Unire i duplicati con l'integrazione HubSpot-Salesforce

Come unire i duplicati con l'integrazione HubSpot-Salesforce attiva

Gli aggiornamenti dell'integrazione HubSpot-Salesforce permettono le unioni mentre l'integrazione è attiva. L'unione nativa però lavora solo a livello locale dentro HubSpot, senza aggiornare né unire i record corrispondenti in Salesforce.

Quando unisci due aziende in HubSpot, l'azienda secondaria viene eliminata da HubSpot e i Contatti, le Trattative e le attività associate passano all'azienda primaria. In Salesforce, l'Account secondario resta attivo e invariato. I Contatti passati all'azienda primaria in HubSpot restano collegati all'Account secondario in Salesforce.

Al ciclo di sincronizzazione successivo, Salesforce rileva l'Account secondario ancora attivo. A seconda delle regole di sincronizzazione, Salesforce crea una nuova azienda duplicata in HubSpot oppure desincronizza i contatti perché gli ID Account non corrispondono più tra le due piattaforme.

Perché le soluzioni attuali non bastano

Per non compromettere la sincronizzazione, i team provano a risolvere il problema con abitudini manuali, modifiche alla configurazione dell'integrazione, codice personalizzato o software da configurare in più passaggi. Nessuno di questi approcci unisce i due CRM direttamente e nello stesso momento, quindi restano per definizione soluzioni di ripiego:

• I team uniscono prima i record in Salesforce e poi ripuliscono a mano i contatti rimasti in HubSpot, oppure spostano manualmente trattative e contatti da un'azienda duplicata all'Account primario prima di eliminare il record secondario.
• I team modificano le regole di integrazione per bloccare la creazione automatica di aziende all'invio dei moduli, limitare i permessi dell'utente di integrazione ai record primari, bloccare la sincronizzazione automatica finché i record non sono contrassegnati come puliti, o impostare HubSpot su "Do Nothing" quando i record vengono uniti in Salesforce.
• I team scrivono trigger Apex personalizzati in Salesforce per intercettare i duplicati in arrivo, creano workflow con app di terze parti per verificare i record prima della creazione, oppure costruiscono campi formula personalizzati (come Nome + Telefono) per individuare le corrispondenze tra le piattaforme.
• Gli admin mettono in pausa la sincronizzazione continua, esportano entrambi i database in fogli di calcolo, allineano a mano i Record ID, ripuliscono i duplicati offline e reimportano i file. È un approccio statico: alla ripresa della sincronizzazione i nuovi record sovrascrivono le modifiche o ricreano i duplicati.
• I team usano software esterni che richiedono configurazioni di regole a più passaggi, campi checkbox "Master Record" personalizzati o la modifica delle regole di eliminazione per gestire la sincronizzazione in modo indiretto.

In tutti questi metodi, i Contatti, le Trattative e le cronologie collegate perdono spesso l'allineamento tra le piattaforme, oppure richiedono un monitoraggio manuale costante per evitare errori di integrazione.

Unire i duplicati con Dedupely

Dedupely rileva da sé l'integrazione HubSpot-Salesforce, senza campi personalizzati né modifiche alle impostazioni di integrazione.

Quando unisci aziende duplicate, Dedupely unisce i record in HubSpot e in Salesforce con un'unica azione: i record restano allineati, Salesforce non ricrea il duplicato alla sincronizzazione successiva e tutti i contatti e le trattative associate restano collegati al record primario in entrambi i sistemi.

Guida rapida passo passo

1. Collega le tue istanze HubSpot e Salesforce a Dedupely.
2. Vai in CRM Settings in Dedupely e apri la scheda "HubSpot-Salesforce Integration".
3. Seleziona l'istanza CRM complementare dal menu a discesa per collegare i due sistemi a livello globale, su tutti gli oggetti.
4. Configura i tuoi Search Pads con criteri specifici, selezionando i campi e le opzioni di corrispondenza a livello di campo.
5. Definisci le tue Merge Rules personalizzate per scegliere il record vincente o il valore di ogni campo.
6. Scegli come gestire la deduplicazione continua:
   • Unisci manualmente duplicati specifici o casi limite.
   • Unisci in blocco i dati storici.
   • Auto Match cerca i duplicati in background e ti avvisa quando le corrispondenze raggiungono il numero che hai impostato. Nulla viene unito finché non controlli e clicchi "Merge".
   • Auto merge cerca e unisce i duplicati automaticamente in entrambi i CRM, con la frequenza che scegli.

Domande frequenti sulla deduplica con l'integrazione HubSpot-Salesforce

Cosa serve per iniziare a unire con la sincronizzazione HS+SF attiva?

Ti serve un account Dedupely con le istanze HubSpot e Salesforce collegate e in sincronizzazione. Se Dedupely rileva una sincronizzazione attiva su un record ma è collegato un solo CRM, blocca l'unione e ti chiede di collegare l'istanza mancante.

E se gestisco più istanze HubSpot o Salesforce?

In Dedupely, vai in CRM Settings e seleziona dal menu a tendina l'istanza da abbinare, così da collegare gli account HubSpot e Salesforce esatti da deduplicare insieme, con la sincronizzazione SFDC attiva.

Devo creare un campo "master record" personalizzato o modificare le impostazioni di eliminazione del CRM prima di unire?

No. Dedupely rileva automaticamente la sincronizzazione attiva e unisce i record su entrambi i CRM nello stesso momento, senza bisogno di unioni a fasi o condizionate.

Posso vedere l'anteprima dei risultati senza unire?

Sì. Clicca su "View Match Details" (i tre puntini verticali a sinistra di un gruppo di duplicati) e guarda il pannello di sinistra del pop-up per vedere il risultato dell'unione campo per campo.

Unire i record cancella la cronologia delle attività?

No. Associazioni e cronologia delle attività passano al record primario in entrambi i CRM.

Posso annullare un'unione?

No, ma puoi scaricare la cronologia delle unioni in formato CSV e reimportarla nel tuo CRM per ripristinare i record originali.

Unire i duplicati senza rompere l'integrazione HubSpot-Salesforce

Unire istanze HubSpot e Salesforce sincronizzate non dovrebbe richiedere campi personalizzati, modifiche complesse alle impostazioni o pulizie manuali su fogli di calcolo. Riconoscendo direttamente le connessioni di sincronizzazione e unendo i record in entrambi i CRM nello stesso momento, i duplicati spariscono senza rompere i collegamenti tra account né desincronizzare i contatti.

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