TL;DR
- Ein Deduplizierungssystem arbeitet weiter, auch wenn niemand ein Bereinigungsprojekt betreibt.
- Eine Duplikatsuche pro Quelle oder Szenario macht jede Suche leichter zu testen und vertrauenswürdiger.
- Ein gemeinsamer Regelsatz bestimmt bei jedem Merge, welcher Wert gewinnt.
- Zuerst kommen Benachrichtigungen, automatisches Zusammenführen nach Zeitplan folgt, sobald sich eine Suche bewährt hat.
- Dedupely ist ein Deduplizierungssystem mit Suchen, Merge-Regeln, geplantem Zusammenführen, Prüfung und Historie.
Viele RevOps-Teams haben schon eine große CRM-Bereinigung hinter sich. Sie dauert Wochen, die Zahl der Duplikate sinkt, und Monate später sind dieselben Probleme zurück.
Die Bereinigung hat funktioniert. Was fehlte, war ein System drumherum. Neue Datensätze kommen weiter aus Formularen, Syncs, Enrichment-Tools und Importen, und ein einmaliges Projekt hält mit Quellen, die nie stoppen, nicht Schritt.
In diesem Beitrag sehen Sie die Teile eines Deduplizierungssystems und wie sie zusammenhängen. Dazu gehören Suchen, Regeln dafür, welcher Wert gewinnt, Benachrichtigungen, geplantes Zusammenführen, Prüfung durch den Owner, Reporting und ein Protokoll jedes Merges.
Was Deduplizierung zu einem System macht
Ein Projekt hat ein Enddatum. Ein System hat Eingaben, Regeln und Ergebnisse und läuft weiter, während die Leute an anderem arbeiten.
Für RevOps heißt das: Jeder Teil der Deduplizierung hat eine klare Aufgabe. Suchen finden Duplikate, Regeln bestimmen das Ergebnis, Automatisierung übernimmt das Eindeutige, Menschen das Unsichere, und Berichte zeigen, ob es funktioniert.
Wem das System gehört, ist eine andere Frage. Unser Beitrag über CRM-Dublettenbereinigung für RevOps-Teams behandelt die Zuständigkeit und wie Sie herausfinden, was jedes Team braucht. In diesem Beitrag geht es darum, wie das System aufgebaut ist.
Die Bausteine eines Deduplizierungssystems
| Teil | Seine Aufgabe | Was es von Ihnen braucht |
|---|---|---|
| Quellenübersicht | Listet jedes Tool und jeden Prozess auf, der Datensätze anlegt | Ein Verantwortlicher pro Quelle |
| Duplikatsuchen | Duplikate finden, eine Quelle oder ein Szenario nach dem anderen | An bekannten Gruppen getestete Kriterien |
| Regeln für die Wertgewichtung | Das Ergebnis jedes Merges auf dieselbe Weise festlegen | Zustimmung der Teams, die jedes Feld nutzen |
| Benachrichtigungen | Sie benachrichtigen, wenn sich neue Treffer sammeln | Ein Schwellenwert pro Suche |
| Geplantes Zusammenführen | Führt die Duplikate zusammen, bei denen Sie sicher sind | Eine Suche, die sich bewährt hat |
| Prüfen | Schickt unklare Gruppen an einen Menschen | Eine Regel, wer was prüft |
| Bericht und Merge-Protokoll | Zeigen, was gefunden wurde und was sich geändert hat | Jemand, der sie liest |
Beginnen Sie mit einer Karte Ihrer Quellen
Jedes Duplikat kommt irgendwoher. In einem RevOps-Stack ist das meist eine Mischung aus Formularen, Anreicherungstools, Telefonie-Apps, Helpdesk-Synchronisierungen, Importen und anderen CRMs.
Listen Sie jede Quelle mit drei Fakten auf: was sie anlegt, an welchem Feld sie erkennt, dass ein Datensatz schon existiert, und wem sie gehört. Diese Liste wird zum Plan Ihrer Suchen.
Auch Quellen ändern sich. Ergänzen Sie die Übersicht um eine Zeile, sobald ein neues Tool ans CRM angebunden wird, vor dessen erstem Sync.
Eine Suche pro Quelle oder Szenario bauen
Eine einzige Suche, die jedes Duplikat erfassen soll, ist schwer zu testen. Paart sie die falschen Datensätze, können Sie nicht sagen, welcher Teil der Kriterien es verursacht hat.
