TL;DR
- A renovação do CRM é muitas vezes o momento em que os níveis de contactos ou os limites de registos podem descer.
- Alguns CRM exigem um pedido de downgrade vários dias úteis antes da data de renovação.
- Planeie a limpeza de trás para a frente a partir da data de renovação, deixando tempo para revisão e aprovação.
- Funda primeiro os duplicados em objetos faturados, começando pelas correspondências exatas de email ou domínio.
- O Dedupely encontra e funde duplicados nos objetos pelos quais paga, antes e depois da renovação.
É fácil reparar na data de renovação do CRM só a poucas semanas de chegar. Nessa altura, o contrato está prestes a repor o mesmo escalão de contactos ou limite de registos do ano passado, incluindo os duplicados.
Quando um plano é cobrado por contactos ou registos, cada duplicado conta. Uma limpeza que termina depois da renovação pode não alterar a fatura até ao próximo período.
Este artigo trata do momento certo. Vai perceber porque é que a data de renovação é importante, como planear uma limpeza a partir dela e o que limpar primeiro. Para saber como os duplicados aumentam a própria fatura, veja o nosso artigo sobre como os registos duplicados aumentam a fatura do CRM.
Porque é que a data de renovação importa
A renovação é o momento em que muitos contratos são redefinidos. Costuma ser a sua oportunidade para escolher outro nível de contactos, outra capacidade de armazenamento ou outro limite de registos para o próximo período.
Alguns CRM só descem de escalão na renovação. No HubSpot, se ultrapassar o seu escalão de contactos de marketing, é promovido e faturado pelo escalão superior até à próxima renovação. O HubSpot não baixa os escalões de contactos a meio do período, e um pedido de descida tem de chegar pelo menos cinco dias úteis antes da renovação.
Algumas alterações também demoram a ser contabilizadas. No HubSpot, marcar contactos como não de marketing só tem efeito na data da próxima atualização, e não de imediato.
Em outubro de 2026, da base de conhecimento do HubSpot: Compreenda a faturação dos contactos de marketing. Os planos e as regras de faturação mudam, por isso verifique o seu contrato.
Planear de trás para a frente a partir da data de renovação
Comece pela data de renovação e recue a partir daí. Cada passo abaixo exige tempo, e quanto depende da sua base de dados e da sua equipa.
Identifique as datas que importam
Consulte duas datas nas definições do contrato ou da faturação: a data de renovação e o prazo de aviso anterior a ela. O prazo de aviso é o seu verdadeiro limite, já que um pedido de redução de plano pode ter de chegar ao fornecedor até essa data.
Verifique também quando alterações como o estado de não marketing ou registos eliminados passam a contar. A sua limpeza tem de estar concluída antes disso.
Meça primeiro
Conte os duplicados nos objetos que paga e compare essa contagem com o escalão inferior. Se a fusão não o levar abaixo de um escalão inferior, a renovação continua a importar, mas o prazo é menos apertado.
O nosso guia sobre como descobrir quantos duplicados tem o seu CRM mostra como contar por objeto.
Reserve tempo para as partes lentas
A fusão costuma ser a parte rápida. Acordar o que é um duplicado, rever conjuntos pouco claros com os proprietários das contas e obter aprovação demoram mais.
Deixe margem antes do prazo de aviso para a recontagem e o pedido de descida. Uma limpeza que termina na véspera do prazo não deixa espaço para imprevistos.
Calendário de limpeza para renovações
| Passo | O que acontece | O que define o tempo que demora |
|---|---|---|
| 1. Encontre as datas | Data de renovação, prazo de aviso, quando as alterações contam | Acesso às definições de contrato ou faturação |
| 2. Medir | Duplicados em objetos faturados, comparados com o escalão seguinte | Tamanho da base de dados e velocidade de sincronização dos dados |
| 3. Acordar | O que conta como duplicado e que valores prevalecem | Quantas equipas precisam de concordar |
| 4. Fundir os duplicados óbvios | Correspondências exatas por email ou domínio | Quantos conjuntos, e se testa primeiro numa amostra |
| 5. Revisão | Conjuntos pouco claros verificados pelos responsáveis | Quantos conjuntos precisam de uma pessoa |
| 6. Recontar e decidir | Nova contagem, escolha de escalão, pedido de descida de plano | O prazo de aviso do fornecedor |
O que limpar primeiro
Um prazo de renovação é uma razão para focar. Comece onde a fusão altera o número que consta do seu contrato.
