TL;DR
- Ein kleines Unternehmen mit Duplikaten hat ein Deduplizierungsprojekt, das sich jetzt lohnt.
- Mit wachsendem Unternehmen kommen mehr Daten aus Formularen, Importen und neuen Tools hinzu.
- Duplikate lassen sich leichter bereinigen, bevor ein wachsendes Team auf jeden Datensatz angewiesen ist.
- Exakte Übereinstimmungen bei E-Mail oder Unternehmensdomain eignen sich sicher für den Einstieg in die Bereinigung.
- Dedupely findet Dubletten ohne Einrichtung und prüft weiter, während Ihr CRM wächst.
Wenn ein Unternehmen neu oder noch klein ist, wirken Dubletten wie ein Problem für später. Das CRM enthält eine überschaubare Zahl an Datensätzen, nur wenige Personen arbeiten damit, und das Team kennt die Kunden namentlich.
Es gibt jedoch keine großen oder kleinen Deduplizierungsprojekte. Wenn Ihre Daten bereits Duplikate enthalten, ist die Arbeit real und wächst mit dem Unternehmen. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum die Größe nicht der richtige Maßstab ist, warum frühes Handeln sich lohnt und wie Sie ohne großen Plan beginnen.
Klein ist nur eine Wachstumsphase
Keine Anzahl an Datensätzen oder Mitarbeitenden macht ein Unternehmen so klein, dass es ohne Deduplizierung auskommt. Ein Team mit wenigen Personen kann ein unordentliches CRM haben, ein deutlich größeres ein sauberes.
Entscheidend sind die vorhandenen und die eingehenden Daten. Wenn Sie noch am Anfang stehen und bereits Dubletten sehen, ist das das Signal zu handeln.
Warum die Größe der Datenbank der falsche Maßstab ist
Auch eine kleine Datenbank kann Duplikate verbergen, die Sie Geld kosten. Ein Kunde mit zwei Datensätzen kann zwei Rechnungen, zwei Nachfassaktionen oder keine erhalten. Ein Lead mit zwei Datensätzen kann am selben Tag von zwei Personen angerufen werden.
Der Aufwand hängt weniger von der Anzahl der Datensätze ab als davon, wie leicht sie sich unterscheiden lassen. Einige hundert Datensätze mit unklaren Dubletten können länger dauern als Tausende eindeutige Treffer.
Wachstum bringt mehr eingehende Daten
Je mehr Sie wachsen, desto mehr Eingangsdaten fallen an. Jeder Wachstumsschritt bringt meist eine neue Quelle für Datensätze:
- Mehr Marketing: neue Formulare, Landingpages und Kampagnen, die jeweils Kontakte anlegen.
- Weitere Personen: neue Mitarbeitende erfassen Datensätze auf ihre eigene Weise, oft bevor sich jemand auf ein Format geeinigt hat.
- Weitere Tools: eine neue E-Mail-Plattform, ein Buchungstool oder eine Rechnungs-App, die mit dem CRM synchronisiert.
- Weitere Listen: Veranstaltungsteilnehmende, Partnerlisten und eilig importierte Tabellen.
Jede Quelle hat ihre eigene Methode, um festzustellen, ob ein Datensatz bereits existiert. Warum Ihr CRM immer wieder Duplikate erstellt behandelt diese Ursachen ausführlicher.
Warum sofortiges Handeln weniger kostet
Bestehende Dubletten fließen in jeden Bericht, Workflow und jede Integration ein, die Sie später hinzufügen. Je länger sie bleiben, desto mehr hängt davon ab. Deduplizierung auf später verschieben vergrößert, was Sie später bereinigen müssen.
Am Anfang kennen Sie auch Ihre Kunden. Sie können noch zwei Datensätze ansehen und sagen, ob es dieselbe Person ist, was mit wachsendem Team schwieriger wird.
Regeln lassen sich auch früh leichter festlegen. Ein kleines Team kann sich in einem Gespräch darauf einigen, was ein Duplikat ist, bevor sich Gewohnheiten bilden.
Wie Sie ohne großen Plan beginnen
Beispiel-Workflow: Filtern Sie nach einem Import der Veranstaltungsliste die neuen Kontakte nach Quelle und vergleichen Sie sie mit Bestandskunden. Prüfen Sie gemeinsame Postfächer, legen Sie Verantwortliche und Abmelderegeln fest und testen Sie dann eine kleine bestätigte Charge vor dem nächsten Versand.
Für den Start braucht es keinen langen Projektplan. Nötig sind wenige Entscheidungen, einmal getroffen und schriftlich festgehalten.
Legen Sie fest, was als Dublette gilt
Was als Duplikat gilt, hängt vom Einzelfall ab. Zwei Kontakte mit derselben E-Mail sind meist eine Person, zwei Personen mit info@ hingegen womöglich nicht. Legen Sie fest, was ein Duplikat für Ihr Unternehmen bedeutet.
Mit den offensichtlichen Dubletten beginnen
Beginnen Sie mit exakten Treffern in dem Feld, das jeden Datensatz eindeutig macht, etwa E-Mail bei Personen und Website-Domain bei Unternehmen. Diese Zusammenführungen lassen sich am leichtesten bestätigen. Für den Rest kombinieren Sie Felder, etwa Name mit Telefonnummer.
Entscheiden Sie, welcher Wert übernommen wird
Wenn zwei Datensätze unterschiedliche Werte haben, entscheiden Sie, welcher Wert bleibt: der neueste, der vollständigste oder der aus der Quelle, der Sie vertrauen. Inhaber und E-Mail-Präferenzen erfordern die größte Sorgfalt.
