Quando mescla registros no HubSpot, fica sempre um registro: é o seu registro primário. Sobrevive à mesclagem, gera um novo ID e absorve todos os outros registros do grupo.
Mas nem sempre é claro como esse registro principal é escolhido, nem se tem algum controle sobre isso.
Neste guia, vai aprender:
- O que é um registro principal (e o que não é)
- Como o HubSpot e o Dedupely funcionam em conjunto na mesclagem
- Onde pode influenciar o resultado e onde não pode
- Como prever com confiança que registro fica após a mesclagem
Vamos por partes.
O que é um registro primário?
Quando há uma mesclagem, o HubSpot cria automaticamente um novo ID e usa como referência o registro mais antigo em campos como data de criação, datas de atividades e campos só de leitura.
Este registro:
- Passa a ser a única versão sobrevivente de todos os dados mesclados
- Os valores dos campos são escolhidos com base nas merge rules, que pode controle (mais sobre isso abaixo)
Veja o registro primário como a sua âncora: é nele que fica o resultado final.
Como o Dedupely (e o HubSpot) escolhem o registro principal
Quando você mescla duplicados no Dedupely, um novo ID de registro é criado por causa da lógica de mesclagem do HubSpot - na maioria das vezes, com base no registro mais antigo. Lembre-se: se você personalizou seu CRM com integrações, workflows ou outras configurações, essas mudanças podem afetar o resultado, no HubSpot e no Dedupely.
Eis o que acontece em cada cenário de mesclagem:
Mesclagens em massa ou automáticas: Você pode definir Merge Rules para ambos. Revise-as primeiro para confirmar quais valores prevalecem e quais são descartados. As Merge Rules permitem definir uma lógica geral ou específica para o Dedupely funcionar como você precisa.
O Dedupely não substitui o motor de união do HubSpot; trabalha com ele.
Ou seja, não consegue controlar totalmente que registro ganha ou perde.
Mesclagens manuais: Isso dá a você controle total e substitui qualquer comportamento padrão que o HubSpot aplicaria normalmente. Você pode escolher quais valores ganham ou perdem, a partir dos campos editáveis. Recomendamos para um número pequeno de correspondências.
O que acontece aos restantes registros mesclados
Depois de mesclar uma correspondência no Dedupely, os registros não principais são absorvidos pelo novo registro de ID criado pelo HubSpot.
Veja como o Dedupely trata os registros mesclados (com tecnologia HubSpot):
- Associações e atividades mantêm-se intactas: Todas as tarefas, notas, emails, tickets, anexos, empresas associadas e negócios dos registros mesclados são preservados e transferidos para o registro primário
- As suas Merge Rules controlam os valores dos campos: O Dedupely aplica as Merge Rules que definiu, campo a campo. Se um campo não tiver regra, o Dedupely segue o comportamento do HubSpot (normalmente: manter o valor do registro primário)
- Por norma, campos vazios nunca ganham a campos preenchidos: O Dedupely protege sempre os valores preenchidos: um campo vazio de um registro secundário nunca substitui um valor existente
Você não está perdendo dados, está consolidando-os, e o Dedupely dá a você mais controle sobre como que isso aconteça.
Nota: Se tiver workflows ou triggers que sejam executados depois uma mesclagem, isso pode afetar o resultado final do registro mesclado.
Como influenciar que valores prevalecem
Pode não conseguir definir o registro principal, mas o Dedupely oferece ferramentas para influenciar quais valores prevalecem.
Veja como:
- Afine as opções de correspondência: Escolha valores com mais chance de isolar o registro que você prefere. Por exemplo, corresponder pelo Nome da Empresa agrupa os duplicados mais óbvios, junto com Primeiro Nome, Sobrenome e Número de Telefone.
- Passe para a mesclagem manual quando for preciso: Para mesclagens de alto risco ou registros estratégicos (como seus maiores clientes), faça-as manualmente para garantir o resultado que você quer. Use a mesclagem personalizada para escolher, campo a campo, quais valores ficam.
Com as Merge Rules, escolhe que valores são mantidos na mesclagem em massa.
O que já sabe e o que fazer a seguir
Já sabe:
- Como o Dedupely segue a funcionalidade de mesclagem nativa do HubSpot para determinar que dados são mantidos
- Como o Dedupely dá a você mais visibilidade e controle sobre as mesclagens
- Quando e como pode intervir para influenciar que valores ganham ou perdem
Próximos passos:
- Use Duplicate Searches + filtros para corresponder duplicados intencionalmente
- Defina Merge Rules para influenciar que valor prevalece após uma união
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