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TL;DR

  • A renovação do CRM é muitas vezes o momento em que os níveis de contatos ou os limites de registros podem descer.
  • Alguns CRM exigem um pedido de downgrade vários dias úteis antes da data de renovação.
  • Planeje a limpeza de trás para a frente a partir da data de renovação, deixando tempo para revisão e aprovação.
  • Mescle primeiro os duplicados em objetos faturados, começando pelas correspondências exatas de email ou domínio.
  • O Dedupely encontra e mescla duplicados nos objetos pelos quais paga, antes e depois da renovação.

É fácil reparar na data de renovação do CRM só a poucas semanas de chegar. Nessa altura, o contrato está prestes a repor o mesmo escalão de contatos ou limite de registros do ano passado, incluindo os duplicados.

Quando um plano é cobrado por contatos ou registros, cada duplicado conta. Uma limpeza que termina depois da renovação pode não alterar a fatura até ao próximo período.

Este artigo trata do momento certo. Vai perceber porque é que a data de renovação é importante, como planejar uma limpeza a partir dela e o que limpar primeiro. Para saber como os duplicados aumentam a própria fatura, veja o nosso artigo sobre como os registros duplicados aumentam a fatura do CRM.

Porque é que a data de renovação importa

A renovação é o momento em que muitos contratos são redefinidos. Costuma ser a sua oportunidade para escolher outro nível de contatos, outra capacidade de armazenamento ou outro limite de registros para o próximo período.

Alguns CRM só descem de escalão na renovação. No HubSpot, se ultrapassar o seu escalão de contatos de marketing, é promovido e faturado pelo escalão superior até à próxima renovação. O HubSpot não baixa os escalões de contatos a meio do período, e um pedido de descida tem que chegar pelo menos cinco dias úteis antes da renovação.

Algumas alterações também demoram a ser contabilizadas. No HubSpot, marcar contatos como não de marketing só tem efeito na data da próxima atualização, e não de imediato.

Em outubro de 2026, da base de conhecimento do HubSpot: Entenda a cobrança dos contatos de marketing. Os planos e as regras de faturamento mudam, por isso verifique o seu contrato.

Planejar de trás para a frente a partir da data de renovação

Comece pela data de renovação e recue a partir daí. Cada passo abaixo exige tempo, e quanto depende da sua base de dados e da sua equipe.

Identifique as datas que importam

Consulte duas datas nas configurações do contrato ou de faturamento: a data de renovação e o prazo de aviso anterior a ela. O prazo de aviso é a sua verdadeira linha de chegada, já que um pedido de downgrade pode precisar chegar ao fornecedor até essa data.

Verifique também quando alterações como o estado de não marketing ou registros eliminados passam a contar. A sua limpeza tem que estar concluída antes disso.

Meça primeiro

Conte os duplicados nos objetos que paga e compare essa contagem com o escalão inferior. Se a mesclagem não o levar abaixo de um escalão inferior, a renovação continua a importar, mas o prazo é menos apertado.

O nosso guia sobre como descobrir quantos duplicados tem o seu CRM mostra como contar por objeto.

Reserve tempo para as partes lentas

A mesclagem costuma ser a parte rápida. Combinar o que é um duplicado, revisar grupos pouco claros com os responsáveis pelas contas e obter aprovação levam mais tempo.

Deixe margem antes do prazo de aviso para a recontagem e o pedido de descida. Uma limpeza que termina na véspera do prazo não deixa espaço para imprevistos.

Calendário de limpeza para renovações

Passo O que acontece O que define o tempo que demora
1. Encontre as datas Data de renovação, prazo de aviso, quando as alterações contam Acesso às configurações de contrato ou faturamento
2. Medir Duplicados em objetos faturados, comparados com o escalão seguinte Tamanho da base de dados e velocidade de sincronização dos dados
3. Acordar O que conta como duplicado e que valores prevalecem Quantas equipes precisam de concordar
4. Mesclar os duplicados óbvios Correspondências exatas por email ou domínio Quantos conjuntos, e se testa primeiro numa amostra
5. Revisão Conjuntos pouco claros verificados pelos responsáveis Quantos conjuntos precisam de uma pessoa
6. Recontar e decidir Nova contagem, escolha de escalão, pedido de descida de plano O prazo de aviso do fornecedor

O que limpar primeiro

Um prazo de renovação é uma razão para focar. Comece onde a mesclagem altera o número que consta do seu contrato.

