TL;DR
- Os duplicados em recrutamento surgem muitas vezes de candidatos e de contactos em empresas clientes.
- Os candidatos que se candidatam de novo com outro email podem acabar em vários registos.
- Contactos de clientes que mudam de emprego ou atualizam os seus dados podem criar um segundo registo.
- Comparar nome com número de telefone encontra muitos potenciais duplicados que a comparação por email não deteta.
- A Dedupely encontra candidatos a duplicados, contactos de clientes e empresas de clientes, e pré-visualiza cada fusão.
Uma empresa de recrutamento ou de trabalho temporário funciona com dois conjuntos de relações: os candidatos que coloca e as empresas clientes que os contratam. Ambos vivem no CRM ou no sistema de seguimento de candidaturas, e ambos mudam com frequência.
As empresas de recrutamento surgem nas minhas chamadas, e os duplicados vêm dos dois lados. Os candidatos voltam a registar-se ou enviam coisas a partir de emails diferentes. Os contactos das empresas clientes mudam de emprego ou atualizam os seus dados.
Neste artigo, vai ver de onde vem cada tipo de duplicado e o que custa a uma equipa de recrutamento. Vai ver também como cruzar candidatos e clientes, e o que proteger ao unificar.
De onde vêm os possíveis duplicados
Os candidatos chegam a uma base de dados de recrutamento por muitas vias, e cada uma pode criar um novo registo.
Candidatos que se candidatam ou se inscrevem novamente
Um candidato concorre a uma função e, alguns meses depois, a outra. Se a segunda candidatura não encontrar o primeiro registo, cria um novo. Formulários de candidatura e de inscrição criam duplicados da mesma forma em qualquer CRM.
Emails diferentes para a mesma pessoa
Os candidatos costumam usar um email pessoal numa candidatura e um endereço mais recente na seguinte. Alguns enviam o currículo a partir de um email profissional e depois fazem seguimento a partir de um pessoal. Cada novo endereço pode dar origem a um novo registo.
Portais de emprego, ferramentas de pesquisa de candidatos e extração de currículos
Os registos chegam também de portais de emprego, ferramentas de sourcing e currículos processados. Um parser pode ler um nome numa ordem diferente ou omitir o nome intermédio, fazendo com que o mesmo candidato pareça uma pessoa nova.
Vários recrutadores, um só candidato
Dois recrutadores podem encontrar a mesma pessoa para funções diferentes e criar cada um um registo. Nenhum vê as notas ou o histórico do outro com o candidato.
De onde vêm os duplicados de clientes
Do lado do cliente, os duplicados surgem por razões diferentes. As pessoas e as empresas mudam com o tempo, e o CRM nem sempre acompanha.
Contactos que mudam de emprego
Um responsável de recrutamento muda para uma nova empresa e volta como cliente, com um novo email. A empresa pode acabar com dois registos para a mesma pessoa, um em cada empresa.
Se é um duplicado depende de cada caso. Algumas empresas querem um só registo que acompanhe a pessoa, para que o histórico da relação fique junto. Outras mantêm o registo antigo ligado à empresa antiga e criam um novo contacto.
Contactos que atualizam os seus dados
Um contacto de cliente altera o seu email, telefone ou cargo, ou a empresa altera o domínio do seu email. Se a atualização chegar através de um formulário ou de uma sincronização de email, pode criar um registo em vez de atualizar um existente.
Empresas clientes registadas mais de uma vez
Vários recrutadores podem adicionar a mesma empresa cliente com nomes diferentes, como Acme, Acme Inc. e Acme Staffing Group. Sufixos de empresa e as abreviaturas são motivos comuns para que um cliente se transforme em vários registos.
Quanto custam os duplicados a uma equipa de recrutamento
O recrutamento avança depressa, e os duplicados atrasam-no de formas que os candidatos e os clientes conseguem ver.
- Dois recrutadores, um candidato: a mesma pessoa recebe chamadas de dois recrutadores sobre funções diferentes, sem qualquer contexto partilhado.
- Submeter um candidato duas vezes: um candidato pode ser proposto ao mesmo cliente por dois recrutadores, o que pode parecer descuidado para o cliente.
- Disputas de responsabilidade: quando o crédito de colocação depende de quem é o responsável pelo candidato, dois registos podem significar duas reivindicações.
- Histórico perdido: notas de entrevista, competências e colocações anteriores ficam num registo, enquanto o recrutador trabalha a partir de outro.
- Relações com clientes perdidas: um antigo gestor de recrutamento numa nova empresa parece um contacto frio.
