que flujos de trabajo fallen o se requieran correcciones manuales.
Problemas comunes incluyen:
- Una dirección antigua reemplaza una dirección válida.
- Un placeholder sobreescribe el nombre correcto.
- Un teléfono vacío reemplaza un número guardado.
- Un registro de lead pierde datos por información faltante o incorrecta.
Como estas combinaciones ocurren sin advertencia, los errores son difíciles de rastrear. El registro se conserva, pero contiene menos información.
Usa merge rules de Dedupely para controlar qué se conserva
Dedupely te permite aplicar reglas de combinación específicas a cualquier campo relevante; garantizan que la información más reciente, precisa o exacta sobreviva al merge.
Las reglas de campo te dejan definir:
- Qué campo proteger.
- Qué condición usar para decidir el valor ganador.
- Qué valores se deben conservar en la combinación.
El resto de los campos siguen la lógica por defecto de Pipedrive, a menos que definas reglas. Esto hace fácil proteger lo más importante sin complicar el merge.
Configuraciones de merge listas para copiar en Pipedrive
Puedes aplicar directamente estos patrones de reglas en Dedupely. Funcionan con cualquier setup de Pipedrive y son usados por muchos equipos para datos críticos:
1. Dirección
- Conservar la dirección del registro con la actividad más reciente.
- Ejemplo: en PEOPLE, conservar ADDRESS si WHEN LAST ACTIVITY DATE es el más reciente.
2. Owner
- Conservar al propietario del registro con más deals asociados.
- Ejemplo: en DEALS, conservar OWNER si WHEN OWNER = [NAME].
3. Nombre
- Conservar el nombre del registro creado más recientemente.
- Ejemplo: en LEADS, conservar CREATE DATE y perder IF/WHEN CREATED DATE es más reciente.
Estas reglas pueden probarse antes de hacer sync: puedes ejecutar un escaneo según tus opciones de asociación, combinar un par de duplicados de prueba y revisar el resultado.
Cuándo la lógica por defecto es suficiente
No necesitas reglas de campo para cada combinación. En algunos casos, los registros están alineados y los datos son consistentes entre duplicados, si:
- Todos los campos son idénticos en los registros.
- Confías en que el registro más antiguo tenga los valores correctos.
- No hay diferencia significativa entre datos de campo.
Entonces la lógica por defecto es aceptable. Pero si un campo impacta tu Pipedrive como enrutamiento, propiedad o contacto de clientes, vale la pena aplicar una regla.
Las merge rules de Dedupely son simples pero no siempre contextuales. Sin merge rules, los datos erróneos pueden mantenerse solo porque existían antes.
Si manejas datos importantes en Pipedrive, las merge rules son la forma más confiable de mantener tu sistema preciso después de cada deduplicación.
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