Duplicados nos objetos pelos quais é faturado

Num plano com preço por contatos de marketing, comece pelos contatos duplicados com estado de marketing. Num plano com preço por armazenamento ou registros, comece pelos objetos que concentram mais registros.

Os duplicados óbvios

Comece por correspondências exatas no campo que identifica cada registro, como o e-mail para contatos ou o domínio para empresas. Constituem uma primeira ronda segura e reduzem rapidamente a contagem.

O que conta como duplicado depende do caso, por isso deixe as correspondências menos rigorosas para depois das evidentes. Valem a pena, mas não devem atrasar o prazo.

Registros de que não precisa

Registros de teste, formulários preenchidos por spam e contatos com emails devolvidos podem não pertencer ao CRM. Decidir o que fazer com eles é uma questão separada da mesclagem e precisa da sua própria aprovação.

Mantenha a contagem controlada após a renovação

Um escalão inferior só ajuda se o número se mantiver abaixo dele. Formulários, importações e integrações continuam a acrescentar registros, e alguns deles serão duplicados.

Quando as regras estiverem testadas, pode mesclar automaticamente, em agenda, os novos duplicados de que tem certeza, como correspondências exatas de e-mail. Verifique a contagem todos os meses, para que a próxima renovação não comece com o mesmo atraso. O nosso artigo sobre com que frequência deduplicar o seu CRM ajuda você a definir esse ritmo.

Como o Dedupely ajuda a limpar os dados antes da renovação do CRM

No Dedupely, você cria Duplicate Searches nos objetos pelos quais é cobrado, cada uma mostrando o número de correspondências e de registros. Define regras para o valor que prevalece, visualiza a prévia de cada mesclagem e envia os conjuntos pouco claros para revisão. Depois da renovação, as mesmas Duplicate Searches mostram quando os duplicados voltam.

Comece a limpeza antes da renovação

Deixe a renovação definir o calendário

Uma renovação é muitas vezes a única data em que limpar duplicados pode mudar o que paga no período seguinte. Terminar depois dela pode significar mais um período completo ao mesmo nível.

Trabalhe a partir do prazo de aviso: meça primeiro, mescle os duplicados evidentes nos objetos faturados e deixe tempo para revisão. Depois, mantenha a contagem baixa, para que a próxima renovação seja uma verificação e não uma correria.

Perguntas frequentes

Quando devo limpar os duplicados do CRM antes de uma renovação?

Com antecedência suficiente para terminar antes do prazo de aviso do fornecedor, com tempo para recontar. Trabalhe de trás para frente a partir dessa data, deixando tempo para combinar o que é um duplicado, revisar conjuntos pouco claros e obter aprovação. Quanto tempo isso leva depende do tamanho da base de dados e de quantas pessoas precisam concordar.

Posso reduzir o meu nível de contato HubSpot durante o contrato?

Não. Em outubro de 2026, o HubSpot não rebaixa os níveis de contatos no meio do período, e os rebaixamentos só acontecem na renovação. O pedido precisa chegar ao HubSpot pelo menos cinco dias úteis antes da data de renovação, por isso conclua as mesclagens e a recontagem bem antes. Verifique seu contrato, já que as regras de faturamento mudam.

Mesclar duplicados reduz a minha fatura do CRM?

Pode, se o seu plano for preçado por contatos, registros ou armazenamento. A mesclagem reduz a contagem, mas a fatura pode não mudar até a alteração de escalão entrar em vigor, muitas vezes na renovação. Em planos com preço por usuário, a mesclagem não altera a fatura, embora continue a poupar tempo e a corrigir relatórios.

Quais os duplicados que devo limpar primeiro antes de uma renovação?

Comece pelos duplicados nos objetos que são cobrados de você, como contatos de marketing ou os objetos que ocupam mais armazenamento. Dentro deles, mescle primeiro as correspondências exatas por email ou domínio. Deixe as correspondências menos exatas para depois do prazo, para que não atrasem a recontagem nem um pedido de downgrade.

Como evito duplicados após a renovação do CRM?

Verifique a contagem todos os meses e mescle os novos duplicados como parte de uma rotina. Depois de testar as regras, pode mesclar automaticamente, numa agenda, os duplicados de que tem a certeza, como correspondências exatas de email. Corrigir os formulários e importações que criam mais duplicados também ajuda.