Como fazer a correspondência entre candidatos e clientes
Comece pelos duplicados óbvios: correspondências exatas de email. Depois, combine campos para encontrar as pessoas e empresas que o email, por si só, não consegue identificar.
| Registo | Comece com | Depois experimente | Cuidado com |
|---|---|---|---|
| Candidatos | Email exato | Nome com telefone, ou nome com URL de perfil | Nomes comuns, nomes processados numa ordem diferente |
| Contactos de clientes | Email exato | Nome com domínio da empresa | Contactos que mudaram para uma nova empresa |
| Empresas clientes | Domínio principal do site ou do e-mail | Nome da empresa, ignorando sufixos | Agências, subsidiárias e filiais que partilham um nome |
Para empresas clientes, o domínio costuma ser a ligação mais forte. Cruzar empresas pelo domínio explica porquê e quando os domínios de email pessoal dificultam o processo.
O que proteger ao fundir
Uma fusão de recrutamento decide que histórico, responsável e estado o registo que permanece mantém. Acorde nestes pontos antes da primeira fusão.
Histórico de colocações e submissões
Cada candidatura, submissão, entrevista e colocação deve acabar no registo que sobrevive. Esse histórico ajuda a evitar que um candidato seja submetido duas vezes.
Responsável candidato
Defina qual o recrutador responsável pelo candidato fundido, por exemplo, quem o identificou primeiro ou quem tem a atividade mais recente. Acorde esta decisão antes de fundir, já que a propriedade pode afetar o crédito pela colocação.
Estado e disponibilidade
Um candidato pode estar "colocado" num registo e "disponível" noutro. Decida qual estado prevalece e verifique se o registo fundido faz sentido antes de os recrutadores o utilizarem.
Consentimento e preferências de comunicação
Se um candidato pediu para não ser contactado num registo, essa preferência normalmente aplica-se à pessoa. Garanta que se mantém após a fusão.
Como o Dedupely mantém candidatos e clientes, cada um, num só registo.
A Dedupely encontra possíveis duplicados entre contactos e empresas nos CRM suportados, incluindo candidatos guardados como contactos. Crie pesquisas por nome com telefone ou empresa, defina regras de fusão e pré-visualize o resultado. Teste as notas de entrevistas, candidaturas e ligações a colocações separadamente, pois o suporte a contactos de CRM não implica suporte a todos os objetos do ATS.
Conheça cada candidato e cliente uma só vez
Os duplicados em recrutamento surgem de duas direções. Os candidatos regressam com novos emails e por novos canais, e os contactos de clientes mudam de emprego, de dados e de domínios.
Decidir o que conta como duplicado de cada lado vem em primeiro lugar, incluindo pessoas que mudam de empresa. Comparar por mais do que o email e proteger o histórico de colocações e o responsável permite aos recrutadores trabalhar com um registo por pessoa.
Perguntas frequentes
Porque é que as empresas de recrutamento têm tantos candidatos duplicados?
Porque os candidatos chegam à base de dados de muitas formas: candidaturas repetidas, registos com emails diferentes, portais de emprego, ferramentas de sourcing e currículos analisados. Quando um novo registo não encontra o existente, muitas vezes porque o email mudou, cria outro. Vários recrutadores a procurar a mesma pessoa acrescentam mais.
Como encontra candidatos a duplicados com emails diferentes?
Faça a correspondência pelo nome combinado com um campo estável, como o número de telefone ou o URL do perfil. Comece pelas correspondências exatas de email, por serem as mais fáceis de confirmar. Depois reveja com cuidado as correspondências por nome, porque nomes comuns e nomes analisados em ordem diferente podem associar pessoas distintas.
Deve ser fundido um contacto de cliente que muda de emprego?
Depende da forma como a sua empresa trabalha. Fundir mantém o histórico de relacionamento com a pessoa, o que ajuda quando um antigo responsável de recrutamento volta a ser cliente. Outras empresas mantêm o registo antigo associado à empresa antiga e criam um novo contacto, aplicando essa regra de forma consistente.
O que acontece ao histórico de colocações quando junta candidatos?
Deve passar para o registo sobrevivente, juntamente com candidaturas, submissões, entrevistas e notas. Verifique como o CRM ou a ferramenta de deduplicação trata as atividades antes de uma fusão grande. Guarde também um registo dos valores originais, porque muitas fusões não podem ser anuladas.
Como evitar empresas-clientes duplicadas num CRM de recrutamento?
Compare empresas clientes pelo domínio principal do site ou do email e, depois, pelo nome da empresa, ignorando sufixos como Inc. ou Ltd. Exclua os domínios de email pessoais da comparação por domínio e acorde com os recrutadores um único formato de nomes sempre que adicionarem um novo cliente.
Ou registe-se com o Google
Utilizador de Pipedrive 
