TL;DR
- Le app per fogli di calcolo rimuovono le righe con valori identici nelle colonne che scegli.
- Uno script va bene per importazioni grandi o ripetute, se qualcuno nel team scrive codice.
- Le app di preparazione dei dati raggruppano grafie simili, come nomi aziendali scritti in più modi.
- Gli strumenti per fogli di calcolo eliminano le righe in più, quindi i valori di una riga eliminata vanno persi.
- Dedupely trova e unisce i duplicati all'interno di un file CSV, così importi record puliti.
Un'importazione CSV è uno dei modi più rapidi per aggiungere record a un CRM, e uno dei più rapidi per aggiungere duplicati. Gli elenchi di eventi, gli elenchi acquistati e le esportazioni da altri strumenti raramente arrivano pulite.
Il file può contenere la stessa persona due volte, spazi in più e formati misti. Molti team usano lo strumento già aperto, e ognuno gestisce quel disordine in modo diverso.
In questo articolo vedrai cosa fanno a un file prima di un'importazione i fogli di calcolo, gli script e le app di preparazione dei dati. Vedrai anche cosa elimina ciascuno, e dove ciascuno si ferma.
Cosa deve gestire uno strumento di pulizia
Un file di importazione ha due tipi di problemi: valori disordinati e lo stesso record più di una volta. Gli strumenti qui sotto differiscono soprattutto nel modo in cui gestiscono il secondo, e in cosa succede ai dati che rimuovono.
Sistema prima i formati, perché spazi in più o maiuscole miste impediscono a due valori di corrispondere. Poi cerca i duplicati, partendo da il campo che identifica ogni record, come l'email o il dominio.
App per fogli di calcolo
I fogli di calcolo sono dove si controllano molte importazioni, perché tutti ne hanno uno. Gestiscono bene i duplicati esatti sui file piccoli.
Cosa fanno i fogli di calcolo
La maggior parte delle app per fogli di calcolo ha un comando per rimuovere i duplicati. Scegli quali colonne confrontare, e le righe duplicate vengono eliminate per sempre, quindi copia prima i dati.
Prima di rimuovere qualcosa, puoi evidenziare i duplicati con la formattazione condizionale, o filtrare solo i record unici. Una funzione o un comando di taglio rimuove gli spazi in eccesso, lasciando un solo spazio tra le parole.
Dettagli che contano per i dati del CRM
Alcune app confrontano il valore visualizzato, quindi la stessa data mostrata come "12/8/2017" e "Dec 8, 2017" conta come due valori diversi. Altre trattano le celle come duplicate anche quando differiscono nelle maiuscole.
Il trimming lascia spesso lo spazio unificatore copiato dalle pagine web. Per colpa sua, due valori che sembrano identici possono non corrispondere.
Dove si fermano le app per fogli di calcolo
Le app per fogli di calcolo trovano solo valori identici. "Jon Smith" e "Jonathan Smith" con email diverse restano due righe.
Inoltre eliminano le righe invece di unirle. Se la riga eliminata aveva l'unico numero di telefono, quel numero è perso, e potresti non sapere quale riga è stata tenuta.
Codice: uno script
Per file grandi o importazioni che si ripetono ogni settimana, uno script ti dà ogni volta lo stesso risultato. Le librerie di dati dei linguaggi di programmazione più diffusi hanno una funzione per questo.
Cosa fa uno script
Una funzione di rimozione dei duplicati di solito confronta tutte le colonne per impostazione predefinita, o solo quelle che indichi. Scegli se tenere la prima riga, l'ultima o nessuna di ogni gruppo.
Le funzioni di testo, come convertire in minuscolo e togliere gli spazi, permettono di pulire una colonna prima di confrontarla. Dato che i passaggi stanno in uno script, l'importazione successiva riceve esattamente lo stesso trattamento.
Dove si ferma il codice
Uno script confronta valori esatti, quindi le corrispondenze vicine richiedono logica aggiuntiva scritta da te. Ogni nuova eccezione, come i soprannomi o suffissi aziendali, aggiunge codice da mantenere.
Serve anche qualcuno che scriva codice, e la persona successiva deve capire lo script.
App di preparazione dei dati
Le app di preparazione dei dati sono fatte per pulire dati disordinati. Il loro clustering trova gruppi di valori diversi che possono essere la stessa cosa, come "Acme Inc" e "ACME, Inc.".
Spesso offrono più metodi, da quelli rigidi con poche false corrispondenze a quelli fonetici e a distanza di modifica che intercettano più varianti. Il clustering modifica i valori delle celle così un gruppo condivide un valore.
Non uniscono le righe, quindi devi comunque rimuovere i duplicati dopo. Funzionano meglio come passaggio prima di uno degli altri strumenti.
