TL;DR
- Rekryteringsdubbletter uppstår ofta från kandidater och från kontakter på kundföretag.
- Kandidater som söker igen med en annan e-postadress kan hamna i flera poster.
- Kundkontakter som byter jobb eller uppdaterar sina uppgifter kan skapa en andra post.
- Matchning på namn och telefonnummer hittar många dubblettkandidater som matchning på e-post missar.
- Dedupely hittar dubblettkandidater, kundkontakter och kundföretag och förhandsgranskar varje sammanslagning.
Ett rekryterings- eller bemanningsföretag bygger på två uppsättningar relationer: kandidaterna det placerar och kundföretagen som anställer dem. Båda finns i CRM eller rekryteringssystemet, och båda förändras ofta.
Rekryteringsbolag kommer upp i mina samtal, och deras dubbletter kommer från båda håll. Kandidater registrerar sig igen eller skickar saker från olika e-postadresser. Kontakter hos kundföretag byter jobb eller uppdaterar sina uppgifter.
I det här inlägget ser du var varje typ av dubblett kommer ifrån och vad den kostar ett rekryteringsteam. Du ser också hur du matchar kandidater och kunder, och vad du bör skydda när du slår samman.
Var kandidatdubbletter uppstår
Kandidater når en rekryteringsdatabas via många ingångar, och varje ingång kan skapa en ny post.
Kandidater som söker eller registrerar sig igen
En kandidat söker en tjänst och sedan en annan några månader senare. Om den andra ansökan inte hittar den första posten skapas en ny. Ansöknings- och registreringsformulär skapar dubletter på samma sätt i alla CRM.
Olika e-postadresser för en person
Kandidater använder ofta en privat e-postadress för en ansökan och en nyare adress för nästa. Vissa skickar ett CV från en jobbadress och följer sedan upp från en privat. Varje ny adress kan bli en ny post.
Jobbportaler, sourcingverktyg och CV-tolkning
Poster kommer också från jobbportaler, sourcingverktyg och tolkade CV:n. En parser kan läsa ett namn i fel ordning eller utelämna ett mellannamn, så att samma kandidat ser ut som en ny person.
Flera rekryterare, en kandidat
Två rekryterare kan hitta samma person för olika roller och skapa var sin post. Ingen av dem ser den andras anteckningar eller historik med kandidaten.
Var dubbletter på kundsidan uppstår
Kundsidan får dubbletter av andra skäl. Personer och företag förändras över tid, och CRM:et hänger inte alltid med.
Kontakter som byter jobb
En rekryteringschef byter till ett nytt företag och återkommer som kund, med en ny e-postadress. Byrån kan hamna med två poster för samma person, en för varje företag.
Om det är en dubblett varierar från fall till fall. Vissa byråer vill ha en post som följer personen, så relationshistoriken hålls samman. Andra behåller den gamla posten kopplad till det gamla företaget och skapar en ny kontakt.
Kontakter som uppdaterar sina uppgifter
En kundkontakt byter e-post, telefon eller titel, eller bolaget byter e-postdomän. Om uppdateringen kommer via ett formulär eller en e-postsynk kan den skapa en ny post i stället för att uppdatera en befintlig.
Kundföretag inlagda mer än en gång
Flera rekryterare kan lägga till samma kundföretag med olika namn, till exempel Acme, Acme Inc. och Acme Staffing Group. Bolagsändelser och förkortningar är vanliga orsaker till att en kund blir flera poster.
Vad dubbletter kostar ett rekryteringsteam
Rekrytering går snabbt, och dubbletter bromsar den på sätt som kandidater och kunder märker.
- Två rekryterare, en kandidat: samma person får samtal från två rekryterare om olika roller, utan gemensam kontext.
- Att skicka in en kandidat två gånger: en kandidat kan föreslås till samma kund av två rekryterare, vilket kan verka slarvigt för kunden.
- Tvister om ägarskap: när förmedlingsprovisionen beror på vem som äger kandidaten kan två poster innebära två anspråk.
- Förlorad historik: intervjuanteckningar, kompetenser och tidigare uppdrag ligger i en post medan rekryteraren arbetar i en annan.
- Förlorade kundrelationer: en tidigare rekryteringschef på ett nytt företag ser ut som en kall kontakt.
