Guide till dubbletter i Close CRM

Objekt som stöds

Dedupely hanterar dubbletter för följande objekt i Close CRM:

• Leads
• Kontakter
• Affärsmöjligheter

Behörigheter som krävs

Anslutningen till Close CRM sker via OAuth, så det finns ingen API-nyckel att skapa eller klistra in. Du godkänner Dedupely från ditt Close CRM-konto, och anslutningen bär dina egna behörigheter: du behöver rättigheter att redigera och radera de objekt du vill rensa dubbletter i.

Vanliga dubblettproblem i Close CRM

Close CRM är uppbyggt kring Lead som nav, med kontakter och affärer kopplade till det. Det är den strukturen som gör dubbletter besvärliga:

• Samma företag kommer in två gånger som två Leads. Inkommande formulär, listimporter och API-integrationer skapar en ny Lead i stället för att koppla till den befintliga, så samtalshistoriken för ett och samma konto delas upp på två poster.
• Samma person finns två gånger under en och samma Lead. En Contact som en säljare lagt till och en Contact som skapats av en integration ligger sida vid sida, och Close CRM erbjuder inget sätt att slå ihop dem.
• Samma personer under dubblerade Leads. De hänger ihop: löser du bara dina Contacts ligger dina Leads kvar uppdelade, och det är oftast en sammanslagning på Lead-nivå som är rätt lösning.
• Opportunities dubbleras. En affär som loggats två gånger blåser upp pipelinen, och prognosen är fel tills den ena tas bort.
• Inbyggd identifiering är begränsad. Close CRM matchar på exakta värden, så ett smeknamn, ett stavfel eller en annan e-postdomän räcker för att en dubblett ska slinka igenom.

Close CRMs inbyggda sammanslagning

Dedupely använder Close CRMs eget API, så det en sammanslagning gör med en post är Close CRMs beteende, inte vårt. De tre objekten är inte likvärdiga här:

Leads har inbyggd sammanslagning

Close CRM har en riktig sammanslagning för leads. Dedupely väljer Primary, dubbletten slås ihop in i den, och Primary blir kvar med historiken från den andra Leaden. Eftersom Close CRM loggar sammanslagningen som en verklig händelse syns den både i Leadens egen aktivitet och i Merge History.

Contacts går inte att slå ihop alls i Close CRM

Close CRM:s API har ingen sammanslagning av kontakter, så inget verktyg kan erbjuda en inbyggd sådan. Dedupely löser dubblettkontakter genom att samla fältvärdena på den kontakt du behåller, flytta över kontaktens affärer, anteckningar, samtal och e-post och sedan ta bort dubbletten.

Opportunities kan inte ta med sig sin historik

Aktiviteter i Close CRM refererar till en Lead och en Contact, aldrig till en Opportunity, så det finns inget att flytta när två Opportunities slås ihop. Bestäm vilken som är rätt före sammanslagningen och använd Merge Rules för att styra vilka värden som vinner.

Rekommenderad process för dubbletter i Close CRM

1. Börja med Leads, inte Contacts: när samma personer ligger under dubblerade Leads samlar en sammanslagning på Lead-nivå deras Contacts i ett steg. Städar du Contacts först sitter du kvar med två Leads och mer arbete.
2. Spåra var dubbletterna kommer ifrån: inkommande formulär, listimporter och de integrationer som skriver till Close CRM via API:et. Varje källa ger en egen sorts dubblett, och varje sort behöver sin egen matchningslogik.
3. Bygg en Duplicate Search per scenario: en strikt sökning för matchningar med hög träffsäkerhet, till exempel Exact Email, och en mer tillåtande för de fall som kräver att någon tittar, till exempel Similar Name på samma företag.
4. Testa en sammanslagning innan du automatiserar den: kör den strikta sökningen, slå ihop en liten omgång och kontrollera i Merge History att rätt värden vann.
5. Sätt Merge Rules när mönstret är tydligt: avgör fält för fält vilket värde som överlever, så att samma beslut inte fattas för hand vid varje träff.
6. Automatisera de strikta sökningarna: slå på Auto Merge för de sökningar du litar på, och använd Auto Match på de lösare så att du får en notis om att granska i stället för att posterna slås ihop automatiskt.

Vanliga frågor om dubbletter i Close CRM

• Behöver jag ett administratörskonto i Close CRM? Du behöver behörighet att redigera och radera de objekt du vill rensa dubbletter i. OAuth-anslutningen bär dina egna behörigheter, så om du inte kan radera en Contact i Close CRM kan inte Dedupely det heller.
• Vad skiljer Dedupelys matchning? Dedupely matchar på vilket fält som helst, med Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words eller Domain Root. Det är så smeknamn, stavfel och omkastade namn fångas upp, sådant som en jämförelse av namn, telefon eller e-post missar.
• Varför kan Dedupely slå ihop Contacts när Close CRM inte kan? För att vi gör jobbet som den saknade endpointen hade gjort: fältvärdena samlas på posten du behåller, Opportunities, Notes, Calls och Emails flyttas över, och dubbletten tas sedan bort.
• Vad händer med Tasks och Meetings på den Contact som försvinner vid sammanslagningen? Close CRMs API tillåter inte att någon av dem flyttas, så de kan inte följa med posten. Dedupely listar dem åt dig i stället för att flytta dem.
• Kan jag matcha Leads på företagets domän? Ja. Matchningsalternativet Domain Root jämför webbadresser på rotnivå och bortser från www, .com och landsvarianter. Ignorerade termer i dina Match Settings hoppar över ändelser som "Inc." eller "Ltd." när namn jämförs.
• Close CRM:s support erbjöd sig att slå ihop mina dubbletter. Vad är skillnaden? Close CRM:s support gör en kostnadsfri dubblettrensning åt dig, en gång. Du exporterar en CSV med ett av deras supportverktyg, skickar tillbaka den, och de tillämpar en enda regel på varje dubblett i filen: behåll den äldsta, behåll den senast uppdaterade eller behåll den med högst prioriterad status. Det är ett bra sätt att beta av en backlog. Det håller inte databasen ren, och det sker inte på fältnivå: du kan inte säga att den här e-postadressen vinner men inte det där telefonnumret.
• Kan Close CRM hitta dubbletter på egen hand? Inte i produkten. Close CRM har ingen dubblettidentifiering i gränssnittet. Deras supportverktyg söker efter dubblettleads i hela kontot och efter dubblettkontakter inom ett enskilt lead, matchar på namn, telefonnummer eller e-postadress, och exporterar en CSV i stället för att slå ihop något.
• Slås något ihop automatiskt när jag ansluter Close CRM? Nej. Att ansluta och synka slår aldrig ihop, ändrar eller raderar en post. En sammanslagning sker när du klickar på Merge, eller när du själv slår på Auto Merge för en sökning.

Nämns i den här artikeln: Duplicate Searches, Merge Rules, Merge History, Hitta dubbletter, och Auto Match.