TL;DR
- Il rinnovo del CRM è spesso il momento in cui si possono ridurre i livelli di contatti o i limiti di record.
- Alcuni CRM richiedono una richiesta di downgrade diversi giorni lavorativi prima della data di rinnovo.
- Pianifica la pulizia a ritroso dalla data di rinnovo, lasciando tempo per revisione e approvazione.
- Unisca prima i duplicati negli oggetti fatturati, partendo dalle corrispondenze esatte su email o dominio.
- Dedupely trova e unisce i duplicati negli oggetti per cui vi viene fatturato, prima e dopo il rinnovo.
È facile accorgersi della data di rinnovo di un CRM solo poche settimane prima. A quel punto il contratto sta per ripartire con lo stesso livello di contatti o lo stesso limite di record dell'anno scorso, duplicati compresi.
Se un piano è tariffato per contatti o record, ogni duplicato conta. Una pulizia terminata dopo il rinnovo potrebbe non cambiare la fattura fino al periodo successivo.
Questo articolo parla di tempistiche. Vedrai perché conta la data di rinnovo, come pianificare la pulizia a ritroso a partire da essa e cosa pulire per primo. Su come i duplicati incidano sulla fattura stessa, leggi il nostro articolo su come i record duplicati fanno aumentare il costo del CRM.
Perché conta la data di rinnovo
Il rinnovo è il momento in cui molti contratti si rinnovano. Spesso è l'occasione per scegliere un livello di contatto, una quantità di spazio o un limite di record diversi per il periodo successivo.
Alcuni CRM abbassano il livello solo al rinnovo. In HubSpot, se superi il tuo livello di contatti marketing, vieni aggiornato e fatturato per il livello superiore fino al rinnovo successivo. HubSpot non effettua downgrade dei livelli di contatto durante il periodo contrattuale, e una richiesta di downgrade deve arrivare almeno cinque giorni lavorativi prima del rinnovo.
Alcune modifiche richiedono anche tempo per essere conteggiate. In HubSpot, impostare i contatti come non marketing ha effetto alla data del prossimo aggiornamento, non subito.
A partire da ottobre 2026, dalla knowledge base di HubSpot: Capire la fatturazione dei contatti marketing. I piani e le regole di fatturazione cambiano, quindi verifica il tuo contratto.
Pianifica a ritroso dalla data di rinnovo
Partire dalla data di rinnovo e procedere a ritroso. Ogni passo richiede tempo, e quanto dipende dal database e dal team.
Individua le date che contano
Controlla due date nel contratto o nelle impostazioni di fatturazione: la data di rinnovo e l'eventuale termine di preavviso che la precede. Il termine di preavviso è la vera scadenza, perché una richiesta di downgrade potrebbe dover arrivare al fornitore entro quella data.
Verifica anche da quando modifiche come lo stato non marketing o i record eliminati iniziano a contare. La pulizia deve concludersi prima.
Misura prima
Conta i duplicati negli oggetti per cui paghi e confronta il numero con il piano inferiore. Se l'unione non ti porta sotto un piano più basso, il rinnovo conta comunque, ma la scadenza è meno stringente.
La nostra guida su scoprire quanti duplicati ha il proprio CRM mostra come contare per oggetto.
Lascia tempo per le fasi lente
L'unione è spesso la parte rapida. Concordare cosa è un duplicato, rivedere i gruppi poco chiari con gli account owner e ottenere l'approvazione richiedono più tempo.
Lasciare un margine prima della scadenza della comunicazione per il riconteggio e la richiesta di downgrade. Una pulizia completata il giorno prima della scadenza non lascia spazio a imprevisti.
Una timeline per la pulizia del rinnovo
| Passo | Cosa succede | Cosa determina i tempi |
|---|---|---|
| 1. Trova le date | Data di rinnovo, scadenza del preavviso, quando le modifiche contano | Accesso alle impostazioni di contratto o fatturazione |
| 2. Misura | Duplicati negli oggetti fatturati, confrontati con il livello successivo | Dimensione del database e velocità di sincronizzazione dei dati |
| 3. Accordo | Cosa conta come duplicato, quali valori prevalgono | Quanti team devono essere d'accordo |
| 4. Unisci i duplicati evidenti | Corrispondenze esatte su email o dominio | Quanti set creare e se testare prima su un campione |
| 5. Revisione | Gruppi incerti verificati dai responsabili | Quanti insiemi richiedono una persona |
| 6. Ricalcola e decidi | Nuovo conteggio, scelta del piano, richiesta di downgrade | La scadenza di preavviso del fornitore |
Cosa pulire per primo
La scadenza di un rinnovo è un buon motivo per concentrarsi. Inizia da dove l'unione cambia il numero nel tuo contratto.
