Limpia tu org heredado de Salesforce con Dedupely

Entrar en un Salesforce que no construiste nunca es sencillo. Lo que realmente heredas son años de hábitos, integraciones y campos acumulados en la parte superior de cada objeto. Y en algún punto, encontrarás duplicados.

La parte más difícil es saber qué está conectado a qué: algunos registros pueden estar vinculados a Oportunidades, otros pueden venir de sistemas de marketing, y algunos pueden tener lógica personalizada en los flujos de trabajo. Esa incertidumbre hace que los primeros pasos se sientan abrumadores.

Esta guía te da un camino hacia adelante. En lugar de intentar limpiar todo de una vez, aprenderás cómo dividir el problema en fases claras: entender lo que heredaste, resolver duplicados obvios, definir la lógica de duplicados para tu org y construir un proceso repetible. Dedupely te da las herramientas para que sigas este proceso y mantengas Salesforce confiable con el tiempo.

Recurso gratuito: Plan de limpieza de datos heredados en Salesforce con Dedupely

Un archivo descargable gratuito que puedes usar junto con esta guía. Resume los pasos en un formato simple para que los sigas mientras trabajas en tu org. Lo encuentras al final de esta guía.

Identifica los retos dentro de un org heredado

Heredar un org de Salesforce a menudo significa lidiar con duplicados que están profundamente integrados en el sistema. Pueden aparecer en campos personalizados, tipos de registro e integraciones, lo que hace que el trabajo sea más complejo que simplemente combinar duplicados.

Señales comunes de alerta:

• Reglas de duplicado que están rotas, inactivas o se contradicen.
• Cientos de campos personalizados repartidos en múltiples tipos de registro.
• Inconsistencia en cómo se ingresa la información.
• Propiedad dividida entre ventas, marketing y operaciones.
• Sincronizaciones e integraciones que generan duplicados en segundo plano.

Estos problemas hacen que la deduplicación parezca complicada, pero también son pistas: te muestran dónde es más probable que se generen los duplicados y dónde debes tener cuidado antes de hacer cambios.

Evita errores comunes al abordar duplicados

La manera de hacer más difícil un Salesforce heredado es apresurar combinaciones sin contexto. Antes de actuar, ten en cuenta estos errores comunes:

• Ejecutar auto merge antes de entender los datos.
• Eliminar registros que asumes como “seguros”.
• Confiar en lógica débil como First Name + Last Name solamente.
• Combinar registros que pertenecen a equipos con los que no has hablado.
• Empezar con los objetos más críticos, como Accounts vinculadas a Oportunidades abiertas.

Evitar estos errores protege tanto tus datos como tu credibilidad.

Define qué es un duplicado para tu org

Cada Salesforce tiene su propia historia, lógica y uso de campos, lo que significa que no hay una sola definición de “duplicado”. Tu objetivo es definir qué significa duplicado en tu org y documentar esa lógica para que sea consistente.

Campos confiables para empezar:

• Email: Indicador fuerte para Contacts y Leads.
• Phone: Útil cuando los formatos varían, especialmente con Fuzzy matching.
• Domain Root: Confiable para agrupar Accounts por empresa.

Campos a usar con más cuidado:

• Nombres: Pueden generar falsos positivos (ej. dos empresas diferentes con nombres similares).
• Campos personalizados: Algunos como Lead Source, Owner Type o Integration Tag pueden contar la historia de por qué existe un registro.

Tip: Documenta todo. Usa convenciones consistentes para Search Pads en Dedupely (ej. Lead Match – Email Exact). Esto facilita compartir lógica con tu equipo y evita tener que reinventarla después.

Cuanto más claro seas aquí, más predecibles serán tus resultados.

Empieza con duplicados obvios

La mejor forma de construir confianza en un org heredado es comenzar con duplicados fáciles. Los Leads son normalmente el lugar correcto: tienen menos riesgo que los Contacts o Accounts y puedes ver resultados rápido sin afectar procesos críticos.

Ejemplo de Search Pad confiable:

• First Name: Exact match
• Last Name: Exact match
• Email: Exact match
• Filter: Created Date → 90 días o más (evita actividad reciente)
• Filter: No Owner o usuarios inactivos

Cuando ejecutes el scan:

• Revisa manualmente los resultados.
• Omite lo que no estés seguro.
• Toma nota de patrones para refinar tu lógica más adelante.

La meta de esta fase es aprender cómo se ven los duplicados en tu org y establecer un proceso que después puedas repetir en objetos más complejos.

Crea una estructura para que tu proceso de deduplicación se mantenga

Una vez que empieces a correr scans, lo esencial es crear un framework que puedas reutilizar. La deduplicación funciona mejor cuando está organizada y repetida.

Cómo configurarlo:

1. Crea un Search Pad por objeto: Empieza con Leads, después expándelo a Contacts y Accounts.
2. Nombra cada Search Pad de forma clara: Ej. Lead – Email Exact – Old Records.
3. Empieza con revisión manual: Revisa los grupos antes de confirmar combinaciones.
4. Involucra a los stakeholders adecuados: Asegúrate de que las reglas estén alineadas con cada equipo.
5. Guarda reglas de merge reutilizables: Aplica la misma lógica en varios Search Pads.
6. Agenda merges en bulk recurrentes: Ejecuta merges en bulk para mantener controlado el volumen de duplicados.
7. Valida antes de automatizar: Cuando estés seguro, escala a auto merge, pero solo después de múltiples rondas de validación.

Haz seguimiento de tu progreso

En un org grande de Salesforce, el éxito se mide por la claridad que le das a los datos y la previsibilidad de tu proceso.

Indicadores de progreso:

• Has definido lógicas de asociación y Search Pads que funcionan de manera consistente.
• Has revisado al menos 20 duplicados identificados sin errores.
• Has creado una lista de registros que confías en combinar.
• Has compartido tu estrategia de deduplicación con tu equipo.
• Estás rastreando registros omitidos e inconsistencias de campos para revisar después.

Estos checkpoints demuestran que tu proceso está funcionando, incluso si el número total de duplicados todavía no ha bajado dramáticamente. También te dan pequeños logros que puedes compartir con stakeholders y prueba de que el org va avanzando hacia datos más limpios y confiables.

Avanza paso a paso

Los orgs heredados son comunes. Lo que importa es dar un primer paso claro y construir desde ahí.

Dedupely te da la estructura que necesitas: lógica de asociación definida, filtros dirigidos y visibilidad dentro de los grupos de coincidencia para que las decisiones sean consistentes y repetibles.

Empieza pequeño, mantente constante y no te saltes la parte de pensar primero. Mientras más uses este proceso en Dedupely, más rápido avanzará tu deduplicación.