Guide till dubblettrensning i HubSpot

Objekt som stöds

Dedupely stöder dubblettrensning för följande HubSpot-objekt:

• Kontakter
• Företag
• Affärer
• Ärenden
• Leads
• Anpassade objekt

Behörigheter som krävs

För att koppla HubSpot och slå ihop dubbletter måste du vara Super Admin, eller ha behörigheterna "Merge records" och "Edit" för de objekt du vill rensa.

Vanliga dubblettproblem i HubSpot

Eftersom HubSpot driver marknadsföring och aktiviteter högst upp i tratten kommer dubbletter oftast i stora vågor på en gång i stället för en och en. HubSpot-administratörer möter ofta följande problem:

• Röriga kalkylarksimporter: HubSpot kräver exakta träffar på e-post och webbdomän vid import. Saknar en eventlista webbdomäner skapar HubSpot direkt nya dubblettföretag för varje post i listan.
• Motstridiga datakällor: Datakällor som inte hänger ihop skapar ofta dubbletter. En säljare lägger till exempel in en post manuellt med en .eu-adress, medan ett automatiserat webbformulär senare skickar in samma person med en .com-adress.
• Friktion mellan avdelningar: Marknadsteamet får ofta städa upp en blandning av egen inbound-data och poster som säljteamet lagt in manuellt, en balansgång där värdefulla säljanteckningar inte får försvinna.
• Dyra betalväggar och manuell städning: Inbyggd masshantering av dubbletter är låst bakom dyra Operations Hub-nivåer. Utan uppgradering får administratörer lägga timmar på att manuellt klicka "slå ihop" på varje par som HubSpot matchar.

HubSpots inbyggda sammanslagning

Dedupely slår ihop poster via HubSpots inbyggda API. Du kan använda Dedupelys Merge Rules för att styra vilka fältvärden (till exempel titlar eller egna egenskaper) eller vilken post som vinner en sammanslagning, men du kan inte åsidosätta HubSpots grundläggande sammanslagningslogik. Varje sammanslagning följer automatiskt dessa inbyggda HubSpot-regler:

• Nya post-ID:n: Till skillnad från de flesta andra CRM skapar en sammanslagning av två dubbletter i HubSpot ett helt nytt internt Record ID för den slutliga posten. HubSpot behåller varken den primära eller den sekundära postens ID.
• API-omdirigeringar: Om dina externa integrationer eller rapportverktyg använder sparade kontakt-ID:n dirigerar HubSpot automatiskt om sökningar på de gamla ursprungliga ID:na till den nya sammanslagna posten.
• Avregistrering från arbetsflöden: Som standard avregistrerar HubSpot båda ursprungsposterna från aktiva arbetsflöden vid en sammanslagning.

Rekommenderad process för dubblettrensning i HubSpot

Följ den här stegvisa metoden för att hantera stora importer och hålla HubSpot-portalen ren i både marknad och sälj:

1. Städa data före och efter import: Rensa dubbletter i dina kalkylblad och CSV-filer innan du importerar dem till HubSpot. När importen är klar kör du direkt en riktad Duplicate Search som matchar och slår ihop de poster som kringgår HubSpots strikta krav på domän eller e-post.
2. Granska och rensa dubbletter i din gamla data: Databaser innehåller ofta tusentals gamla dubbletter från tidigare event, gamla integrationer och tidigare team. Kör Duplicate Searches (med parametrar som förnamn plus efternamn plus telefonnummer) för att hitta poster som importerats utan e-postadress, och slå ihop dem i bulk först.
3. Kontrollera inkommande dubbletter: Identifiera vilka webbformulär, landningssidor och externa integrationer som ofta skapar dubbletter. Bygg egna Duplicate Searches i Dedupely anpassade efter den data de verktygen levererar, så att du kan isolera och hantera röran de skickar in.
4. Skapa förtroende mellan avdelningarna: Eftersom marknad ofta städar data som andra team har skapat, använd Dedupelys Auto Match innan du automatiserar helt. Med Auto Match sätter du ett tröskelvärde för en specifik sökning: när antalet dubbletter når tröskeln får du en avisering om att granska dem. Därifrån kan du avvisa matchningen, slå ihop den eller skicka den till Manual Review så att någon i ett annat team hinner säga sitt före sammanslagningen.
5. Automatisera toppen av tratten: När dina gamla importer är rena och dina matchkriterier är bevisade, aktivera Auto Merge. Schemalägg den att köra i en loop och slå ihop dubbletter från aktiva webbformulär och API-kopplingar, så att teamen bara ser rena, sammanslagna poster när ett lead landar hos dem.

Vanliga frågor om dubbletter i HubSpot

• Behöver jag ett betalt HubSpot-abonnemang (som Operations Hub) för att använda Dedupely? Nej. Dedupely fungerar med alla HubSpot-nivåer, även gratisversionen. Du kan automatisera och slå ihop dina dubbletter i bulk utan att uppgradera ditt HubSpot-abonnemang.
• Hur rensar jag dubbletter bland affärer? Dedupely stöder affärer fullt ut. Du kan bygga egna Duplicate Searches som hittar och slår ihop dubblettaffärer i bulk, precis som med kontakter.
• Hur hanterar jag kontakter med flera e-postadresser? HubSpot utgår från den primära e-postadressen, så integrationer skapar dubbletter när en kund använder en sekundär adress. I Dedupely är du inte låst till e-postmatchning: du kan bygga Duplicate Searches på ett eget fält eller matcha på en kombination av flera fält.
• Kan jag automatisera dubbletthanteringen helt och nå "noll dubbletter"? Du kan automatisera större delen av städningen, men människor är oförutsägbara och skapar gränsfall. Vi rekommenderar en nivåindelad ansats: låt Auto Merge ta hand om säkra dubbletter med exakta träffar, och låt Auto Match flagga de kvarvarande, komplexa gränsfallen för manuell granskning.
• Varför skapade HubSpot dubbletter när jag importerade en lista med befintliga företag? HubSpot kräver att fältet "Company Domain Name" matchar för att hitta befintliga företag vid en import. Saknas den kolumnen, eller är den formaterad annorlunda i ditt kalkylark, skapar HubSpot nya poster. I Dedupely använder du matchningsalternativet "Domain Root" för att matcha webbadresser på roten (utan www, .com och liknande). Du kan också använda "Ignored terms" i dina Match Settings för att automatiskt hoppa över vanliga bolagsändelser som "Inc." eller "LLC" när företagsnamn jämförs.

Nämns i den här artikeln: Duplicate Searches, Merge Rules, Hitta dubbletter, Slå samman dubbletter, och Auto Match.