TL;DR
- Bei der CRM-Verlängerung lassen sich Kontaktstufen oder Datensatzlimits oft senken.
- Manche CRMs benötigen einen Downgrade-Antrag einige Werktage vor dem Verlängerungstermin.
- Planen Sie die Bereinigung vom Verlängerungsdatum rückwärts und lassen Sie Zeit für Prüfung und Freigabe.
- Führen Sie zuerst Duplikate bei abgerechneten Objekten zusammen, beginnend mit exakten Treffern bei E-Mail oder Domain.
- Dedupely findet und führt Duplikate in den Objekten zusammen, für die Sie abgerechnet werden, vor und nach der Verlängerung.
Eine CRM-Verlängerung fällt oft erst wenige Wochen vorher auf. Bis dahin steht der Vertrag kurz davor, mit derselben Kontaktstufe oder Datensatzgrenze wie im Vorjahr neu zu starten, Dubletten inklusive.
Wenn ein Tarif nach Kontakten oder Datensätzen abgerechnet wird, zählt jede Dublette mit. Eine Bereinigung, die erst nach der Verlängerung endet, ändert die Rechnung womöglich erst im nächsten Zeitraum.
Dieser Beitrag behandelt den Zeitpunkt. Sie erfahren, warum das Verlängerungsdatum wichtig ist, wie Sie eine Bereinigung rückwärts davon planen und was Sie zuerst bereinigen sollten. Wie Dubletten die Rechnung selbst erhöhen, erklärt unser Beitrag zu wie doppelte Datensätze Ihre CRM-Kosten erhöhen.
Warum das Verlängerungsdatum wichtig ist
Bei einer Verlängerung werden viele Verträge neu gestartet. Oft ist das die Gelegenheit, für die nächste Laufzeit eine andere Kontaktstufe, Speichermenge oder Datensatzgrenze zu wählen.
Manche CRMs senken eine Stufe erst zur Verlängerung. Bei HubSpot werden Sie hochgestuft und für die höhere Stufe berechnet, wenn Sie Ihre Marketingkontakt-Stufe überschreiten, bis zur nächsten Verlängerung. HubSpot stuft Kontaktstufen während der Laufzeit nicht herab, und eine Herabstufungsanfrage muss mindestens fünf Werktage vor der Verlängerung eingehen.
Manche Änderungen wirken sich zeitverzögert aus. In HubSpot wird die Einstellung von Kontakten als nicht werblich erst zum nächsten Aktualisierungsdatum wirksam, nicht sofort.
Von HubSpots Knowledge Base, Oktober 2026: Abrechnung der Marketingkontakte verstehen. Tarife und Abrechnungsregeln ändern sich, prüfen Sie daher Ihren eigenen Vertrag.
Vom Verlängerungstermin aus rückwärts planen
Planen Sie vom Verlängerungsdatum aus rückwärts. Jeder Schritt unten braucht Zeit, und wie viel, hängt von Ihrer Datenbank und Ihrem Team ab.
Finden Sie die relevanten Termine
Sehen Sie in Ihrem Vertrag oder den Abrechnungseinstellungen zwei Daten nach: das Verlängerungsdatum und die Kündigungsfrist davor. Die Kündigungsfrist ist Ihre eigentliche Zielmarke, da ein Antrag auf Herabstufung bis dahin beim Anbieter eingegangen sein muss.
Prüfen Sie außerdem, ab wann Änderungen wie ein Nicht-Marketing-Status oder gelöschte Datensätze zählen. Ihre Bereinigung muss vorher abgeschlossen sein.
Zuerst messen
Zählen Sie die Dubletten in den Objekten, für die Sie bezahlen, und vergleichen Sie diese Zahl mit der nächstniedrigeren Stufe. Reicht das Zusammenführen nicht, um unter eine niedrigere Stufe zu fallen, bleibt die Verlängerung wichtig, die Frist ist aber weniger eng.
