TL;DR
- SaaS-Duplikate entstehen oft aus Datensätzen, die das Produkt automatisch anlegt, ohne dass jemand sie prüft.
- Ein Testnutzer und ein zahlender Kunde können eine Person in zwei Kontaktdatensätzen sein.
- Mehrere Nutzer einer Firma können mehrere Firmendatensätze für einen Kunden anlegen.
- Ob zwei SaaS-Datensätze Duplikate sind, hängt davon ab, wie jedes Team Accounts erfasst.
- Dedupely findet doppelte SaaS-Kontakte und -Firmen ganz ohne Einrichtung und zeigt jeden Merge vorab in der Vorschau.
In einem SaaS-Unternehmen füllt sich das CRM von selbst. Jede Anmeldung, jeder Test, jede Einladung und jedes Produktereignis kann einen Datensatz anlegen oder aktualisieren, oft ohne dass jemand eingreift. Oft prüft niemand diese Datensätze, bevor Vertrieb, Growth und Finanzen sie nutzen.
Diese Geschwindigkeit ist der Sinn eines Product-led-Modells, und genau daher kommen auch die Duplikate. Dieselbe Person registriert sich zweimal, ein Test und ein zahlendes Konto stehen getrennt, und zehn Nutzer einer Firma werden zu zehn Firmen. In diesem Beitrag sehen Sie, woher SaaS-Duplikate kommen und worauf RevOps, Growth und Gründer jeweils achten sollten.
Woher Duplikate in einem SaaS-CRM kommen
Jeder SaaS-Stack ist anders, daher variieren die Ursachen. Diese vier kommen oft vor.
Produkt-Anmeldungen, die neue Datensätze anlegen
A Anmeldeablauf legt meist einen Kontakt im CRM an. Existiert die Person schon mit einer anderen E-Mail oder legt der Sync neu an statt zu aktualisieren, entsteht ein zweiter Datensatz.
Menschen melden sich auch mehrfach an: mit einer geschäftlichen und später einer privaten E-Mail oder erneut nach Ablauf eines Tests.
Testnutzer und zahlende Konten
Ein Test kann in einem Kontaktdatensatz liegen und der zahlende Kunde in einem anderen. Wer den Test begonnen hat, zahlt vielleicht nicht, und die Abrechnung kann einen eigenen Kontakt anlegen.
Bei Firmen passiert dasselbe: Ein Test-Workspace und ein bezahlter Account können als zwei Firmendatensätze enden. Werden die beiden nie verknüpft, sieht der Vertrieb eine Testphase, die „nicht konvertiert“ hat, neben einem Kunden, der es hat.
Produktdaten, die ins CRM synchronisiert werden
Produktnutzungs-, Workspace- und Abrechnungsdaten werden oft aus der Produktdatenbank oder einem Data Warehouse synchronisiert. Gleicht die Synchronisierung über ihre eigene Nutzer- oder Workspace-ID statt über die E-Mail ab, kann sie einen Datensatz anlegen, den das CRM schon hatte.
Ein falsch konfigurierter Sync kann auf einen Schlag viele Duplikate erzeugen.
Mehrere Nutzer aus einer Firma
SaaS-Produkte laden Kollegen ein, und jeder Nutzer kann zum Kontakt werden. Das ist zu erwarten. Das Problem beginnt, wenn jeder Nutzer auch eine Firma anlegt, sodass ein Kunde zu mehreren Firmendatensätzen wird.
Was jede Quelle erzeugt
| Quelle | Was es erzeugt | Wo Sie zuerst suchen sollten |
|---|---|---|
| Produktanmeldungen | Doppelte Kontakte mit unterschiedlichen E-Mails | Gleicher Name und gleiche Firmendomain, andere E-Mail |
| Tests und Abrechnung | Zwei Kontakte oder zwei Firmen für einen Kunden | Gleiche E-Mail oder Domain mit unterschiedlichen Lifecycle-Phasen |
| Produktdaten-Syncs | Datensätze, die über eine Produkt-ID statt über die E-Mail angelegt wurden | Datensätze, die in einem Stapel oder mit leerer E-Mail angelegt wurden |
| Mehrere Nutzer pro Firma | Mehrere Firmendatensätze für einen Kunden | Firmen mit derselben Website-Domain |
Was im SaaS-Umfeld als Duplikat gilt
Was als Duplikat gilt, ist Einzelfallsache. Was ein SaaS-Team als Duplikat sieht, sieht ein anderes vielleicht nicht so.
- Zwei Workspaces für eine Firma: Manche Teams wollen einen Firmendatensatz. Andere rechnen jeden Workspace separat ab und behalten zwei.
- Ein Testkontakt und ein zahlender Kontakt: ein Team führt sie zusammen, um die ganze Historie zu sehen. Ein anderes hält sie getrennt, um die Test-Conversion zu messen.
- Private E-Mails: Eine Anmeldung mit einer gmail.com-Adresse lässt sich nicht über die Domain einer Firma zuordnen. Sie kann trotzdem ein Duplikat eines Kontakts mit geschäftlicher E-Mail sein.
Legen Sie zuerst fest, was einen Datensatz in Ihrem CRM zum Duplikat macht und wo sich Datensätze überschneiden. Beginnen Sie dann mit den offensichtlichen: exakte E-Mail bei Kontakten und exakte Domain bei Firmen.
Für RevOps: das System beim Wachsen sauber halten
RevOps verantwortet die Leitungen, daher landen viele SaaS-Duplikate auf Ihrem Tisch.
- Erfassen Sie jedes Tool, das Datensätze anlegt: den Anmeldeablauf, die Abrechnung, Produkt-Syncs, Formulare und Importe.
