Résumé
- Les doublons de recrutement viennent souvent de candidats et de contacts chez les clients.
- Les candidats qui postulent à nouveau avec une autre adresse e-mail peuvent se retrouver dans plusieurs fiches.
- Les clients qui changent de poste ou mettent leurs coordonnées à jour peuvent créer une seconde fiche.
- La correspondance nom et numéro de téléphone permet de trouver de nombreux doublons potentiels que la correspondance par e-mail manque.
- Dedupely repère les candidats en double, les contacts clients et les entreprises clientes, et prévisualise chaque fusion.
Un cabinet de recrutement ou d'intérim repose sur deux types de relations : les candidats qu'il place et les entreprises clientes qui les recrutent. Les deux vivent dans le CRM ou le système de suivi des candidatures, et changent souvent.
Les cabinets de recrutement reviennent dans mes appels, et leurs doublons viennent des deux côtés. Les candidats s'inscrivent à nouveau ou envoient des documents depuis d'autres adresses e-mail. Les contacts des entreprises clientes changent de poste ou mettent à jour leurs coordonnées.
Dans cet article, vous verrez d'où vient chaque type de doublon et ce qu'il coûte à une équipe de recrutement. Vous verrez aussi comment rapprocher candidats et clients, et ce qu'il faut protéger lors d'une fusion.
D'où viennent les doublons potentiels
Les candidats arrivent dans une base de recrutement par de nombreuses portes, et chacune peut créer une nouvelle fiche.
Candidats qui postulent ou s'inscrivent à nouveau
Un candidat postule à un poste, puis à un autre quelques mois plus tard. Si la seconde candidature ne retrouve pas la première fiche, elle en crée une nouvelle. Formulaires de candidature et d'inscription créent des doublons de la même façon dans tout CRM.
Adresses e-mail différentes pour une même personne
Les candidats utilisent souvent une adresse personnelle pour une candidature, puis une adresse plus récente pour la suivante. Certains envoient un CV depuis une adresse professionnelle, puis relancent depuis une adresse personnelle. Chaque nouvelle adresse peut créer une nouvelle fiche.
Job boards, outils de sourcing et analyse de CV
Des fiches arrivent aussi via les job boards, les outils de sourcing et les CV analysés. Un analyseur peut lire un nom dans un ordre différent ou omettre un deuxième prénom, si bien qu'un même candidat apparaît comme une nouvelle personne.
Plusieurs recruteurs, un même candidat
Deux recruteurs peuvent sourcer la même personne pour des postes différents et créer chacun une fiche. Aucun ne voit les notes ou l'historique de l'autre avec le candidat.
D'où viennent les doublons côté client
Côté clients, les doublons ont d'autres causes. Les personnes et les entreprises évoluent, et le CRM ne suit pas toujours.
Contacts qui changent d'entreprise
Un responsable du recrutement change d'entreprise et revient comme client, avec une nouvelle adresse e-mail. Le cabinet peut alors se retrouver avec deux enregistrements pour une même personne, un pour chaque entreprise.
Est-ce un doublon, cela dépend du cas. Certains cabinets veulent une seule fiche qui suit la personne, afin que l'historique de la relation reste regroupé. D'autres conservent l'ancienne fiche liée à l'ancienne entreprise et créent un nouveau contact.
Contacts qui mettent à jour leurs coordonnées
Un contact client modifie son e-mail, son téléphone ou son poste, ou l'entreprise change de domaine d'e-mail. Si la mise à jour arrive par un formulaire ou une synchronisation d'e-mails, elle peut créer une fiche au lieu de mettre à jour l'existante.
Entreprises clientes saisies plusieurs fois
Plusieurs recruteurs peuvent ajouter la même entreprise cliente sous des noms différents, comme Acme, Acme Inc. et Acme Staffing Group. Suffixes d'entreprise et les abréviations sont des causes fréquentes de la multiplication des fiches d'un même client.
Ce que coûtent les doublons à une équipe de recrutement
Le recrutement va vite, et les doublons le ralentissent d'une façon que les candidats et les clients peuvent constater.
- Deux recruteurs, un seul candidat : la même personne reçoit des appels de deux recruteurs au sujet de postes différents, sans contexte partagé.
- Soumettre un candidat deux fois : un candidat peut être présenté au même client par deux recruteurs, ce qui peut paraître négligent aux yeux du client.
- Litiges de propriété : lorsque la commission de placement dépend du propriétaire du candidat, deux fiches peuvent donner lieu à deux revendications.
- Historique perdu : les notes d'entretien, compétences et placements passés se trouvent dans une fiche, tandis que le recruteur travaille depuis une autre.
- Relations clients manquées : un ancien responsable du recrutement dans une nouvelle entreprise ressemble à un contact froid.
