TL;DR
- Parti dalle corrispondenze esatte sul campo che identifica ogni record, come email o dominio.
- Dopo le corrispondenze esatte, combina due o più campi, come il nome con l'azienda.
- I campi migliori dipendono dall'oggetto e dalla provenienza dei suoi record.
- Nessun campo è sicuro ovunque, perché cosa conta come duplicato cambia da team a team.
- Dedupely ti permette di creare ricerche di duplicati sui campi adatti a ogni oggetto e fonte.
Ogni ricerca di duplicati parte da una decisione: quali campi devono coincidere perché due record contino come uguali. Scegline troppo pochi e unisci persone che condividono solo un nome. Scegline troppi e i duplicati che volevi trovare sfuggono.
Non esiste un elenco universale dei campi giusti. Un contatto da un modulo web porta dati diversi da uno da un elenco eventi. Anche un record azienda si comporta diversamente da una trattativa.
In questo articolo vedrai da dove partire e quali combinazioni provare dopo. Vedrai anche come l'oggetto e la fonte cambiano la scelta, e perché un solo campo può trarre in inganno.
Prima decidi cosa significa duplicato nel tuo CRM
Prima di scegliere i campi, guarda i tuoi dati. Cosa rende due record lo stesso cliente per il tuo team, e dove si sovrappongono i record? Una volta capito, i campi da confrontare, e quanto rigido debba essere ciascuno, ne derivano.
Dipende dal caso: ciò che un team considera un duplicato, un altro potrebbe non farlo.
Un team che vende a privati può trattare due contatti con la stessa email come una persona. Un team che vende a nuclei familiari può trattarli come due acquirenti che condividono una casella.
Lo stesso vale per le aziende. Per un team, ogni ufficio di un'azienda è un solo account. Per un altro, ogni ufficio ha il proprio responsabile e contratto, quindi deve restare un record separato.
Inizia dai duplicati più evidenti
Il primo passo più sicuro sono i duplicati su cui nessuno discute. Di solito sono corrispondenze esatte sul campo che identifica ogni record, e sono i meno rischiosi da unire.
Contatti: email
Per le persone, l'email è il punto di partenza abituale. Due contatti con la stessa email di lavoro sono molto probabilmente la stessa persona, anche se i nomi sono scritti in modo diverso.
Confrontala in modo esatto, ignorando le maiuscole. Lascia per dopo la corrispondenza email più flessibile, quando i gruppi evidenti saranno uniti.
Aziende: dominio
Per le aziende, il dominio del sito web ha lo stesso ruolo. Due record azienda con lo stesso dominio sono di solito la stessa azienda, qualunque cosa dica il campo nome.
I domini richiedono un po' di attenzione. La stessa azienda può comparire come www.example.com, example.com e https://example.com/contact, quindi confronta il dominio principale.
Poi combina i campi
Molti duplicati non condividono email né dominio. Un record ha un'email di lavoro, l'altro una personale, oppure uno non ha email. Per trovarli, combina due o più campi che insieme indicano una persona o un'azienda.
Nome e azienda
Nome e cognome insieme al nome aziendale sono una combinazione comune per i contatti. Intercetta le persone registrate due volte con email diverse, e i record inseriti a mano senza email.
Nome e paese o città
Per le aziende, nome più paese è un buon passo successivo. Tiene separata "Northwind" in Germania da "Northwind" in Canada, che possono non avere legami.
Per i contatti senza azienda, nome più città può funzionare, purché i nomi nel database non siano troppo comuni.
Nome e telefono
Il nome con un numero di telefono aiuta dove mancano le email, come nei record da chiamate o eventi in presenza. I formati di telefono variano molto, quindi togli spazi, trattini e parentesi e confronta le cifre.
Lead e trattative hanno bisogno di campi propri
Contatti e aziende seguono i punti di partenza sopra. Lead e trattative si comportano diversamente, per ciò che contengono e per la velocità con cui nascono.
| Oggetto | Una buona prima corrispondenza | Una combinazione successiva | Dove può ingannare |
|---|---|---|---|
| Lead | Email esatta per i lead persona, dominio esatto per i lead azienda | Nome con l'azienda del modulo o dell'elenco | Lead importati con solo nome e azienda, e registrazioni ripetute con una nuova email |
| Deal | Stessa azienda associata, stesso importo e stessa data di chiusura | Nome della trattativa con l'azienda | Rinnovi e acquisti ripetuti che il team tiene come trattative separate |
I lead hanno pochi dati, quindi una corrispondenza su due campi scarni va rivista. Le trattative portano soldi, quindi controlla proprietario e fase prima di unire, perché decidono a chi va il merito.
Scegli i campi per ogni fonte
Da dove viene un record ti dice di quali campi fidarti. Lo stesso oggetto può richiedere campi diversi a seconda di come sono stati creati i suoi record.
Moduli web
I moduli raccolgono di solito un'email, quindi qui l'email tende a essere affidabile. I nomi meno: le persone scrivono soprannomi, tutto maiuscolo o il nome completo nel campo nome.
