Elegir por qué campos buscar duplicados en Pipedrive empieza por definir qué hace realmente que dos registros representen la misma entidad en su instancia de Pipedrive. A veces basta con el correo. En otros casos, la identidad depende de una combinación de nombre, empresa, dominio u otros campos.
Elige el tipo de registro de Pipedrive que necesitas fusionar antes de configurar los campos de búsqueda: contactos duplicados, organizaciones duplicadas, negocios duplicados.
La precisión mejora cuando los campos elegidos reflejan cómo están estructurados tus datos. Esa decisión determina si las coincidencias son exhaustivas, laxas o inconsistentes.
Cómo configurar la detección de duplicados en Pipedrive
- Elige el objeto
Abre Pipedrive en Dedupely y selecciona People u Organizations.
- Elige los campos visibles:
Selecciona los identificadores clave que quieres que Dedupely compare, como Email, Nombre o Teléfono.
- Edita las opciones de coincidencia de cada campo:
Decide cuánto de estricta o flexible quieres la coincidencia. Haz clic en la flecha bajo cada nombre de campo para cambiar entre Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words o Domain Root.
- Añadir filtros (opcional):
Acota los resultados para analizar solo los segmentos relevantes de tus datos.
- Ejecuta un escaneo:
Procesa tu base de datos para agrupar los registros que coinciden.
- Ajusta la Duplicate Search:
Ajusta los tipos de coincidencia o cambia los campos para acotar exactamente los duplicados que buscas.
Por qué Pipedrive limita los campos que se usan para detectar duplicados
La detección de duplicados nativa de Pipedrive usa una lógica de comparación predefinida. Los usuarios no pueden controlar del todo qué campos definen un duplicado ni cómo se comparan.
En la práctica, esto significa:
- La selección de campos depende del comportamiento del sistema
- La exigencia de la coincidencia no se puede ajustar campo por campo
- No se pueden tratar por separado los distintos escenarios de duplicados
- Todas las coincidencias siguen la misma estructura de comparación
Cuando el control sobre los campos es limitado, los resultados agrupan registros que deberían seguir separados o pasan por alto otros que claramente van juntos. Los informes y la segmentación dependen de cómo se definan los duplicados, así que elegir los campos afecta directamente a la claridad de los datos.
Para controlar por completo qué campos definen los duplicados y cómo se evalúan, hace falta configurar más opciones de coincidencia.
Cómo funcionan las Duplicate Searches en Dedupely
En Dedupely, la coincidencia de duplicados se construye a través de Duplicate Searches. Una Duplicate Search es una búsqueda guardada donde eliges:
- El objeto en Pipedrive
- Los campos que definen un duplicado
- La opción de coincidencia de cada campo
Cada Duplicate Search se ejecuta de forma independiente y analiza el objeto sincronizado completo.
Dentro de una Duplicate Search, puedes añadir varios campos. Todos deben cumplir su condición de coincidencia para que los registros se agrupen.
Por ejemplo:
- Duplicate Search: Correo e identidad de organización
- Email configurado como coincidencia exacta
- Organización configurada con coincidencia por dominio raíz
Deben cumplirse ambas condiciones para que los registros aparezcan como duplicados.
Consejo: puedes aplicar la opción "No coincidir" a un campo mientras pruebas configuraciones. Así ves cómo cambian los resultados sin incluir ese campo en la lógica de comparación final.
Opciones de coincidencia disponibles en Dedupely
Cada campo en una Duplicate Search puede usar una opción de coincidencia diferente. Esto determina cómo se comparan los valores.
Opciones disponibles:
- Coincidencia exacta: Los valores deben ser idénticos carácter por carácter
- Coincidencia similar: Admite pequeñas variaciones de escritura o formato
- Coincidencia aproximada: Usa una lógica de similitud más amplia para detectar variaciones parecidas
- Coincidencia de palabras similares en cualquier orden: Detecta valores con las mismas palabras, sin importar el orden
- Coincidencia de dominio raíz: Compara solo el dominio base, no la URL completa ni el subdominio
Aquí tienes una explicación completa de cómo funciona cada opción de coincidencia :)
Elegir la opción de coincidencia adecuada en cada campo decide si una búsqueda es exhaustiva o permisiva. Los campos identificativos fiables, como el email principal, funcionan mejor con coincidencia exacta o por raíz del dominio. Los campos que varían por naturaleza, como el nombre de empresa, pueden necesitar coincidencia similar o difusa.
