TL;DR
- Un sistema di deduplicazione continua a funzionare anche quando nessuno sta facendo un progetto di pulizia.
- Una ricerca di duplicati per fonte o scenario rende ogni ricerca più facile da testare e più affidabile.
- Un unico insieme di regole condiviso decide quale valore vince in ogni unione.
- Prima vengono gli avvisi, poi l'unione automatica pianificata, una volta che una ricerca ha dato prova di sé.
- Dedupely è un sistema di deduplicazione con ricerche, regole di unione, unioni pianificate, revisione e storico.
Molti team RevOps hanno fatto una grande pulizia del CRM. Richiede settimane, il numero di duplicati scende e, mesi dopo, tornano gli stessi problemi.
La pulizia ha funzionato. Mancava un sistema attorno. Continuano ad arrivare nuovi record da moduli, sincronizzazioni, strumenti di arricchimento e importazioni, e un progetto una tantum non può stare al passo con fonti che non si fermano mai.
In questo articolo vedrai le parti di un sistema di deduplicazione e come si collegano. Comprende ricerche, regole su quale valore vince, avvisi, unione pianificata, revisione da parte del responsabile, report e un registro di ogni unione.
Cosa rende la deduplicazione un sistema
Un progetto ha una data di fine. Un sistema ha input, regole e output, e continua a funzionare mentre le persone si occupano d'altro.
Per RevOps significa che ogni parte della deduplicazione ha un compito chiaro. Le ricerche trovano i duplicati, le regole decidono il risultato, l'automazione gestisce ciò che è certo, le persone ciò che non lo è, e i report mostrano se funziona.
Chi è responsabile del sistema è un'altra questione. Il nostro articolo su Deduplicazione CRM per i team RevOps tratta la responsabilità e come capire di cosa ha bisogno ogni team. Questo articolo riguarda come è costruito il sistema.
Le parti di un sistema di deduplicazione
| Parte | Il suo compito | Cosa ti chiede |
|---|---|---|
| Mappa delle fonti | Elenca ogni strumento e processo che crea record | Un responsabile per ogni fonte |
| Ricerche di duplicati | Trova i duplicati, una fonte o uno scenario alla volta | Criteri testati su gruppi noti |
| Regole per quale valore prevale | Decidi l'esito di ogni unione allo stesso modo | L'accordo dei team che usano ogni campo |
| Avvisi | Avvisarti quando si accumulano nuove corrispondenze | Una soglia per ricerca |
| Unione pianificata | Unisce i duplicati di cui sei certo | Una ricerca che ha dato prova di sé |
| Revisione | Manda i gruppi poco chiari a una persona | Una regola su chi rivede cosa |
| Report e registro delle unioni | Mostra cosa è stato trovato e cosa è cambiato | Qualcuno che li legga |
Parti da una mappa delle tue fonti
Ogni duplicato arriva da qualche parte. In uno stack RevOps, di solito è un mix di moduli, strumenti di arricchimento, app di chiamata, sincronizzazioni dell'helpdesk, importazioni e altri CRM.
Elenca ogni fonte con tre informazioni: cosa crea, quale campo usa per decidere che un record esiste già e chi ne è responsabile. Quell'elenco diventa il piano delle tue ricerche.
Anche le fonti cambiano. Aggiungi una riga alla mappa ogni volta che un nuovo strumento si collega al CRM, prima della sua prima sincronizzazione.
Crea una ricerca per fonte o scenario
Una sola ricerca che cerca di prendere tutti i duplicati è difficile da testare. Quando abbina i record sbagliati, non puoi capire quale parte dei criteri l'abbia causato.
Le ricerche più piccole sono più facili da verificare. Dai a ogni fonte o scenario una ricerca propria, con criteri adatti ai dati che produce.
- Per origine: uno strumento di arricchimento che crea contatti con nome e dominio aziendale ha una ricerca su quei campi.
- Per scenario: contatti con la stessa email, aziende con lo stesso dominio o lead che corrispondono al telefono di un contatto esistente.
- Per certezza: una ricerca rigorosa per le corrispondenze esatte e una più larga per le corrispondenze vicine da rivedere.
I filtri tengono ogni ricerca mirata, per esempio sui record creati dopo una data o su una fonte di lead. Cosa conta come duplicato resta un caso per caso, quindi prova ogni ricerca su gruppi che già conosci.
Scrivi una volta le regole su quale valore vince
Le ricerche possono essere molte, ma l'esito di un'unione deve seguire un unico insieme di regole. Altrimenti lo stesso cliente finisce con un proprietario diverso a seconda della ricerca che l'ha trovato.
Decidi quale record sopravvive, poi procedi campo per campo. Responsabile, fase del ciclo di vita, origine del lead e preferenze email richiedono più attenzione, perché team diversi ne fanno report.
Tieni le regole in un solo posto e cambiale di proposito. Un cambio di regola riguarda solo le unioni future, quindi annota la data quando ne cambi una.
Prima gli avvisi, poi l'unione pianificata
Le nuove ricerche non dovrebbero unire nulla da sole. Avvia ciascuna solo con gli avvisi: ricevi una notifica quando le corrispondenze raggiungono il numero scelto, e unisci a mano.
Quel periodo ti dice come si comporta la ricerca con i dati nuovi. Unisci un gruppo, poi una pagina di gruppi, e rifiuta ogni corrispondenza che si rivela essere due record diversi.