Comment rapprocher candidats et clients
Commencez par les doublons évidents : correspondances d'e-mails exactes. Combinez ensuite les champs pour les personnes et entreprises que l'e-mail seul ne permet pas de trouver.
| Fiche | Commencez par | Essayez ensuite | Attention à |
|---|---|---|---|
| Candidats | Email exact | Nom avec téléphone, ou nom avec URL de profil | Noms courants, noms analysés dans un ordre différent |
| Contacts clients | Email exact | Nom et domaine de l'entreprise | Contacts passés dans une nouvelle entreprise |
| Entreprises clientes | Domaine principal du site web ou de l'e-mail | Nom d'entreprise, sans tenir compte des suffixes | Agences, filiales et succursales qui partagent un nom |
Pour les entreprises clientes, le domaine est souvent le lien le plus solide. Rapprocher les entreprises par domaine explique pourquoi, et quand les domaines de messagerie personnelle posent problème.
Ce qu'il faut protéger lors d'une fusion
Une fusion de recrutement détermine l'historique, le responsable et le statut que conserve l'enregistrement final. Mettez-vous d'accord sur ces points avant la première fusion.
Historique de placement et de candidature
Chaque candidature, soumission, entretien et placement doit aboutir sur la fiche conservée. Cet historique évite qu'un candidat soit soumis deux fois.
Propriétaire candidat
Décidez quel recruteur est propriétaire du candidat fusionné, par exemple le premier à l'avoir sourcé ou celui qui a l'activité la plus récente. Convenez-en avant la fusion, car la propriété peut influer sur le crédit de placement.
Statut et disponibilité
Un candidat peut être « placé » dans une fiche et « disponible » dans une autre. Décidez quel statut l'emporte, et vérifiez que la fiche fusionnée est cohérente avant que les recruteurs ne l'utilisent.
Consentement et préférences de communication
Si un candidat a demandé à ne pas être contacté sur une fiche, cette préférence concerne généralement la personne. Vérifiez qu'elle survit à la fusion.
Comment Dedupely garde une seule fiche par candidat et par client
Dedupely repère les doublons possibles parmi les contacts et les entreprises des CRM pris en charge, y compris les candidats enregistrés comme contacts. Créez des recherches sur le nom avec le téléphone ou l'entreprise, définissez des règles de fusion et prévisualisez le résultat. Testez séparément les notes d'entretien, les candidatures et les liens de placement : la prise en charge des contacts CRM ne signifie pas celle de tous les objets ATS.
Connaître chaque candidat et client une seule fois
Les doublons de recrutement viennent de deux directions. Les candidats reviennent avec de nouvelles adresses e-mail et par de nouveaux canaux, et les contacts clients changent de poste, de coordonnées et de domaines.
Il faut d'abord définir ce qui compte comme doublon de chaque côté, y compris pour les personnes qui changent d'entreprise. Faire correspondre les fiches sur plus que l'e-mail, et protéger l'historique de placement et la propriété, permet aux recruteurs de travailler avec une seule fiche par personne.
Questions fréquentes
Pourquoi les cabinets de recrutement ont-ils autant de candidats en double ?
Parce que les candidats arrivent dans la base de bien des façons : candidatures répétées, inscriptions avec des e-mails différents, job boards, outils de sourcing et CV analysés. Quand une nouvelle fiche ne retrouve pas la fiche existante, souvent parce que l'e-mail a changé, elle en crée une autre. Plusieurs recruteurs qui sourcent la même personne en ajoutent d'autres.
Comment repérer les doublons potentiels ayant des adresses e-mail différentes ?
Faites correspondre le nom combiné à un champ stable, comme le numéro de téléphone ou l'URL d'un profil. Commencez par les correspondances exactes sur l'e-mail, car elles sont les plus faciles à confirmer. Examinez ensuite avec soin les correspondances fondées sur le nom, car des noms courants ou des noms de famille inversés peuvent associer deux personnes différentes.
Faut-il fusionner un contact client qui change de poste ?
Cela dépend du fonctionnement de votre société. La fusion conserve l'historique de la relation avec la personne, utile lorsqu'un ancien responsable du recrutement redevient client. D'autres sociétés rattachent l'ancienne fiche à l'ancienne entreprise et créent un nouveau contact, en appliquant cette règle de manière cohérente.
Qu'advient-il de l'historique de placement lors de la fusion de candidats ?
Elle doit être transférée sur la fiche conservée, avec les candidatures, les soumissions, les entretiens et les notes. Vérifiez comment votre CRM ou votre outil de déduplication gère les activités avant une grosse fusion. Conservez aussi les valeurs d'origine, car beaucoup de fusions sont irréversibles.
Comment éviter les entreprises clientes en double dans un CRM de recrutement ?
Rapprochez les entreprises clientes sur le domaine principal de leur site web ou de leur e-mail, puis sur le nom de société en ignorant les suffixes comme Inc. ou Ltd. Excluez les domaines de messagerie personnels du rapprochement par domaine, et convenez avec les cabinets de recrutement d'un format de nom unique lorsqu'ils ajoutent un nouveau client.
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