Cómo se combinan la selección de campos y las opciones de coincidencia
La selección de campos y las opciones de coincidencia definen cómo se evalúa la identidad en su instancia de Pipedrive.
Cuando se añaden múltiples campos a una Duplicate Search:
- Todos los campos seleccionados deben coincidir
- Añadir campos fiables aumenta la precisión
- Reducir campos hace la búsqueda más flexible
- Cambiar las opciones de coincidencia altera el nivel de exigencia de la comparación
Una búsqueda exhaustiva puede incluir:
- Email con coincidencia exacta
- Organización con coincidencia de dominio raíz
Una búsqueda más flexible puede incluir:
- Nombre con coincidencia Similar Words
- Organización con coincidencia difusa
Cada configuración sirve para algo distinto: las búsquedas estrictas aíslan duplicados de alta confianza y las búsquedas laxas capturan los casos límite en los que la identidad es parecida pero no idéntica.
Cómo crear múltiples Duplicate Searches para diferentes escenarios de duplicados
En Dedupely, no estás limitado a una única lógica de coincidencia de duplicados. Puedes crear múltiples Duplicate Searches, cada una dirigida a un tipo específico de duplicado que reconoces en tu instancia de Pipedrive.
Por ejemplo:
- Una Duplicate Search para duplicados de email idénticos
- Una Duplicate Search para duplicados de nombres de empresa similares
- Una Duplicate Search para duplicados de organización basados en dominio
Cada Duplicate Search:
- Usa su propia combinación de campos
- Usa sus propias opciones de coincidencia
- Funciona de forma independiente
- Se pueden guardar, clonar y editar
Así puedes abordar la búsqueda de duplicados por escenarios en lugar de con una única regla general.
Consejo: Crea una Duplicate Search dedicada para cada patrón de duplicado que encuentres repetidamente. Con el tiempo, esto construye una estructura de gobernanza de duplicados repetible. Algunas búsquedas se pueden automatizar más adelante, pero esa es una conversación diferente.
Cómo elegir los campos adecuados reduce los falsos positivos
Los falsos positivos suelen deberse a una selección de campos demasiado permisiva o a un tipo de comparación mal elegido.
Si la selección es demasiado exhaustiva:
- Puede que los duplicados reales no se agrupen
- Los registros siguen fragmentados
Si la selección es demasiado laxa:
- Se pueden agrupar entidades distintas
- Aumentan las correcciones manuales
La precisión mejora cuando:
- Se priorizan los campos de identidad fiables
- Las opciones de coincidencia reflejan la variabilidad de los datos
- Las búsquedas exhaustivas y permisivas se separan en diferentes Duplicate Searches
Elegir los campos de forma intencionada hace que la detección de duplicados refleje cómo se identifica realmente cada registro en tu Pipedrive.
FAQ: qué campos usar para detectar duplicados en Pipedrive
¿Puedo elegir qué campos definen los duplicados en Pipedrive?
La detección nativa de Pipedrive usa una lógica predefinida. Con Dedupely, eliges qué campos definen un duplicado en cada objeto y configuras cómo se compara cada uno.
¿Cuántas opciones de coincidencia ofrece Dedupely?
Dedupely ofrece varias opciones de coincidencia: Exacta, Similar, Aproximada, Palabra similar (en cualquier orden) y Raíz del dominio. Aquí tienes el desglose detallado.
¿Puedo lanzar varias búsquedas de duplicados con campos distintos?
Sí. Dedupely te permite crear varias Duplicate Searches independientes, cada una con diferentes combinaciones de campos y opciones de coincidencia.
¿La búsqueda de duplicados analiza todo el objeto de Pipedrive?
Sí. Una vez que un objeto está sincronizado, cada Duplicate Search escanea todo el conjunto de datos de ese objeto.
Elegir qué campos definen un duplicado determina cómo se estructura la identidad en su cuenta de Pipedrive. La selección de campos y las opciones de coincidencia influyen directamente en la claridad de los informes, la precisión de la segmentación y la coherencia de los datos.
Si quieres ver cómo funciona en la práctica la coincidencia por campos, puedes verlo en directo con nuestro equipo de customer success. Puedes reservar una sesión de Zoom aquí para revisar paso a paso la configuración de Duplicate Search y las opciones de coincidencia.
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