TL;DR
- I duplicati nel SaaS arrivano spesso da record che il prodotto crea in automatico, senza che nessuno li controlli.
- Un utente in prova e un cliente pagante possono essere una persona in due record di contatto.
- Più utenti di un'azienda possono creare più record aziendali per un solo cliente.
- Se due record SaaS sono duplicati dipende da come ogni team segue gli account.
- Dedupely trova contatti e aziende SaaS duplicati senza configurazione, e mostra l'anteprima di ogni unione.
In un'azienda SaaS il CRM si riempie da solo. Ogni registrazione, prova, invito ed evento di prodotto può creare o aggiornare un record, spesso senza che nessuno lo tocchi. Spesso nessuno rivede quei record prima che vendite, growth e finanza inizino a usarli.
Quella velocità è il senso di un modello product-led, ed è anche da lì che arrivano i duplicati. La stessa persona si registra due volte, una prova e un account a pagamento restano separati, e dieci utenti di un'azienda diventano dieci aziende. In questo articolo vedrai da dove arrivano i duplicati nel SaaS e cosa dovrebbero guardare RevOps, growth e fondatori.
Da dove vengono i duplicati in un CRM SaaS
Ogni stack SaaS è diverso, quindi le cause variano. Queste quattro capitano spesso.
Iscrizioni al prodotto che creano nuovi record
A flusso di registrazione di solito crea un contatto nel CRM. Se la persona esiste già con un'altra email, o la sincronizzazione crea invece di aggiornare, compare un secondo record.
Le persone si iscrivono anche più volte: con un'email di lavoro e poi una personale, o di nuovo quando scade una prova.
Utenti in prova e account paganti
Una prova può stare in un record contatto e il cliente pagante in un altro. Chi ha avviato la prova può non essere chi paga, e la fatturazione può creare un suo contatto.
Lo stesso succede con le aziende: uno spazio di prova e un account a pagamento possono finire come due record aziendali. Quando non si collegano mai, le vendite vedono una prova "non convertita" accanto a un cliente che invece lo è.
Dati di prodotto sincronizzati con il CRM
I dati di utilizzo del prodotto, degli spazi di lavoro e di fatturazione spesso si sincronizzano dal database del prodotto o da un data warehouse. Se la sincronizzazione abbina sul proprio ID utente o spazio invece che sull'email, può creare un record che il CRM aveva già.
Una sincronizzazione configurata male può creare molti duplicati in un colpo solo.
Più utenti della stessa azienda
I prodotti SaaS invitano colleghi, e ogni utente può diventare un contatto. È normale. Il problema inizia quando ogni utente crea anche un'azienda, così un cliente diventa più record aziendali.
Cosa crea ogni fonte
| Fonte | Cosa crea | Da dove cominciare |
|---|---|---|
| Iscrizioni al prodotto | Contatti duplicati con email diverse | Stesso nome e dominio aziendale, email diversa |
| Prove e fatturazione | Due contatti, o due aziende, per un solo cliente | Stessa email o dominio con fasi del ciclo di vita diverse |
| Sincronizzazioni dei dati di prodotto | Record creati su un ID prodotto invece che sull'email | Record creati in un unico lotto, o con email vuota |
| Più utenti per azienda | Più record azienda per un solo cliente | Aziende che condividono un dominio web |
Cosa conta come duplicato nel SaaS
Cosa conta come duplicato va valutato caso per caso. Ciò che un team SaaS considera un duplicato, un altro potrebbe non farlo.
- Due workspace per un'azienda: alcuni team vogliono un solo record aziendale. Altri fatturano ogni spazio di lavoro separatamente e ne tengono due.
- Un contatto in prova e un contatto pagante: un team li unisce per vedere lo storico completo. Un altro li tiene separati per misurare la conversione della prova.
- Email personali: una registrazione con un indirizzo gmail.com non può essere collegata a un'azienda tramite dominio. Può comunque essere un duplicato di un contatto con email di lavoro.
Inizia decidendo cosa rende un record un duplicato nel tuo CRM e dove i record si sovrappongono. Poi parti da quelli evidenti: email esatta per i contatti e dominio esatto per le aziende.
Per RevOps: mantieni pulito il sistema mentre cresce
RevOps gestisce le tubature, quindi molti duplicati SaaS finiscono sulla tua scrivania.
- Mappa ogni strumento che crea record: il flusso di registrazione, la fatturazione, le sincronizzazioni del prodotto, i moduli e le importazioni.