Kleinere Suchen sind leichter zu überprüfen. Geben Sie jeder Quelle oder jedem Szenario eine eigene Suche mit Kriterien, die zu den erzeugten Daten passen.
- Nach Quelle: Ein Enrichment-Tool, das Kontakte mit Name und Firmendomain anlegt, bekommt eine Suche auf diesen Feldern.
- Nach Szenario: Kontakte mit derselben E-Mail, Firmen mit derselben Domain oder Leads, die zur Telefonnummer eines bestehenden Kontakts passen.
- Nach Sicherheit: eine strenge Suche für exakte Treffer und eine lockerere für knappe Treffer, die geprüft werden müssen.
Filter halten jede Suche fokussiert, etwa auf Datensätze nach einem Datum oder aus einer Lead-Quelle. Was als Duplikat zählt, bleibt Einzelfall, also testen Sie jede Suche an Gruppen, die Sie schon kennen.
Die Regeln für den gewinnenden Wert einmal festschreiben
Suchen kann es viele geben, aber das Ergebnis eines Merges sollte einem einzigen Regelwerk folgen. Sonst bekommt derselbe Kunde je nach Suche, die ihn gefunden hat, einen anderen Owner.
Entscheiden Sie, welcher Datensatz bleibt, und gehen Sie dann Feld für Feld vor. Owner, Lifecycle-Phase, Lead-Quelle und E-Mail-Präferenzen brauchen die meiste Sorgfalt, weil verschiedene Teams darüber berichten.
Halten Sie die Regeln an einem Ort und ändern Sie sie bewusst. Eine Regeländerung betrifft nur künftige Merges, notieren Sie also das Datum, wenn Sie eine ändern.
Erst Alarm, dann planmäßiger Merge
Neue Suchen sollten nichts selbst zusammenführen. Starten Sie jede nur mit Benachrichtigungen: Sie werden informiert, wenn Treffer eine von Ihnen gewählte Zahl erreichen, und führen von Hand zusammen.
Dieser Zeitraum zeigt Ihnen, wie sich die Suche bei neuen Daten verhält. Führen Sie eine Gruppe zusammen, dann eine Seite von Gruppen, und lehnen Sie jeden Treffer ab, der sich als zwei verschiedene Datensätze herausstellt.
Sobald die Ergebnisse stabil bleiben, können Sie neue Duplikate, bei denen Sie sicher sind, etwa exakte E-Mail-Treffer, automatisch nach Zeitplan zusammenführen. Lockerere Suchen bleiben auf Benachrichtigung, und ein Mensch entscheidet.
Die Abwägung zwischen dem Erkennen von Duplikaten beim Anlegen und nach Zeitplan behandelt unser Beitrag zum Erkennen von CRM-Duplikaten beim Anlegen oder nach Zeitplan.
Teilen Sie die Prüfung nach Datensatz-Owner auf
Automatisierung deckt die Duplikate ab, bei denen Sie sicher sind. Der Rest braucht einen Menschen, und das System muss sagen, welchen.
Zwei Muster sind häufig. Im ersten verantwortet eine Person die Bereinigung und die Vertriebler halten sich heraus, sodass sich das CRM auf eine vorhersehbare Art ändert. Im zweiten werden Gruppen nach Owner aufgeteilt.
- Gleicher Owner auf jedem Datensatz: der Merge ändert nicht, wem der Kunde gehört, also eignen sich diese Gruppen gut für Bulk- oder geplantes Zusammenführen.
- Verschiedene Owner: Der Merge entscheidet, wer den Account behält, daher gehen diese Gruppen in die Prüfung.
Unterscheiden sich die Owner, sollte der Owner des verbleibenden Datensatzes oder seine Führungskraft das Ergebnis bestätigen. Halten Sie fest, wer entscheidet, damit ein umstrittener Account nicht wochenlang wartet.
Über das System berichten, nicht nur über die Bereinigung
Ein System braucht ein Signal, dass es funktioniert. Ein kurzer Bericht in festem Rhythmus, wöchentlich oder monatlich, reicht den meisten Teams.
Achten Sie auf neue Duplikate pro Suche und pro Quelle, zusammengeführte Gruppen, Gruppen in Prüfung und abgelehnte Treffer. Eine Suche, die plötzlich viel mehr Treffer findet, deutet oft auf eine geänderte Quelle. Welche Zahlen sich zu verfolgen lohnen, siehe Duplikatrate und andere Kennzahlen für ein sauberes CRM.