Unser Leitfaden zu herausfinden, wie viele Duplikate Ihr CRM enthält zeigt, wie Sie pro Objekt zählen.
Planen Sie Zeit für die aufwendigen Schritte ein
Das Zusammenführen ist oft der schnelle Teil. Sich darauf zu einigen, was ein Duplikat ist, unklare Sets mit den Owners zu prüfen und die Freigabe einzuholen, dauert länger.
Planen Sie vor der Kündigungsfrist Puffer für die Neuzählung und den Herabstufungsantrag ein. Eine Bereinigung, die einen Tag vor der Frist endet, lässt keinen Spielraum für Überraschungen.
Ein Zeitplan für die Bereinigung vor der Verlängerung
| Schritt | Was passiert | Was die Dauer bestimmt |
|---|---|---|
| 1. Termine ermitteln | Verlängerungsdatum, Kündigungsfrist, Stichtag für Änderungen | Zugriff auf Vertrags- oder Abrechnungseinstellungen |
| 2. Messen | Duplikate bei abgerechneten Objekten im Vergleich zur nächsten Stufe | Datenbankgröße und Synchronisationsgeschwindigkeit |
| 3. Einigen Sie sich | Was als Duplikat gilt und welche Werte gewinnen | Wie viele Teams müssen zustimmen |
| 4. Eindeutige Duplikate zusammenführen | Exakte Treffer bei E-Mail oder Domain | Wie viele Sets und ob Sie zuerst an einer Stichprobe testen |
| 5. Prüfung | Unklare Gruppen, von Verantwortlichen geprüft | Wie viele Gruppen eine Prüfung durch eine Person brauchen |
| 6. Neu zählen und entscheiden | Neue Anzahl, Tarifwahl, Downgrade-Anfrage | Die Kündigungsfrist des Anbieters |
Was Sie zuerst bereinigen sollten
Eine Verlängerungsfrist ist ein guter Anlass, sich zu konzentrieren. Beginnen Sie dort, wo Zusammenführungen die Zahl in Ihrem Vertrag verändern.
Dubletten in den abgerechneten Objekten
Bei einem Tarif, der nach Marketing-Kontakten abgerechnet wird, beginnen Sie mit doppelten Kontakten mit Marketing-Status. Bei einem Tarif nach Speicherplatz oder Datensätzen beginnen Sie mit den Objekten, die die meisten Datensätze enthalten.
Die offensichtlichen Duplikate
Beginnen Sie mit exakten Treffern im Feld, das jeden Datensatz identifiziert, etwa E-Mail bei Kontakten oder Domain bei Unternehmen. Sie bilden eine sichere erste Runde und verringern die Anzahl zügig.
Was als Dublette gilt, hängt vom Einzelfall ab, daher heben Sie lockerere Treffer für nach den offensichtlichen auf. Sie lohnen sich, sollten aber die Frist nicht gefährden.
Nicht benötigte Datensätze
Testdatensätze, Spam-Formulareingaben und unzustellbare Kontakte gehören womöglich gar nicht ins CRM. Was damit geschieht, ist eine eigene Frage neben dem Zusammenführen und braucht eine eigene Freigabe.
Anzahl nach der Verlängerung niedrig halten
Eine niedrigere Stufe hilft nur, wenn die Anzahl darunter bleibt. Formulare, Importe und Integrationen fügen weiterhin Datensätze hinzu, und einige davon sind Duplikate.
Sobald Ihre Regeln getestet sind, können Sie neue Dubletten, bei denen Sie sicher sind, etwa exakte E-Mail-Treffer, automatisch nach Zeitplan zusammenführen. Prüfen Sie die Anzahl jeden Monat, damit die nächste Verlängerung nicht mit demselben Rückstau beginnt. Unser Beitrag zu wie oft Sie Ihr CRM deduplizieren sollten hilft Ihnen, diesen Rhythmus festzulegen.
