Fusionner les doublons via l'intégration HubSpot <> Salesforce

Comment fusionner les doublons avec l'intégration HubSpot <> Salesforce activée

Les mises à jour de l'intégration HubSpot-Salesforce permettent de fusionner pendant que l'intégration est active. La fusion native reste toutefois locale à HubSpot : elle ne met pas à jour et ne fusionne pas les enregistrements correspondants dans Salesforce.

Lorsque vous fusionnez deux entreprises dans HubSpot, l'entreprise secondaire est supprimée dans HubSpot et ses contacts, transactions et activités associés sont transférés vers l'entreprise principale. Dans Salesforce, le compte secondaire reste actif et intact. Les contacts transférés vers l'entreprise principale dans HubSpot restent liés au compte secondaire dans Salesforce.

À la synchronisation suivante, Salesforce détecte le compte secondaire encore actif. Selon vos règles de synchro, Salesforce crée une nouvelle entreprise en double dans HubSpot ou désynchronise les contacts, car les identifiants de compte ne correspondent plus entre les deux plateformes.

Pourquoi les solutions de contournement actuelles ne suffisent pas

Pour ne pas casser la synchronisation, les équipes tentent de régler le problème avec des habitudes manuelles, des réglages d'intégration, du code sur mesure ou des montages logiciels en plusieurs étapes. Comme aucune de ces approches ne fusionne les deux CRM directement et en même temps, ce sont des contournements par défaut :

• Les équipes fusionnent d'abord les enregistrements dans Salesforce puis nettoient à la main les contacts restés dans HubSpot, ou déplacent manuellement transactions et contacts d'une entreprise en double vers le compte principal avant de supprimer l'enregistrement secondaire.
• Les équipes modifient les règles d'intégration pour bloquer la création automatique d'entreprises à l'envoi d'un formulaire, limiter les droits de l'utilisateur d'intégration aux enregistrements principaux, bloquer la synchronisation automatique tant que les enregistrements ne sont pas validés, ou régler HubSpot sur « Ne rien faire » lorsque des enregistrements fusionnent dans Salesforce.
• Les équipes écrivent des déclencheurs Apex sur mesure dans Salesforce pour intercepter les doublons entrants, mettent en place des workflows applicatifs tiers pour vérifier les enregistrements avant création, ou créent des champs de formule personnalisés (nom + téléphone, par exemple) pour repérer les correspondances entre plateformes.
• Les administrateurs suspendent la synchro continue, exportent les deux bases vers des tableurs, alignent les identifiants à la main, nettoient les doublons hors ligne, puis réimportent les fichiers. Cette approche est figée : à la reprise de la synchro, les nouveaux enregistrements écrasent les modifications ou recréent les doublons.
• Les équipes recourent à des logiciels externes qui imposent des règles en plusieurs passes, des cases « Master Record » personnalisées ou la modification des règles de suppression pour piloter la synchronisation de façon indirecte.

Avec toutes ces méthodes, les contacts, transactions et historiques rattachés perdent souvent leur cohérence d'une plateforme à l'autre, ou exigent une surveillance manuelle constante pour éviter les erreurs d'intégration.

Fusionner les doublons avec Dedupely

Dedupely détecte automatiquement les connexions de synchronisation Salesforce, sans champ personnalisé ni modification des paramètres d'intégration.

Quand vous fusionnez des entreprises en double, Dedupely fusionne les enregistrements dans HubSpot et Salesforce en une seule action. Les enregistrements restent alignés, Salesforce ne recrée pas le doublon à la synchronisation suivante, et tous les contacts et transactions associés restent rattachés à l'enregistrement principal dans les deux systèmes.

Guide rapide, étape par étape

1. Connectez vos instances HubSpot et Salesforce à Dedupely.
2. Ouvrez les paramètres CRM dans Dedupely et cliquez sur l'onglet « Intégration HubSpot-Salesforce ».
3. Sélectionnez l'instance CRM complémentaire dans le menu déroulant pour relier les deux systèmes globalement, sur tous les objets.
4. Configurez vos Search Pads avec des critères précis, en sélectionnant les champs et les options de correspondance au niveau des champs.
5. Définissez vos Merge Rules pour choisir l'enregistrement gagnant ou la valeur retenue champ par champ.
6. Choisissez comment gérer la déduplication en continu :
   • Fusionnez manuellement des doublons précis ou des cas particuliers.
   • Fusionnez en masse vos anciennes données.
   • Auto Match analyse les doublons en arrière-plan et vous alerte dès que le nombre de correspondances atteint le seuil que vous avez défini. Rien n'est fusionné tant que vous n'avez pas vérifié et cliqué sur « Fusionner ».
   • Auto merge analyse et fusionne les doublons automatiquement dans les deux CRM, selon la fréquence que vous choisissez.

FAQ sur la déduplication de la synchronisation HubSpot et Salesforce

Que faut-il pour commencer à fusionner avec la synchro HS+SF activée ?

Il vous faut un compte Dedupely avec vos instances HubSpot et Salesforce connectées et synchronisées. Si Dedupely détecte une synchronisation active sur un enregistrement alors qu'un seul CRM est connecté, la fusion est bloquée et vous êtes invité à connecter l'instance manquante.

Et si je gère plusieurs instances HubSpot ou Salesforce ?

Dans Dedupely, ouvrez vos paramètres CRM et sélectionnez l'instance à associer dans le menu déroulant pour relier exactement les comptes HubSpot et Salesforce à dédoublonner ensemble, avec la synchro SFDC activée.

Dois-je créer un champ « enregistrement principal » personnalisé ou modifier les paramètres de suppression du CRM avant de fusionner ?

Non. Dedupely détecte la synchronisation active et fusionne les enregistrements dans les deux CRM en même temps, sans étapes de fusion échelonnées ou conditionnelles.

Puis-je prévisualiser le résultat sans fusionner ?

Oui. Cliquez sur « Voir les détails de la correspondance » (les trois points verticaux à gauche d'un groupe de doublons) et consultez le volet gauche de la fenêtre pour voir le résultat de la fusion champ par champ.

La fusion supprime-t-elle l'historique d'activité ?

Non. Les associations et l'historique d'activité sont transférés vers l'enregistrement principal dans les deux CRM.

Puis-je annuler une fusion ?

Non, mais vous pouvez télécharger votre historique de fusion au format CSV et le réimporter dans votre CRM pour restaurer les enregistrements d'origine.

Fusionner les doublons sans casser votre synchronisation HubSpot-Salesforce

Fusionner des instances HubSpot et Salesforce synchronisées ne devrait exiger ni champs personnalisés, ni réglages complexes, ni nettoyage manuel dans un tableur. En identifiant directement les liens de synchro et en fusionnant les enregistrements dans les deux CRM en même temps, les doublons disparaissent sans casser les liens entre comptes ni désynchroniser les contacts.

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