Dokumentieren Sie jeden Merge
Ein Protokoll jedes Merges mit den Originalwerten und den gewinnenden Werten ist das, womit Sie später Fragen beantworten.
Es sagt einem Vertriebler, warum sich sein Account geändert hat, und zeigt einer Führungskraft, welche Suche was zusammengeführt hat. War ein Merge falsch, enthält es die Werte zur Wiederherstellung. Mehr dazu in warum Sie jeden Merge protokollieren sollten.
Wie Dedupely ein Deduplizierungssystem für RevOps betreibt
Dedupely ist ein Deduplizierungssystem mit einem Baustein für jede Aufgabe. Sie bauen eine Duplicate Search pro Quelle, legen Merge Rules einmal fest und schalten Auto Match für Benachrichtigungen ein. Ist eine Suche getestet, führt Auto Merge ihre sicheren Treffer automatisch nach Zeitplan zusammen.
Unklare Gruppen gehen in Manual Review, und Merge History protokolliert jeden Merge.
Um die Prüfung nach Owner aufzuteilen, fügen Sie einer Suche das Owner-Feld hinzu. Klonen Sie sie, probieren Sie die andere Abgleichsoption für das Owner-Feld und vergleichen Sie beide Ergebnisse. Unser Seite für RevOps-Teams zeigt die gesamte Einrichtung.
Ein System überdauert die Bereinigung
Eine große Bereinigung behebt die Vergangenheit. Die Quellen, die diese Duplikate erzeugt haben, laufen weiter, daher hält die Lösung nur, wenn auch etwas weiterläuft.
Erfassen Sie die Quellen, geben Sie jeder eine Suche, entscheiden Sie Ergebnisse einmal und lassen Sie die Automatisierung nur das Sichere erledigen. Menschen prüfen den Rest, und ein Bericht und ein Merge-Protokoll zeigen dem ganzen Team, dass sich jemand um das CRM kümmert.
Häufige Fragen
Was ist ein CRM-Deduplizierungssystem?
Es ist ein Satz aus Suchen, Regeln und Routinen, die Duplikate laufend finden und zusammenführen. Suchen finden Duplikate pro Quelle, Regeln bestimmen, welche Werte gewinnen, Benachrichtigungen und geplante Merges kümmern sich um neue Datensätze, und Menschen prüfen unklare Gruppen. Ein Bericht und ein Merge-Protokoll zeigen, ob es funktioniert.
Sollte eine einzige Duplikatsuche das ganze CRM abdecken?
Meist nicht, denn eine einzige Suche, die alles erfassen soll, ist schwer zu testen, und ihre falschen Treffer sind schwer nachzuverfolgen. Getrennte Suchen pro Quelle oder Szenario lassen sich leichter prüfen, abstimmen und einzeln automatisieren. Exakte E-Mail-Treffer oder Datensätze aus einem Enrichment-Tool sind gute Beispiele.
Wann ist es sicher, Duplikate automatisch zusammenzuführen?
Wenn sich eine Suche an neuen Daten bewährt hat. Starten Sie sie nur mit Benachrichtigungen, führen Sie eine Gruppe und dann eine Seite von Hand zusammen und lehnen Sie falsche Treffer ab. Bleiben die Ergebnisse stabil, führen Sie die sicheren Treffer, etwa exakte E-Mail-Treffer, automatisch nach Zeitplan zusammen.
Wer sollte unsichere Duplikattreffer prüfen?
Oft eine Person, die für die Bereinigung zuständig ist, damit sich das CRM vorhersehbar ändert, und viele Teams teilen zusätzlich nach Datensatz-Owner auf. Gruppen mit demselben Owner können per Bulk-Merge zusammengeführt werden. Gruppen mit verschiedenen Ownern gehen zur Prüfung, wo der Owner oder seine Führungskraft das Ergebnis bestätigt.
Woran erkennen Sie, dass ein Deduplizierungsprozess funktioniert?
Verfolgen Sie neue Duplikate pro Suche und pro Quelle, zusammengeführte Gruppen, Gruppen in Prüfung und abgelehnte Treffer. Sinken neue Duplikate oder bleiben sie gleich, während die Quellen weiterlaufen, funktioniert das System. Ein plötzlicher Sprung in einer Suche heißt meist, dass sich eine Quelle geändert hat und ein Blick nötig ist.
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