Duplicati negli oggetti per cui vieni fatturato
Con un piano a prezzo per contatti marketing, parti dai contatti duplicati con stato marketing. Con un piano a prezzo per spazio o record, parti dagli oggetti che contengono più record.
I duplicati evidenti
Inizia con le corrispondenze esatte sul campo che identifica ogni record, come l'email per i contatti o il dominio per le aziende. Costituiscono un primo giro sicuro e fanno calare rapidamente il conteggio.
Cosa conta come duplicato dipende dal caso, quindi lascia le corrispondenze meno nette per dopo quelle ovvie. Vale la pena farle, ma non devono ritardare la scadenza.
Record non necessari
I record di test, i moduli compilati con spam e i contatti con email respinte potrebbero non appartenere affatto al CRM. Decidere cosa farne è una questione separata dall'unione e richiede una propria approvazione.
Tieni sotto controllo il conteggio dopo il rinnovo
Un livello inferiore serve solo se il conteggio resta sotto soglia. Moduli, importazioni e integrazioni continuano ad aggiungere record, e alcuni saranno duplicati.
Una volta testate le regole, puoi unire automaticamente e secondo una pianificazione i nuovi duplicati di cui sei certo, come le corrispondenze esatte di email. Controlla il conteggio ogni mese, così il prossimo rinnovo non parte con lo stesso arretrato. Il nostro articolo su con quale frequenza deduplicare il CRM ti aiuta a definire quel ritmo.
Come Dedupely ti aiuta a ripulire i dati prima del rinnovo del CRM
In Dedupely crei ricerche di duplicati sugli oggetti per cui paghi, ognuna con il numero di corrispondenze e record. Imposti regole su quale valore prevale, visualizzi l'anteprima di ogni unione e invii alla revisione gli insiemi poco chiari. Dopo il rinnovo, le stesse ricerche mostrano quando i duplicati ricompaiono.
Lascia che sia il rinnovo a stabilire la pianificazione
Il rinnovo è spesso l'unica data in cui la pulizia dei duplicati può cambiare ciò che paghi per il periodo successivo. Finire dopo potrebbe significare un altro intero periodo allo stesso livello.
Procedi a ritroso dalla scadenza del preavviso: misura per prima cosa, unisci i duplicati evidenti negli oggetti fatturati e lascia tempo per la revisione. Poi mantieni basso il conteggio, così il prossimo rinnovo sarà un controllo e non un'emergenza.
Domande frequenti
Quando dovrei pulire i duplicati del CRM prima di un rinnovo?
Abbastanza presto da finire prima della scadenza di disdetta del fornitore, con tempo per ricontrollare. Parti da quella data a ritroso, lasciando tempo per concordare cosa è un duplicato, esaminare i casi incerti e ottenere l'approvazione. Quanto tempo serve dipende dalle dimensioni del database e da quante persone devono essere d'accordo.
Posso abbassare il mio livello di contatti HubSpot durante il contratto?
No: a ottobre 2026 HubSpot non effettua downgrade dei livelli di contatti a metà periodo, e i downgrade avvengono solo al rinnovo. La richiesta deve arrivare a HubSpot almeno cinque giorni lavorativi prima della data di rinnovo, quindi completare unioni e riconteggio ben prima. Verificare il proprio contratto, poiché le regole di fatturazione cambiano.
Unire i duplicati abbassa il costo del CRM?
Può farlo, se il piano è prezzato in base a contatti, record o spazio di archiviazione. L'unione riduce il conteggio, ma la fattura potrebbe non cambiare finché non entra in vigore un cambio di livello, spesso al rinnovo. Nei piani basati sugli utenti, l'unione non modifica la fattura, anche se fa comunque risparmiare tempo e rende i report più affidabili.
Quali duplicati dovrei pulire per primi prima di un rinnovo?
Inizia dai duplicati negli oggetti per cui sei fatturato, come i contatti marketing o gli oggetti che occupano più spazio. Al loro interno, unisci prima le corrispondenze esatte su email o dominio. Lascia le corrispondenze meno precise a dopo la scadenza, così non rallentano il ricalcolo né eventuali richieste di downgrade.
Come tenere sotto controllo i duplicati dopo il rinnovo del CRM?
Controlla il conteggio ogni mese e unisci i nuovi duplicati come parte di una routine. Una volta testate le regole, puoi unire automaticamente, secondo una pianificazione, i duplicati di cui sei certo, come le corrispondenze esatte di email. Correggere i moduli e gli import che generano più duplicati aiuta anche.
Oppure registrati con Google
HubSpot Marketplace 
