Résumé
- Le taux de doublons par objet indique la part de chaque objet CRM dupliquée.
- Le nombre de nouveaux doublons par semaine ou par mois montre si vos sources en créent encore.
- Une forte proportion de correspondances rejetées peut signifier qu'une Duplicate Search est trop large.
- Il n'existe pas de taux de doublons « sain » universel : comparez donc avec vos propres chiffres antérieurs.
- Dedupely affiche le nombre de correspondances et d'enregistrements trouvés par chaque Duplicate Search, et journalise chaque fusion.
Après un nettoyage, quelqu'un demande généralement si le CRM est propre désormais. C'est une question légitime, et difficile à trancher au ressenti.
Garder un CRM propre est un travail continu. Les formulaires, imports et intégrations continuent d'ajouter des fiches, dont certaines seront des doublons. Ce que vous pouvez mesurer, c'est le nombre de doublons, leur origine et la rapidité de leur traitement.
Dans cet article, découvrez les indicateurs qui montrent que votre CRM s'assainit, ce que chacun révèle et quand les consulter. Ces chiffres servent pour un projet de nettoyage, un audit régulier ou un rapport à la direction.
Définissez d'abord ce que vous mesurez
Chaque indicateur de cet article dépend de ce que votre équipe considère comme un doublon. Cela varie selon les cas : ce qu'une équipe juge doublon, une autre peut ne pas le juger ainsi.
Deux contacts portant le même nom dans la même entreprise sont une seule personne pour certaines équipes, et deux pour d'autres. Définissez votre règle par objet et conservez-la de manière constante entre les mesures. Si la définition change, les chiffres avant et après ne sont pas comparables.
Indicateurs du nombre de doublons
Taux de doublons par objet
Le taux de doublons correspond à la part des fiches d'un objet qui sont des fiches en trop dans un ensemble de doublons. Mesurez-le séparément pour les contacts, les entreprises, les leads et les affaires, car chacun se duplique pour des raisons différentes.
Notre guide sur comment savoir combien de doublons votre CRM contient détaille le calcul à l'aide d'un exemple. Une fois le premier chiffre obtenu, il devient votre référence.
Doublons par recherche
Un taux unique masque le type de doublons présents. Ventilez-le par les recherches qui les ont trouvés : correspondances exactes sur l'e-mail, correspondances sur le nom et l'entreprise, correspondances sur le domaine principal d'une entreprise.
Les doublons évidents, comme les correspondances exactes sur l'e-mail ou le domaine, doivent tomber en premier. Sinon, le nettoyage n'a pas encore couvert les bases.
Fiches sans le champ qui les identifie
Un contact sans e-mail ou une entreprise sans domaine est difficile à rapprocher. Comptez ces enregistrements par objet. Une hausse de ce nombre signifie que de futurs doublons seront plus difficiles à trouver, même si le taux actuel semble correct.
Indicateurs sur l'origine des doublons
Nouveaux doublons par période
Comptez les doublons créés depuis votre dernier contrôle, par semaine ou par mois. C'est l'indicateur qui montre si les sources sont maîtrisées.
Un arriéré qui diminue alors que de nouveaux doublons arrivent régulièrement signifie que vous nettoyez plus vite que le CRM ne se remplit. Le problème n'est pas pour autant résolu.
Nouveaux doublons par source
Regroupez les nouveaux doublons par date de création, source du dossier ou intégration qui les a créés. Un groupe le même jour pointe souvent vers un import. Un flux régulier peut venir d'un formulaire ou d'une synchronisation.
Chaque source au schéma récurrent peut être fusionnée automatiquement, si vous êtes certain des correspondances. Les sources qui explosent après une modification nécessitent une vérification supplémentaire.
Indicateurs de gestion des doublons
Fusions par période
Comptez les fusions effectuées sur chaque période, par objet. À côté des nouveaux doublons, cela montre si l'arriéré diminue.
Conservez une trace de chaque fusion avec les valeurs d'origine. C'est ce qui permet de répondre à « que s'est-il passé pour cette fiche ? » des mois plus tard.
Rejected matches
Une correspondance rejetée est une paire dont vous êtes certain qu'elle n'est pas un doublon, comme deux agences d'une même entreprise. Rejetez-la une fois, et elle ne reviendra plus.
Suivez la part des correspondances examinées et rejetées à chaque recherche. Une part élevée peut signifier que les critères sont trop larges. Une part faible dit peu de choses si la plupart des correspondances ne sont pas examinées. Avant d'automatiser, vérifiez un échantillon représentatif, repérez les fausses correspondances et testez les enregistrements obtenus.
Groupes en attente de revue
Les correspondances incertaines doivent être vérifiées avant toute fusion. Comptez les ensembles en attente et depuis combien de temps le plus ancien attend. Une liste de vérification qui ne fait que s'allonger signifie souvent que personne ne la prend en charge.
Correspondances risquées mises de côté
Certaines correspondances sont risquées par nature, comme les très grands ensembles ou les fiches contenant des données fictives comme test@test.com. Comptez celles qui sont mises de côté. Une hausse soudaine peut signaler une nouvelle source qui remplit les champs avec des valeurs d'exemple.
Signaux remontés par les utilisateurs du CRM
Les chiffres issus des données indiquent combien de doublons existent. Vos équipes indiquent ce qu'ils coûtent.