Quando i risultati restano stabili, puoi unire automaticamente, con una pianificazione, i nuovi duplicati di cui sei certo, come le corrispondenze esatte sull'email. Le ricerche più ampie restano sugli avvisi, con una persona che decide.
Dei compromessi tra intercettare i duplicati all'inserimento e con una pianificazione parla il nostro articolo su come intercettare i duplicati del CRM all'inserimento o con una pianificazione.
Dividi la revisione per responsabile del record
L'automazione copre i duplicati di cui sei certo. Il resto ha bisogno di una persona, e il sistema deve dire quale.
Due schemi ricorrono spesso. Nel primo, una persona si occupa della pulizia e i commerciali ne restano fuori, così il CRM cambia in modo prevedibile. Nel secondo, i gruppi vengono divisi per responsabile.
- Stesso responsabile su ogni record: l'unione non cambia chi è il responsabile del cliente, quindi questi gruppi sono buoni candidati per l'unione in blocco o pianificata.
- Responsabili diversi: l'unione decide chi tiene l'account, quindi questi gruppi vanno in revisione.
Quando i responsabili sono diversi, il responsabile del record che resta o il suo manager deve confermare il risultato. Annota chi decide, così un account conteso non aspetta settimane.
Fai report sul sistema, non solo sulla pulizia
Un sistema ha bisogno di un segnale che funziona. Un breve report con una cadenza regolare, settimanale o mensile, basta alla maggior parte dei team.
Guarda i nuovi duplicati per ricerca e per fonte, i gruppi uniti, quelli in attesa di revisione e le corrispondenze rifiutate. Una ricerca che all'improvviso trova molte più corrispondenze indica spesso una fonte che è cambiata. Per i numeri da monitorare, vedi tasso di duplicati e altre metriche per un CRM pulito.
Mantieni un registro di ogni unione
Un registro di ogni unione, con i valori originali e i valori che hanno vinto, è ciò che ti permette di rispondere alle domande dopo.
Spiega a un commerciale perché il suo account è cambiato e mostra a un manager quale ricerca ha unito cosa. Se un'unione era sbagliata, contiene i valori da ripristinare. Approfondimenti in perché ti serve una traccia di ogni unione.
Come Dedupely gestisce un sistema di deduplicazione per RevOps
Dedupely è un sistema di deduplicazione con un componente per ogni compito. Crei una Duplicate Search per fonte, imposti le Merge Rules una volta e attivi Auto Match per gli avvisi. Una volta testata una ricerca, Auto Merge unisce in automatico le sue corrispondenze certe secondo una pianificazione.
I gruppi incerti vanno in Manual Review e Merge History registra ogni unione.
Per dividere la revisione per responsabile, aggiungi il campo responsabile a una ricerca. Clonala, prova l'altra opzione di corrispondenza sul campo responsabile e confronta i due risultati. Il nostro pagina per i team RevOps mostra l'intera configurazione.
Un sistema dura più della pulizia
Una grande pulizia sistema il passato. Le fonti che hanno creato quei duplicati continuano a girare, quindi la soluzione dura solo se anche qualcosa continua a girare.
Mappa le fonti, dai a ognuna una ricerca, decidi i risultati una volta e lascia che l'automazione gestisca solo ciò che è certo. Le persone rivedono il resto, e un report e un registro delle unioni mostrano a tutto il team che il CRM è seguito.
Domande frequenti
Che cos'è un sistema di deduplicazione del CRM?
È un insieme di ricerche, regole e routine che trovano e uniscono i duplicati in modo continuo. Le ricerche trovano i duplicati per fonte, le regole decidono quali valori vincono, gli avvisi e le unioni pianificate gestiscono i nuovi record, e le persone rivedono i gruppi poco chiari. Un report e un registro delle unioni mostrano se funziona.
Una sola ricerca di duplicati deve coprire tutto il CRM?
Di solito no, perché una sola ricerca che cerca di prendere tutto è difficile da testare e le sue false corrispondenze sono difficili da rintracciare. Ricerche separate per fonte o scenario sono più facili da controllare, regolare e automatizzare una alla volta. Le corrispondenze esatte sull'email o i record di uno strumento di arricchimento sono buoni esempi.
Quando è sicuro unire i duplicati automaticamente?
Quando una ricerca ha dato prova di sé su dati nuovi. Avviala solo con avvisi, unisci un gruppo e poi una pagina a mano, e rifiuta le false corrispondenze. Quando i risultati restano stabili, unisci in automatico e con pianificazione le corrispondenze di cui sei certo, come quelle con email identica.
Chi dovrebbe rivedere le corrispondenze di duplicati incerte?
Spesso una persona responsabile della pulizia, così il CRM cambia in modo prevedibile, e molti team dividono anche per responsabile del record. I gruppi con lo stesso responsabile possono essere uniti in blocco. Quelli con responsabili diversi vanno in revisione, dove il responsabile o il suo manager conferma il risultato.
Come capisci se un processo di deduplicazione funziona?
Monitora i nuovi duplicati per ricerca e per fonte, i gruppi uniti, quelli in attesa di revisione e le corrispondenze rifiutate. Se i nuovi duplicati calano o restano stabili mentre le fonti continuano a girare, il sistema funziona. Un salto improvviso in una ricerca di solito significa che una fonte è cambiata e va controllata.
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