- Prüfen Sie, mit welchem Feld jede vorhandene Datensätze findet. Eine Synchronisierung über eine Produkt-ID sieht keinen Kontakt, den ein Formular angelegt hat.
- Legen Sie fest, welcher Wert beim Zusammenführen gewinnt. Lifecycle-Phase, Owner und Plan- oder Abrechnungsfelder brauchen die meiste Sorgfalt.
- Beobachten Sie neue Datensätze nach jeder Änderung an einer Integration, denn ein schlechter Lauf kann eine Welle erzeugen.
Für Growth: Vertrauen Sie Ihren Funnel-Zahlen
Growth-Teams leben von Registrierungs-, Aktivierungs- und Conversion-Raten, und Duplikate verzerren alle drei.
Eine Person, die sich zweimal anmeldet, zählt als zwei Anmeldungen und oft als eine gescheiterte Testphase. Ein zahlender Kunde, der von seinem Testdatensatz getrennt ist, lässt die Conversion niedriger aussehen, als sie ist.
Bevor Sie einem Funnel-Bericht vertrauen, prüfen Sie, wie viele Registrierungen eine E-Mail, einen Namen und eine Domain oder eine Firma teilen. Einigen Sie sich mit RevOps, was als eine Person und ein Account zählt.
Für Gründer: wissen, was das CRM Ihnen sagt
Gründer nutzen das CRM für die großen Fragen: wie viele Kunden Sie haben, welche Accounts wachsen und woher der Umsatz kommt. Duplikate machen jede dieser Antworten weniger verlässlich.
Die Hauptkosten sind Vertrauen. Wenn Vertrieb, Growth und Finanzen Kunden unterschiedlich zählen, werden Meetings zu Debatten darüber, wessen Zahl stimmt.
Sie müssen die Bereinigung nicht selbst durchführen. Sorgen Sie dafür, dass jemand zuständig ist und das Team sich einig ist, was ein Duplikat ist.
Wie Dedupely SaaS-Teams hilft, doppelte Kunden zu finden
Dedupely findet doppelte Kontakte und Firmen ohne Einrichtung, damit Sie sehen, was Anmeldungen, Testphasen und Syncs angelegt haben. Sie können Firmen über ihre Kerndomain abgleichen, Regeln festlegen, die Lifecycle-Phase und Owner richtig halten, und jeden Merge vorab ansehen. Sind Ihre Regeln getestet, können Sie neue Duplikate, bei denen Sie sicher sind, etwa exakte E-Mail- oder Domain-Treffer, automatisch nach Zeitplan zusammenführen.
Schnelles Wachstum braucht ein verlässliches CRM
SaaS-CRMs duplizieren, weil Datensätze automatisch entstehen, aus Registrierungen, Tests, Produktsynchronisierungen und jedem neuen Nutzer eines Teams. Jede Quelle ergibt für sich Sinn, und zusammen verteilen sie Personen und Firmen auf mehrere Datensätze.
RevOps, Growth und Gründer spüren es unterschiedlich, von kaputten Syncs über Funnel-Zahlen bis zur Kundenzahl. Erst die Einigung darauf, was als Duplikat zählt, lässt alle drei mit denselben Daten arbeiten.
Häufige Fragen
Warum haben SaaS-Unternehmen so viele doppelte CRM-Datensätze?
Weil Datensätze automatisch an vielen Stellen entstehen: Produkt-Anmeldungen, Tests, Abrechnung, Produktdaten-Syncs und Kollegen, die ins Produkt eingeladen werden. Legt eine Quelle Datensätze an, statt sie zu aktualisieren, oder gleicht über eine Produkt-ID ab, landet eine Person oder Firma in mehreren Datensätzen.
Sollten Testnutzer und zahlende Kunden im CRM zusammengeführt werden?
Das hängt davon ab, wie Ihr Team Accounts verfolgt. Werden zwei Kontakte zusammengeführt, entsteht ein Datensatz mit der ganzen Historie vom Test bis zum Kauf, während manche Teams Testdatensätze getrennt halten, um die Conversion zu messen. Entscheiden Sie, welche Sicht Sie brauchen, und wenden Sie dann dieselbe Regel auf jeden Test- und Kundendatensatz an.
Wie verhindern Sie, dass Produkt-Anmeldungen doppelte Kontakte erzeugen?
Sorgen Sie dafür, dass jede Anmeldung einen bestehenden Kontakt aktualisiert, wenn die E-Mail schon existiert, statt einen neuen anzulegen. Prüfen Sie, mit welchem Feld jede Synchronisierung Datensätze findet. Duplikate mit anderen E-Mails tauchen trotzdem auf, also prüfen und zusammenführen Sie sie regelmäßig, beginnend mit Treffern bei Name und Firmendomain.
Wie gehen Sie mit mehreren Nutzern derselben Firma in einem CRM um?
Behalten Sie jeden Nutzer als Kontakt und verknüpfen Sie ihn mit einem Firmendatensatz. Gleichen Sie Firmen über die Website-Domain ab, um mehrfach angelegte Accounts zu finden. Lassen Sie private E-Mail-Domains wie gmail.com weg, da sie keine Firma identifizieren, und entscheiden Sie, ob getrennte Workspaces als ein Account zählen.
Wer sollte in einem SaaS-Unternehmen für die CRM-Deduplizierung zuständig sein?
Meist RevOps oder der CRM-Admin, da sie die Tools verwalten, die Datensätze anlegen. Growth und Vertrieb sollten sich einigen, was als Duplikat gilt, denn es beeinflusst Funnel- und Pipeline-Zahlen. Gründer können die Arbeit anderen überlassen und dafür sorgen, dass jemand zuständig ist.
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