Encontrar duplicados ocultos en Salesforce con Dedupely usando “domain root”

Si tu escaneo de Dedupely muestra menos duplicados que la lista de Salesforce, significa que no se están asociando con tu configuración de búsqueda actual. Las diferencias en nombres, extensiones de dominio o datos faltantes pueden evitar que los duplicados aparezcan en un escaneo básico.

Esta guía te lleva paso a paso para ajustar los tipos de coincidencia, usar filtros específicos y dividir el trabajo entre combinaciones masivas y revisión manual para encontrar los duplicados que tu primer escaneo no detectó.

Por qué se esconden los duplicados

Cuando la lista de duplicados de Salesforce muestra más que la de Dedupely, normalmente se debe a:

• Variaciones de nombre: Palabras extra, abreviaturas o errores de escritura (ej. “Colen Build” vs “Colen”)
• Diferencias de dominio: .com vs .net
• Campos faltantes: Dominios o nombres de empresa en blanco que dificultan la coincidencia
• Métodos de detección diferentes: La lista de Salesforce se basa en sus propias reglas; los resultados de Dedupely dependen de las opciones de coincidencia y filtros que configures

Tipos de coincidencia: Exacta vs. Domain Root

Si estás usando coincidencia Exacta para el campo Empresa:

• Exacta: El dominio y la extensión deben coincidir exactamente (company.com coincide con company.com, pero no con company.net)
• Domain Root: Ignora la extensión y coincide por el dominio raíz (company.com coincide con company.net, company.org)

Consejo: Cambia a Domain Root si los duplicados comparten el mismo dominio raíz pero tienen diferentes extensiones, o si sospechas que se están perdiendo duplicados basados en dominio.

Nota: Domain Root también ignora cualquier cosa después de “www” o “http://”.

Filtros para encontrar lo que el algoritmo no detecta

Las variaciones de nombre o dominio pueden impedir coincidencias en un escaneo estándar. Para encontrarlas:

• Cambia el filtro de Correo electrónico de igual a a contiene
• Busca solo una parte del dominio (ej. “colen”) para encontrar versiones .com y .net
• Combina esto con Domain Root para ampliar la cobertura sin añadir duplicados irrelevantes

Usa este enfoque para enfocarte en una empresa o patrón a la vez y revisar más rápido.

Consejo para evitar combinar contactos de diferentes sucursales

Usa Domain Root junto con otros campos:

• Contactos: Nombre + Apellido
• Empresas: Ciudad + Código postal

Combina en bulk tus duplicados

Cuando encuentres duplicados ocultos, no combines todo de golpe. Empieza con coincidencias que tengan los campos más completos y confiables, normalmente donde ambos registros tengan dominio y nombre de empresa consistentes.

Combinar registros incompletos o inconsistentes puede sobreescribir buenos datos con campos vacíos. Un inicio cauteloso genera confianza en el proceso y te permite automatizar de forma segura más adelante.

Combinación automática programada

Una vez que confirmes que una búsqueda detecta duplicados correctamente, puedes programarla para que se ejecute automáticamente.

Cuándo automatizar:

• El tipo de coincidencia y los filtros devuelven duplicados reales de forma consistente
• Ya combinaste un lote manualmente y no tuviste errores

Cómo hacerlo:

• Programa la búsqueda para ejecutarse lo antes posible o con una frecuencia fija, para que los nuevos duplicados con el mismo patrón se gestionen antes de acumularse
• Mantén al menos un Search Pad manual para casos especiales, por ejemplo, cuando los nombres varían mucho aunque el dominio raíz coincida

Protege Salesforce de duplicados a futuro

Encontrar duplicados ocultos no es algo de una sola vez. Variaciones similares pueden volver a entrar por importaciones, integraciones o entrada manual.

Plan continuo:

• Ejecuta tus búsquedas de duplicados ocultos periódicamente (mensual o trimestral)
• Mantén activa la automatización para las búsquedas seguras que hayas configurado
• Revisa los Search Pads manuales en un calendario regular para que las excepciones no se acumulen