Protégez vos champs lors de la fusion des doublons dans Pipedrive avec Dedupely

Fusionner des doublons dans Pipedrive paraît simple : vous lancez une analyse, choisissez les critères de rapprochement et fusionnez. Mais le sort de chaque champ n'est pas toujours clair : sans configuration, les mauvaises valeurs sont conservées et des mises à jour importantes disparaissent.

Cet article explique comment Pipedrive gère la fusion par défaut, les risques que cela crée, et comment contrôler exactement les valeurs conservées grâce aux règles par champ de Dedupely.

Par défaut, Pipedrive fusionne vers l'enregistrement le plus ancien

Par défaut, Pipedrive conserve l’enregistrement le plus ancien du groupe de doublons. Autrement dit :

• Le système conserve les valeurs des champs de l’enregistrement créé le plus tôt
• Les champs des fiches récentes sont ignorés, sauf si le champ est vide dans la fiche la plus ancienne
• Aucune comparaison automatique de la qualité, de la complétude ou de la fraîcheur des champs

Ce comportement s’applique à chaque fusion, sauf si vous utilisez des règles de champ. Si deux enregistrements ont un propriétaire, une adresse ou un nom différents, Pipedrive garde ceux du plus ancien.

Ce qui casse quand les champs ne sont pas protégés

Laisser les champs aux valeurs par défaut expose à une perte de données silencieuse. Les équipes s’en aperçoivent souvent une fois les workflows en échec ou les corrections manuelles devenues nécessaires.

Problèmes fréquents :

• Une ancienne adresse obsolète remplace une adresse valide
• Un propriétaire fictif écrase le bon propriétaire
• Un champ téléphone vide écrase un champ renseigné
• L'attribution des leads ou le reporting échouent à cause de valeurs manquantes ou erronées

La fusion se termine sans avertissement, donc ces erreurs sont difficiles à retracer. La fiche paraît propre, mais elle contient de mauvaises informations.

Utilisez les règles de champs Dedupely pour contrôler ce qui est conservé

Dedupely vous permet d'appliquer des règles de fusion précises à chaque champ qui compte ; elles garantissent que la donnée la plus pertinente, la plus exacte ou la plus récente survit à la fusion.

Chaque règle permet de définir :

• Quel champ contrôler
• Quelle condition détermine la valeur gagnante
• Quelle valeur l'emporte selon cette condition

Les autres champs suivent la logique par défaut de Pipedrive, sauf si vous définissez des règles. Vous protégez ainsi l'essentiel sans compliquer chaque fusion.

Des configurations de règles Dedupely prêtes à copier dans Pipedrive

Vous pouvez appliquer ces modèles de règles directement dans Dedupely : ils fonctionnent avec n’importe quelle configuration Pipedrive et servent déjà à de nombreuses équipes qui gèrent des données en production :

1. Adresse

• Garder l'adresse de l'enregistrement dont la date d'activité est la plus récente
• Dans mes PERSONNES, je veux que l’ADRESSE l’EMPORTE SI/QUAND la DATE DE DERNIÈRE ACTIVITÉ est la PLUS RÉCENTE

2. Propriétaire

• Conserver le propriétaire de l'enregistrement qui compte le plus d'affaires associées
• Dans mes TRANSACTIONS, je veux que le PROPRIÉTAIRE L’EMPORTE SI/QUAND le PROPRIÉTAIRE est égal à [NOM]

3. Nom

• Conserver le nom de l'enregistrement créé le plus récemment
• Dans mes LEADS, je veux que la DATE DE CRÉATION PERDE SI/QUAND la DATE DE CRÉATION est LA PLUS RÉCENTE

Ces règles se testent avant la synchronisation : lancez une analyse selon vos options de rapprochement, fusionnez quelques doublons trouvés et vérifiez le résultat.

Quand la logique par défaut suffit

Les Merge Rules au niveau des champs ne sont pas nécessaires à chaque fusion. Dans certains cas, les enregistrements sont alignés et les données cohérentes entre les doublons, si :

• Tous les champs sont identiques d'un enregistrement à l'autre
• Vous partez du principe que l'enregistrement le plus ancien contient les bonnes valeurs
• Aucune différence notable entre les données des champs

La logique par défaut donne alors des résultats acceptables. Mais si un champ a un impact métier (attribution, propriétaire ou coordonnées) il vaut mieux appliquer une règle.

Les fusions Pipedrive sont rapides, mais pas toujours contextuelles. Sans Merge Rules, la mauvaise donnée peut être conservée simplement parce qu'elle est plus ancienne.

Les Merge Rules de Dedupely décident quelle valeur l'emporte pour chaque champ. Si vous gérez des données importantes dans Pipedrive, c'est le moyen le plus simple de garder un système juste après chaque déduplication. Réservez ici un Zoom avec notre équipe pour définir des Merge Rules adaptées à votre Pipedrive.