Duplicados nos objetos pelos quais é faturado
Num plano com preço por contactos de marketing, comece pelos contactos duplicados com estado de marketing. Num plano com preço por armazenamento ou registos, comece pelos objetos que concentram mais registos.
Os duplicados óbvios
Comece por correspondências exatas no campo que identifica cada registo, como o e-mail para contactos ou o domínio para empresas. Constituem uma primeira ronda segura e reduzem rapidamente a contagem.
O que conta como duplicado depende do caso, por isso deixe as correspondências menos rigorosas para depois das evidentes. Valem a pena, mas não devem atrasar o prazo.
Registos de que não precisa
Registos de teste, formulários preenchidos por spam e contactos com emails devolvidos podem não pertencer ao CRM. Decidir o que fazer com eles é uma questão separada da fusão e precisa da sua própria aprovação.
Mantenha a contagem controlada após a renovação
Um escalão inferior só ajuda se o número se mantiver abaixo dele. Formulários, importações e integrações continuam a acrescentar registos, e alguns deles serão duplicados.
Quando as regras estiverem testadas, pode fundir automaticamente, em agenda, os novos duplicados de que tem certeza, como correspondências exatas de e-mail. Verifique a contagem todos os meses, para que a próxima renovação não comece com o mesmo atraso. O nosso artigo sobre com que frequência deduplicar o seu CRM ajuda-o a definir esse ritmo.
Como o Dedupely ajuda a limpar os dados antes da renovação do CRM
No Dedupely, cria Duplicate Searches nos objetos pelos quais é faturado, cada uma mostrando o número de correspondências e de registos. Define regras para o valor que prevalece, pré-visualiza cada fusão e envia os conjuntos pouco claros para revisão. Após a renovação, as mesmas Duplicate Searches mostram quando os duplicados voltam.
Deixe a renovação definir o calendário
Uma renovação é muitas vezes a única data em que limpar duplicados pode mudar o que paga no período seguinte. Terminar depois dela pode significar mais um período completo ao mesmo nível.
Trabalhe a partir do prazo de aviso: meça primeiro, funda os duplicados evidentes nos objetos faturados e deixe tempo para revisão. Depois, mantenha a contagem baixa, para que a próxima renovação seja uma verificação e não uma correria.
Perguntas frequentes
Quando devo limpar os duplicados do CRM antes de uma renovação?
Com antecedência suficiente para terminar antes do prazo de aviso do fornecedor, com tempo para recontar. Trabalhe de trás para a frente a partir dessa data, deixando tempo para acordar o que é um duplicado, rever conjuntos pouco claros e obter aprovação. O tempo necessário depende do tamanho da base de dados e do número de pessoas que têm de concordar.
Posso reduzir o meu nível de contacto HubSpot durante o contrato?
Não. Em outubro de 2026, o HubSpot não desce os níveis de contactos a meio do período, e as descidas só acontecem na renovação. O pedido tem de chegar ao HubSpot pelo menos cinco dias úteis antes da data de renovação, por isso conclua as fusões e a recontagem bem antes. Verifique o seu contrato, pois as regras de faturação mudam.
Fundir duplicados reduz a minha fatura do CRM?
Pode, se o seu plano for preçado por contactos, registos ou armazenamento. A fusão reduz a contagem, mas a fatura pode não mudar até a alteração de escalão entrar em vigor, muitas vezes na renovação. Em planos com preço por utilizador, a fusão não altera a fatura, embora continue a poupar tempo e a corrigir relatórios.
Quais os duplicados que devo limpar primeiro antes de uma renovação?
Começar pelos duplicados nos objetos que lhe são faturados, como contactos de marketing ou os objetos que ocupam mais armazenamento. Dentro deles, fundir primeiro as correspondências exatas por email ou domínio. Deixar as correspondências menos exatas para depois do prazo, para que não atrasem a recontagem nem um pedido de downgrade.
Como evito duplicados após a renovação do CRM?
Verifique a contagem todos os meses e funda os novos duplicados como parte de uma rotina. Depois de testar as regras, pode fundir automaticamente, numa agenda, os duplicados de que tem a certeza, como correspondências exatas de email. Corrigir os formulários e importações que criam mais duplicados também ajuda.
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