Importazioni ed elenchi di eventi
Elenchi da eventi, partner o fornitori hanno spesso nomi e aziende ma nessuna email, o un'email personale. Nome con azienda è di solito la corrispondenza migliore per questi record.
Integrazioni e arricchimento
I record creati da un altro sistema spesso portano l'ID di quel sistema, che è una corrispondenza solida quando c'è. Gli strumenti di arricchimento possono aggiungere il nome legale di un'azienda, quindi le corrispondenze sul nome falliscono dove quelle sul dominio funzionano ancora.
Record inseriti a mano dai commerciali
L'inserimento manuale porta refusi, campi mancanti e valori nel campo sbagliato, come un telefono nel campo email. Aiuta un confronto dei nomi più ampio, e anche controllare più di un campo.
Perché un solo campo può trarre in inganno
Non esiste un elenco fisso di campi da non usare mai da soli. Dipende dai tuoi dati. Alcuni campi però ingannano abbastanza spesso da meritare un secondo sguardo:
- Numeri di telefono: il centralino di un ufficio o il fisso di una famiglia possono essere condivisi da molte persone.
- Nomi: i nomi comuni come Maria o John corrispondono a migliaia di persone non collegate.
- Email: le caselle condivise come info@ o sales@ possono rappresentare un intero team.
- Nome azienda: aziende diverse possono avere lo stesso nome in paesi diversi.
- Città o indirizzo: un grande edificio di uffici può ospitare decine di aziende.
Niente di tutto questo è una regola. Per un'attività che serve nuclei familiari, un telefono condiviso può essere proprio ciò che rende due record un solo cliente. Per questo i campi devono venire dalla tua definizione di duplicato.
Decidi quanto rigoroso deve essere ogni campo
Scegliere un campo è metà della decisione. L'altra metà è quanto devono coincidere i suoi valori. Exact va bene per email o dominio, una più ampia per i nomi, e un campo spesso vuoto si può lasciare fuori.
Uno schema utile è un campo rigido più uno o due più larghi. Per esempio, un dominio aziendale esatto con un nome del contatto più largo trova la stessa persona inserita due volte in un'azienda. Per saperne di più su come acquisire sicurezza, vedi come identificare correttamente tutti i duplicati nel tuo CRM.
Come Dedupely ti aiuta a confrontare i campi giusti
In Dedupely crei ricerche di duplicati per ogni oggetto e imposti quanto è rigoroso ogni campo, dall'esatto all'ortografia simile. Le ricerche pronte per le combinazioni di campi più comuni sono lì dal primo accesso, così parti dai duplicati evidenti. Quando dei record corrispondono ma per il tuo team non sono duplicati, rifiuta la corrispondenza e non tornerà nelle tue ricerche.
Lascia che siano i tuoi dati a scegliere i campi
I campi che trovano i duplicati in un CRM possono non vederli, o accoppiare i record sbagliati, in un altro. Partire dalle corrispondenze esatte su email e dominio libera i gruppi evidenti, e combinazioni come nome con azienda o paese trovano il resto.
A tenere insieme tutto è la tua definizione di duplicato. Sappi cosa rende due record lo stesso cliente per il tuo team, e dove ogni fonte ha dati giusti o sbagliati. Allora i campi giusti per ogni oggetto diventano molto più facili da scegliere.
Domande frequenti
Quali campi usare per trovare i contatti duplicati?
Inizia dall'email, con corrispondenza esatta, perché due contatti con la stessa email di lavoro sono di solito la stessa persona. Poi combina nome e cognome con l'azienda, o il nome con il telefono, per trovare persone con email diverse o senza email. Il mix giusto dipende da dove arrivano i tuoi contatti e da cosa il tuo team considera un duplicato.
Quali campi usare per trovare trattative duplicate?
Parti dalle trattative collegate alla stessa azienda con lo stesso importo e la stessa data di chiusura. Poi confronta il nome della trattativa con l'azienda. Rinnovi e acquisti ripetuti possono sembrare identici, quindi decidi prima se il team li tiene come trattative separate prima di unire qualsiasi cosa.
Confrontare solo sul nome basta per trovare i duplicati?
Di solito no: i nomi comuni corrispondono a molte persone non collegate, e attività diverse in paesi diversi possono condividere un nome aziendale. Combina il nome con almeno un altro campo, come azienda, dominio email, paese o telefono. Così due record corrispondono solo quando più di un indizio coincide.
Si possono trovare duplicati per numero di telefono?
Sì, ma i numeri di telefono funzionano meglio abbinati a un nome. Centralini e fissi di famiglia possono essere condivisi da molte persone, quindi una corrispondenza solo sul telefono può raggruppare record che non sono duplicati. Anche i formati variano, quindi togli spazi, trattini e prefissi internazionali e confronta le cifre.
Quanti campi devono coincidere prima di unire i duplicati?
Più campi solidi coincidono, più l'unione è sicura: una corrispondenza esatta su email o dominio spesso basta per i duplicati evidenti. Per le corrispondenze più ampie, cerca tre o quattro campi che coincidono, come nome, azienda e telefono. Rivedi i gruppi con meno campi prima di unire.
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