Wie Dedupely Ihnen hilft, vor einer CRM-Verlängerung aufzuräumen
In Dedupely erstellen Sie Duplikatsuchen für die abgerechneten Objekte, jede zeigt Anzahl der Treffer und Datensätze. Sie legen Regeln fest, welcher Wert gilt, sehen jede Zusammenführung vorab an und schicken unklare Gruppen zur Prüfung. Nach der Verlängerung zeigen dieselben Suchen, wenn Duplikate wieder auftauchen.
Die Verlängerung den Zeitplan bestimmen lassen
Die Verlängerung ist oft der eine Termin, an dem die Bereinigung von Duplikaten Ihre Kosten für die nächste Laufzeit beeinflusst. Wer danach fertig wird, zahlt möglicherweise eine volle weitere Laufzeit in derselben Stufe.
Planen Sie rückwärts ab der Kündigungsfrist, messen Sie zuerst, führen Sie die offensichtlichen Duplikate in abgerechneten Objekten zusammen und lassen Sie Zeit für die Prüfung. Halten Sie die Anzahl danach niedrig, damit die nächste Verlängerung eine Prüfung statt Hektik ist.
Häufige Fragen
Wann sollte ich CRM-Duplikate vor einer Verlängerung bereinigen?
Früh genug, um vor der Kündigungsfrist des Anbieters fertig zu sein, mit Zeit für eine Nachzählung. Planen Sie von diesem Datum rückwärts und lassen Sie Zeit, sich darauf zu einigen, was ein Duplikat ist, unklare Gruppen zu prüfen und die Freigabe einzuholen. Wie lange das dauert, hängt von der Größe Ihrer Datenbank und davon ab, wie viele Personen zustimmen müssen.
Kann ich meine HubSpot-Kontaktstufe während der Laufzeit senken?
Nein. Stand Oktober 2026 stuft HubSpot Kontakt-Stufen während der Laufzeit nicht herab, Herabstufungen erfolgen nur bei der Verlängerung. Die Anfrage muss HubSpot mindestens fünf Werktage vor dem Verlängerungstermin erreichen, also schließen Sie das Zusammenführen und Neuzählen deutlich vorher ab. Prüfen Sie Ihren eigenen Vertrag, da sich Abrechnungsregeln ändern.
Senkt das Zusammenführen von Duplikaten meine CRM-Kosten?
Das kann der Fall sein, wenn Ihr Tarif nach Kontakten, Datensätzen oder Speicher berechnet wird. Zusammenführungen verringern die Anzahl, doch die Rechnung ändert sich womöglich erst, wenn eine Stufenänderung greift, oft bei der Verlängerung. Bei nutzerbasierten Tarifen ändert das Zusammenführen die Rechnung nicht, spart aber trotzdem Zeit und korrigiert Berichte.
Welche Duplikate sollten Sie vor einer Verlängerung zuerst bereinigen?
Beginnen Sie mit Dubletten in den Objekten, für die Sie abgerechnet werden, etwa Marketingkontakte oder Objekte mit dem höchsten Speicherverbrauch. Führen Sie darin zuerst exakte Übereinstimmungen bei E-Mail oder Domain zusammen. Lassen Sie weniger exakte Übereinstimmungen bis nach der Frist, damit sie Ihre Neuzählung und eventuelle Herabstufungsanfragen nicht aufhalten.
Wie halte ich Duplikate nach einer CRM-Verlängerung niedrig?
Prüfen Sie die Anzahl jeden Monat und führen Sie neue Dubletten im Rahmen einer Routine zusammen. Sobald Ihre Regeln getestet sind, können Sie Dubletten, bei denen Sie sicher sind, etwa exakte E-Mail-Treffer, automatisch nach Zeitplan zusammenführen. Auch die Korrektur von Formularen und Importen, die die meisten Dubletten verursachen, hilft.
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