Come si confrontano gli strumenti
| App per fogli di calcolo | Uno script | App di preparazione dei dati | |
|---|---|---|---|
| Trova | Valori identici | Valori esatti, più qualsiasi logica tu scriva | Gruppi di valori simili |
| Scegli le colonne | Sì | Sì | Per colonna |
| Quale riga resta | Spesso non indicato | Prima, ultima o nessuna | Non applicabile: modifica valori |
| Unisce i valori di entrambe le righe | No | Solo con codice scritto da te | No |
| Competenze necessarie | Nozioni base di fogli di calcolo | Programmazione | Imparare a usare l'app |
Come scegliere uno strumento di pulizia
Lo strumento giusto dipende dal file, dal team e da quanto spesso importi. Anche cosa conta come duplicato cambia da team a team, quindi decidilo prima di scegliere.
- Un'app per fogli di calcolo va bene per file piccoli e una tantum in cui bastano le corrispondenze esatte su email o dominio.
- Uno script va bene per importazioni grandi o ricorrenti, quando qualcuno nel team scrive e mantiene codice.
- Un'app di preparazione dei dati va bene per file con molte varianti di scrittura nei nomi o nei campi aziendali.
- Uno strumento di deduplicazione va bene per file che richiedono corrispondenze approssimative e valori uniti da più righe.
Qualunque cosa scegli, parti dai duplicati evidenti: corrispondenze esatte sull'email per le persone e sul dominio per le aziende. Conserva il file originale per poterci tornare.
Prima di importare, confronta il numero di righe prima e dopo la pulizia. Poi apri un campione delle righe rimosse e controlla che ognuna fosse un duplicato che volevi togliere.
Come Dedupely pulisce un CSV prima di un'importazione
Carica l'elenco in Dedupely, unisci i duplicati al suo interno con regole su quale valore vince e scarica i record puliti da importare. Visualizzi l'anteprima di ogni unione, e una volta che i record sono nel CRM collegato, i duplicati rispetto ai record esistenti vengono trovati e uniti lì. I caricamenti CSV sono illimitati, e i record CSV non contano sul limite di record del piano.
Scegli lo strumento adatto al file
App per fogli di calcolo, script e app di preparazione dei dati risolvono ciascuno una parte della pulizia di un'importazione. Sistemano bene i formati e rimuovono i duplicati esatti, ma si fermano davanti alle corrispondenze approssimative e ai valori sparsi su più righe.
Il file è il posto più economico dove correggere i duplicati. Niente dipende ancora da quelle righe, quindi ogni duplicato che intercetti lì è uno che non dovrai unire dopo.
Domande frequenti
Qual è lo strumento migliore per pulire un CSV prima di un'importazione nel CRM?
Dipende dal file. Un'app per fogli di calcolo gestisce file piccoli con duplicati esatti su email o dominio, e uno script va bene per importazioni grandi o ricorrenti se qualcuno scrive codice. Un'app di preparazione dei dati aiuta con le varianti di ortografia, e uno strumento di deduplicazione si adatta ai file che richiedono corrispondenze vicine e valori uniti.
Rimuovere i duplicati in un foglio di calcolo elimina i dati per sempre?
Sì. Il comando per rimuovere i duplicati di un foglio di calcolo cancella le righe in più, quindi copia prima i dati originali. Potresti non sapere quale riga viene tenuta, quindi evidenzia i duplicati e copia ogni valore che esiste solo in una riga che cancellerai.
Rimuovere i duplicati in un foglio di calcolo distingue maiuscole e minuscole?
Dipende dall'app. Alcune considerano duplicate celle con maiuscole o formati diversi, altre confrontano il valore mostrato. Togli prima gli spazi superflui, che possono impedire una corrispondenza, e cerca gli spazi non separabili che il taglio lascia.
Come rimuovo i duplicati da un CSV con uno script?
Usa la funzione di rimozione dei duplicati della tua libreria di dati, che di solito confronta tutte le colonne e tiene la prima riga di ogni gruppo. Indica solo le colonne da confrontare, come l'email, e scegli se tenere la prima riga, l'ultima o nessuna. Metti in minuscolo e togli gli spazi dalle colonne di testo prima del confronto.
Un foglio di calcolo può trovare contatti quasi duplicati?
Non da soli, perché i fogli di calcolo rimuovono i valori identici, quindi refusi, soprannomi e suffissi aziendali sfuggono. Pulire prima i formati intercetta alcune varianti, mentre le corrispondenze vicine spesso richiedono codice o uno strumento pensato per la corrispondenza approssimativa. In ogni caso, rivedi un campione prima di importare.
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