Ablehnen, was keine Dublette ist
Manche Treffer sind getrennte Personen oder Firmen, die Details teilen. Lehnen Sie einen Treffer nur ab, wenn Sie sicher sind, dass es kein Duplikat ist, da er in späteren Suchen nicht wieder auftaucht.
Gewohnheiten, die Sie jetzt einrichten, und was sie später einsparen
| Gewohnheit | So sieht es aus | Was es Ihnen beim Wachstum spart |
|---|---|---|
| Ein Feld identifiziert jeden Datensatz | E-Mail-Adresse für Personen, Domain für Unternehmen | Importe und Integrationen aktualisieren Datensätze, statt neue anzulegen |
| Listen vor dem Import prüfen | Suchen Sie nach Dubletten in der Datei und im Abgleich mit dem CRM | Ein einzelner Import erstellt keine Hunderte Duplikate |
| Jedes neue Tool prüfen | Finden Sie heraus, wie es entscheidet, ob ein Datensatz bereits existiert | Neue Tools werden nicht zu einer dauerhaften Quelle für Duplikate |
| Eine Person ist für die Genauigkeit des CRM verantwortlich | Ein benannter Verantwortlicher, auch in Teilzeit | Jemand bemerkt, wenn Dubletten zunehmen |
| Ein fester Rhythmus für die Bereinigung | Monatlich oder quartalsweise, je nachdem, wie schnell Daten eingehen | Dubletten bleiben überschaubar |
Behalten Sie einen festen Rhythmus bei, während das Unternehmen wächst
Neue Duplikate kommen weiter hinzu, solange Daten eingehen. Eine regelmäßige Bereinigung hält sie klein, und automatisches Zusammenführen kann die Treffer übernehmen, bei denen Sie sicher sind.
Der passende Rhythmus hängt davon ab, wie schnell neue Datensätze eingehen. Wie oft Sie deduplizieren sollten hilft Ihnen, eine passende auszuwählen.
Wie Dedupely kleinen Unternehmen hilft, mit dem Wachstum sauber zu bleiben
Dedupely findet Duplikate ohne Einrichtung, und Sie können eigene Duplicate Searches erstellen, Regeln dafür festlegen, welcher Wert gewinnt, und jede Zusammenführung vorab prüfen. Standardmäßig schließt es riskante Treffer aus den Hauptergebnissen aus, etwa Gruppen mit mehr als 20 Datensätzen. Sobald Ihre Regeln getestet sind, können Sie neue Duplikate, deren Sie sich sicher sind, etwa exakte E-Mail-Treffer, automatisch zusammenführen.
Jetzt bereinigen, bevor das Wachstum weitere Dubletten bringt
Ein kleines Unternehmen hat kein kleines Dublettenproblem. Sind die Daten bereits doppelt, ist die Arbeit real, und die mit dem Wachstum hinzukommenden Daten verschärfen sie.
Jetzt zu handeln, solange Sie Ihre Kunden noch kennen, ist der einfachste Zeitpunkt für Regeln. Eine klare Definition von Duplikaten, einige feste Gewohnheiten und ein regelmäßiger Rhythmus halten das CRM nützlich, während das Unternehmen wächst.
Häufige Fragen
Muss ein kleines Unternehmen sein CRM deduplizieren?
Ja, wenn das CRM bereits Duplikate enthält. Die Größe entscheidet nicht, ob sich Deduplizierung lohnt, sondern die Daten. Auch in einer kleinen Datenbank führen Duplikate zu doppelten Nachfassaktionen und falschen Berichten, und mit wachsendem Geschäft kommen durch neue Daten weitere hinzu.
Ab wann sollte ein Startup seine CRM-Daten bereinigen?
Sobald Sie Dubletten erkennen, denn am Anfang kennen Sie Ihre Kunden gut genug, um zu beurteilen, ob zwei Datensätze dieselbe Person betreffen. Bisher hängen nur wenige Berichte oder Integrationen von den Daten ab. Warten bedeutet, dass jedes neue Tool, jede Neueinstellung und jede Kampagne weitere Datensätze hinzufügt, die bereinigt werden müssen.
Wie bereinigt man Dubletten in einem kleinen CRM?
Legen Sie fest, was in Ihrem Geschäft als Dublette gilt, und beginnen Sie dann mit exakten Treffern bei E-Mail für Personen und Domain für Firmen. Kombinieren Sie Felder wie Name und Telefon für den Rest. Entscheiden Sie, welcher Wert gewinnt, wenn Datensätze sich widersprechen, und lehnen Sie Treffer ab, die verschiedene Personen oder Firmen sind.
Wie verhindern Sie Duplikate, wenn ein kleines Unternehmen wächst?
Wählen Sie ein Feld, das jeden Datensatz eindeutig identifiziert, etwa E-Mail oder Domain, und verwenden Sie es für Importe und Integrationen. Prüfen Sie Listen vor dem Import und testen Sie neue Tools mit wenigen Datensätzen. Benennen Sie eine Person, die für die Genauigkeit des CRM verantwortlich ist, und bereinigen Sie in regelmäßigem Rhythmus.
Wie oft sollte ein kleines Unternehmen Dubletten im CRM bereinigen?
Das hängt davon ab, wie schnell neue Datensätze eingehen. Monatlich kann für Teams mit stetigen eingehenden Leads passen, während quartalsweise reichen kann, wenn Daten langsam eintreffen. Bereinigen Sie außerdem vor und nach großen Importen oder neuen Tool-Anbindungen, da diese viele Datensätze auf einmal hinzufügen können.
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