Så matchar du kandidater och kunder
Börja med de uppenbara dubbletterna: exakta e-postmatchningar. Kombinera sedan fält för de personer och företag som e-post ensam inte hittar.
| Post | Börja med | Prova sedan | Se upp för |
|---|---|---|---|
| Kandidater | Exakt e-post | Namn med telefon, eller namn med en profil-URL | Vanliga namn, tolkade namn i en annan ordning |
| Kundkontakter | Exakt e-post | Namn med företagsdomän | Kontakter som bytt till ett nytt företag |
| Kundföretag | Kärndomän för webbplatsen eller mejlen | Företagsnamn, utan bolagsformer | Byråer, dotterbolag och avdelningar som delar ett namn |
För kundföretag är domänen ofta den starkaste länken. Matcha företag på domän förklarar varför, och när privata mejldomäner står i vägen.
Vad du ska skydda när du slår ihop
En rekryteringssammanslagning avgör vilken historik, ägare och status den kvarvarande posten behåller. Kom överens om detta före den första sammanslagningen.
Placering och inlämningshistorik
Varje ansökan, inlämning, intervju och placering bör hamna på den kvarvarande posten. Den historiken hjälper till att förhindra att en kandidat skickas in två gånger.
Föreslagen ägare
Bestäm vilken rekryterare som äger den sammanslagna kandidaten, till exempel den som hittade dem först eller den med senaste aktivitet. Kom överens om detta innan sammanslagningen, eftersom ägarskapet kan påverka vem som får krediten för placeringen.
Status och tillgänglighet
En kandidat kan vara "placerad" i en post och "tillgänglig" i en annan. Bestäm vilken status som gäller och kontrollera att den sammanslagna posten är begriplig innan rekryterare använder den.
Samtycke och kommunikationspreferenser
Om en kandidat bad om att inte bli kontaktad i en post gäller önskemålet oftast personen. Se till att det finns kvar efter sammanslagningen.
Så håller Dedupely kandidater och kunder i en post var
Dedupely hittar möjliga dubbletter bland kontakter och företag i stödda CRM-system, inklusive kandidater som lagras som kontakter. Bygg sökningar på namn med telefon eller företag, ställ in sammanslagningsregler och förhandsgranska resultatet. Testa intervjuanteckningar, ansökningar och placeringslänkar separat, eftersom stöd för CRM-kontakter inte innebär stöd för alla ATS-objekt.
Känn till varje kandidat och kund en gång
Dubbletter bland rekryteringsdata kommer från två håll. Kandidater återkommer med nya e-postadresser och via nya kanaler, och kundkontakter byter jobb, uppgifter och domäner.
Att först bestämma vad som räknas som dubblett på varje sida kommer först, inklusive personer som byter företag. Att matcha på mer än e-post och skydda placeringshistorik och ägarskap låter rekryterare arbeta från en post per person.
Vanliga frågor
Varför har rekryteringsföretag så många dubblettkandidater?
Eftersom kandidater når databasen på många sätt: upprepade ansökningar, registreringar med olika e-postadresser, jobbportaler, sourcingverktyg och tolkade CV:n. När en ny post inte hittar den befintliga, ofta för att e-postadressen har ändrats, skapas en till. Flera rekryterare som söker efter samma person lägger till fler.
Hur hittar du dubblettkandidater med olika e-postadresser?
Matcha på namn kombinerat med ett stabilt fält, till exempel telefonnummer eller en profil-URL. Börja med exakta e-postmatchningar, eftersom de är enklast att bekräfta. Granska sedan namnbaserade matchningar noggrant, eftersom vanliga namn och namn i omvänd ordning kan para ihop olika personer.
Ska en kundkontakt som byter jobb slås ihop?
Det beror på hur ditt företag arbetar. En sammanslagning behåller relationshistoriken med personen, vilket hjälper när en tidigare rekryteringschef blir kund igen. Andra företag låter den gamla posten vara kopplad till det gamla företaget och skapar en ny kontakt, och tillämpar regeln konsekvent.
Vad händer med placeringshistoriken när du slår ihop kandidater?
Den ska flyttas till den kvarvarande posten, tillsammans med ansökningar, inlämningar, intervjuer och anteckningar. Kontrollera hur ditt CRM eller dubblettverktyg hanterar aktiviteter innan en stor sammanslagning. Spara även de ursprungliga värdena, eftersom många sammanslagningar inte kan ångras.
Hur förhindrar du dubbletter av kundföretag i ett rekryterings-CRM?
Matcha kundföretag på webbplatsens eller e-postens kärndomän, och sedan på företagsnamn utan suffix som AB eller Ltd. Undanta privata e-postdomäner från domänmatchning, och kom överens med rekryterare om ett namnformat när de lägger till en ny kund.
Eller registrera dig med Google
Pipedrive-användare 