- Rapports qui comptent deux fois le même client.
- Litiges entre commerciaux sur le propriétaire d'un compte.
- Contacts qui reçoivent plusieurs fois le même e-mail.
- A Une facture CRM qui augmente avec les fiches en double.
La principale conséquence de tout cela est la perte de confiance dans le CRM. Lorsque les commerciaux cessent de croire aux données, ils tiennent leurs propres listes, et ces listes créent encore davantage de doublons.
Indicateurs de doublons CRM en un coup d'œil
| Indicateur | Ce qu'il vous apprend | Quand vérifier |
|---|---|---|
| Taux de doublons par objet | Part de chaque objet en double | Avant un nettoyage, puis à chaque audit |
| Doublons par recherche | Quels types de doublons subsistent | Pendant un nettoyage |
| Dossiers sans le champ d'identification | À quel point les futurs doublons seront difficiles à repérer | À chaque audit |
| Nouveaux doublons par période | Si les sources créent encore des doublons | Hebdomadaire ou mensuel |
| Nouveaux doublons par source | Quel formulaire, import ou synchronisation corriger | Chaque semaine ou chaque mois, et après une nouvelle intégration |
| Fusions par période | Si l'arriéré diminue | Hebdomadaire ou mensuel |
| Rejected matches | Quand une recherche est trop large | Lorsque vous modifiez une recherche |
| Groupes en attente de revue | Si les correspondances incertaines ont un responsable | Hebdomadaire |
| Correspondances risquées mises de côté | Si des données par défaut entrent dans le système | À chaque audit |
La fréquence des contrôles dépend du nombre de fiches reçues. Notre article sur à quelle fréquence dédupliquer votre CRM explique comment choisir une fréquence.
Comment lire les chiffres
Il n'existe pas de taux de doublons sain universel pour servir de référence. La comparaison utile est votre propre chiffre dans le temps, objet par objet.
Lisez les indicateurs ensemble. Un taux de doublons en baisse avec de nouveaux doublons stables signifie que le nettoyage fonctionne, mais qu'une source doit encore être corrigée. Une part croissante de correspondances rejetées après une modification de recherche signifie souvent que les nouveaux critères sont trop larges.
Lorsque vous rendez compte à la direction, quelques chiffres suffisent : le taux avant et après, les fusions réalisées et les nouveaux doublons par mois. Notre guide sur justifier un nettoyage du CRM montre comment en faire un argumentaire.
Comment Dedupely vous aide à mesurer un CRM propre
Chaque recherche de doublons dans Dedupely affiche le nombre de correspondances et de fiches concernées. Chaque fusion est consignée dans un historique filtrable par objet et par date, et les correspondances rejetées et exclues restent dans leurs propres listes. Avec un rapport de doublons envoyé chaque semaine par défaut, vous disposez des chiffres sur les doublons détectés, les fusions réalisées et les correspondances rejetées.
Mesurer la tendance dans le temps
Un CRM propre est un CRM où les doublons sont détectés, fusionnés et empêchés de revenir, à un rythme que votre équipe maîtrise. Un seul chiffre ne suffit pas à le montrer. Quelques indicateurs le peuvent : le taux par objet, les nouveaux doublons par source, les fusions, les correspondances rejetées et ce qui attend en revue.
Mesurez-les par rapport à vos chiffres antérieurs, avec une définition du doublon qui reste identique. Avec le temps, la tendance montre si le nettoyage a fonctionné et si vos sources sont maîtrisées.
Questions fréquentes
Comment calculer le taux de doublons dans un CRM ?
Comptez les fiches en trop dans chaque ensemble de doublons, c'est-à-dire les fiches de l'ensemble moins celle qui survit. Additionnez-les pour un objet donné et divisez par le nombre total de fiches de cet objet. Mesurez chaque objet séparément, car contacts, entreprises, prospects et transactions ne créent pas de doublons pour les mêmes raisons.
Quels indicateurs montrent la précision d'un CRM ?
Pour les doublons, suivez le taux de doublons par objet, les nouveaux doublons par période et par source, les fusions effectuées, les correspondances rejetées et les ensembles en attente de validation. Les fiches sans le champ qui les identifie, comme l'e-mail ou le domaine, indiquent à quel point les futurs doublons seront difficiles à trouver. Les signaux d'équipe, comme les rapports comptés deux fois, complètent le tableau.
Quels indicateurs de fiabilité du CRM devez-vous présenter à la direction ?
Présentez quelques chiffres qui montrent l'évolution dans le temps : le taux de doublons avant et après un nettoyage, les fusions effectuées et les nouveaux doublons par mois. Ajoutez les sources qui créent le plus de nouveaux doublons, car elles indiquent la prochaine correction à faire. Gardez la même définition d'un doublon d'un rapport à l'autre.
À quelle fréquence faut-il mesurer les doublons dans le CRM ?
Cela dépend du volume d'enregistrements entrants : les équipes dont les sources sont régulières, comme les formulaires ou les intégrations, vérifient les nouveaux doublons chaque semaine ou chaque mois. Mesurez le taux de doublons avant un nettoyage, après celui-ci et à chaque audit. Ajoutez un contrôle après l'ajout d'une intégration ou un import important, car ces deux événements peuvent modifier rapidement les chiffres.
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