- Controlla quale campo usa ciascuna per trovare i record esistenti. Una sincronizzazione basata su un ID prodotto non vede un contatto creato da un modulo.
- Decidi quale valore vince quando i record si uniscono. Fase del ciclo di vita, responsabile e campi di piano o fatturazione richiedono più attenzione.
- Tieni d'occhio i nuovi record dopo ogni modifica a un'integrazione, perché un'esecuzione sbagliata può creare un'ondata.
Per il growth: fidati dei numeri del funnel
I team growth vivono di tassi di registrazione, attivazione e conversione, e i duplicati falsano tutti e tre.
Una persona che si registra due volte conta come due registrazioni e, spesso, come una prova fallita. Un cliente pagante separato dal suo record di prova fa sembrare la conversione più bassa di quanto sia.
Prima di fidarti di un report di funnel, controlla quante registrazioni condividono un'email, un nome e un dominio, o un'azienda. Concorda con RevOps cosa conta come una persona e un account.
Per i founder: capire cosa ti dice il CRM
I fondatori usano il CRM per rispondere alle grandi domande: quanti clienti avete, quali account crescono e da dove arrivano i ricavi. I duplicati rendono ognuna di queste risposte meno affidabile.
Il costo principale è la fiducia. Quando vendite, growth e finanza contano i clienti in modo diverso, le riunioni diventano discussioni su quale numero sia giusto.
Non devi occuparti tu della pulizia. Assicurati che qualcuno ne sia responsabile e che il team sia d'accordo su cosa sia un duplicato.
Come Dedupely aiuta i team SaaS a trovare i clienti duplicati
Dedupely trova contatti e aziende duplicati senza configurazione, così vedi cosa hanno creato registrazioni, prove e sincronizzazioni. Puoi confrontare le aziende sul dominio principale, impostare regole che tengono corretti fase del ciclo di vita e responsabile, e vedere l'anteprima di ogni unione. Una volta provate le regole, puoi unire in automatico e con una pianificazione i nuovi duplicati di cui sei sicuro, come le corrispondenze esatte di email o dominio.
Crescere in fretta richiede un CRM affidabile
I CRM SaaS si duplicano perché i record vengono creati in automatico, da registrazioni, prove, sincronizzazioni del prodotto e ogni nuovo utente di un team. Ogni fonte ha senso da sola, e insieme dividono persone e aziende su più record.
RevOps, growth e fondatori lo vivono in modo diverso, dalle sincronizzazioni rotte ai numeri del funnel al conteggio dei clienti. Mettersi d'accordo su cosa conta come duplicato permette a tutti e tre di lavorare sugli stessi dati.
Domande frequenti
Perché le aziende SaaS hanno così tanti record duplicati nel CRM?
Perché i record vengono creati automaticamente da tanti punti: iscrizioni al prodotto, prove, fatturazione, sincronizzazioni dei dati di prodotto e colleghi invitati nel prodotto. Quando una fonte crea record invece di aggiornarli, o confronta su un ID di prodotto, una persona o un'azienda finisce in più record.
Gli utenti in prova e i clienti paganti vanno uniti nel CRM?
Dipende da come il tuo team segue gli account. Unire due contatti dà un record con tutto lo storico dalla prova all'acquisto, mentre alcuni team tengono separati i record di prova per misurare la conversione. Decidi quale vista ti serve, poi applica la stessa regola a ogni record di prova e di cliente.
Come evitare che le iscrizioni al prodotto creino contatti duplicati?
Fai in modo che ogni iscrizione aggiorni un contatto esistente quando l'email esiste già, invece di crearne uno nuovo. Controlla quale campo usa ogni sincronizzazione per trovare i record. I duplicati con email diverse compariranno comunque, quindi rivedili e uniscili regolarmente, partendo dalle corrispondenze di nome e dominio aziendale.
Come gestire più utenti della stessa azienda in un CRM?
Tieni ogni utente come contatto e collegalo a un record aziendale. Confronta le aziende per dominio del sito per trovare gli account creati più di una volta. Lascia fuori i domini email personali come gmail.com, perché non identificano un'azienda, e decidi se spazi di lavoro separati contano come un solo account.
Chi dovrebbe gestire la deduplicazione del CRM in un'azienda SaaS?
Di solito RevOps o l'amministratore del CRM, perché gestiscono gli strumenti che creano record. Growth e vendite dovrebbero concordare cosa conta come duplicato, perché incide sui numeri di funnel e pipeline. I fondatori possono lasciare il lavoro ad altri e assicurarsi che qualcuno ne sia responsabile.
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