TL;DR
- Dubletten im Recruiting entstehen häufig durch Bewerber und Kontakte bei Kundenunternehmen.
- Bewerbende, die sich mit einer anderen E-Mail-Adresse erneut bewerben, können in mehreren Datensätzen landen.
- Kundenkontakte, die den Job wechseln oder ihre Daten ändern, können einen zweiten Datensatz erzeugen.
- Der Abgleich von Name und Telefonnummer findet viele Dublettenkandidaten, die der E-Mail-Abgleich übersieht.
- Dedupely findet mögliche Dubletten bei Kundenkontakten und Kundenunternehmen und zeigt jede Zusammenführung vorab an.
Ein Personaldienstleister oder eine Zeitarbeitsfirma pflegt zwei Arten von Beziehungen: die Kandidaten, die sie vermittelt, und die Kundenunternehmen, die sie einstellen. Beide liegen im CRM oder im Bewerbermanagementsystem und ändern sich oft.
Personalvermittler kommen in meinen Gesprächen oft vor, und ihre Dubletten entstehen auf beiden Seiten. Kandidaten melden sich erneut an oder schicken Unterlagen von anderen E-Mail-Adressen. Kontakte bei Kundenfirmen wechseln den Job oder aktualisieren ihre Daten.
In diesem Beitrag sehen Sie, woher jede Art von Dublette stammt und was sie ein Recruiting-Team kostet. Außerdem zeigen wir, wie Sie Kandidaten und Kunden abgleichen und was Sie beim Zusammenführen schützen sollten.
Woher mögliche Duplikate stammen
Bewerbende gelangen auf vielen Wegen in eine Recruiting-Datenbank, und jeder Weg kann einen neuen Datensatz anlegen.
Bewerber, die sich erneut bewerben oder registrieren
Eine Bewerberin bewirbt sich auf eine Stelle und einige Monate später auf eine andere. Findet die zweite Bewerbung den ersten Datensatz nicht, legt sie einen neuen an. Bewerbungs- und Anmeldeformulare erzeugen in jedem CRM auf die gleiche Weise Dubletten.
Unterschiedliche E-Mail-Adressen für eine Person
Bewerber nutzen oft eine private E-Mail für eine Bewerbung und eine neuere Adresse für die nächste. Manche senden einen Lebenslauf von einer Firmenadresse und folgen dann von einer privaten nach. Jede neue Adresse kann einen neuen Datensatz erzeugen.
Jobbörsen, Sourcing-Tools und Lebenslaufanalyse
Datensätze kommen auch von Jobbörsen, Sourcing-Tools und geparsten Lebensläufen. Ein Parser kann einen Namen in anderer Reihenfolge lesen oder einen zweiten Vornamen weglassen, sodass derselbe Kandidat wie eine neue Person wirkt.
Mehrere Recruiter, ein Kandidat
Zwei Recruiter können dieselbe Person für unterschiedliche Stellen ansprechen und jeweils einen Datensatz anlegen. Keiner sieht die Notizen oder den Verlauf des anderen mit dem Kandidaten.
Woher kundenseitige Dubletten stammen
Auf Kundenseite entstehen Duplikate aus anderen Gründen. Personen und Unternehmen ändern sich im Laufe der Zeit, und das CRM zieht nicht immer nach.
Kontakte, die den Arbeitgeber wechseln
Eine Führungskraft wechselt zu einem neuen Unternehmen und kommt als Kunde mit neuer E-Mail-Adresse zurück. Das Unternehmen kann zwei Datensätze für dieselbe Person haben, einen bei jedem Unternehmen.
Ob das ein Duplikat ist, hängt vom Einzelfall ab. Manche Kanzleien wollen einen Datensatz, der der Person folgt, damit die Beziehungshistorie zusammenbleibt. Andere behalten den alten Datensatz beim alten Unternehmen und legen einen neuen Kontakt an.
Kontakte, die ihre Angaben aktualisieren
Ein Kundenkontakt ändert E-Mail, Telefonnummer oder Titel, oder die Firma wechselt ihre E-Mail-Domain. Kommt die Aktualisierung über ein Formular oder eine E-Mail-Synchronisierung, kann statt eines Updates ein neuer Datensatz entstehen.
Kundenunternehmen mehrfach erfasst
Mehrere Recruiter können dieselbe Kundenfirma mit unterschiedlichen Namen anlegen, etwa Acme, Acme Inc. und Acme Staffing Group. Firmenzusätze und Abkürzungen sind häufige Gründe, warum ein Kunde zu mehreren Datensätzen wird.
Was Dubletten einem Recruiting-Team kosten
Recruiting läuft schnell, und Dubletten bremsen es auf eine Weise, die Bewerbende und Kunden sehen.
- Zwei Recruiter, ein Kandidat: dieselbe Person erhält Anrufe von zwei Recruitern zu verschiedenen Stellen, ohne gemeinsamen Kontext.
- Einen Bewerber doppelt einreichen: ein Kandidat kann von zwei Recruitern demselben Kunden vorgeschlagen werden, was beim Kunden nachlässig wirken kann.
- Streit um Zuständigkeiten: wenn die Vermittlungsprovision davon abhängt, wer den Kandidaten betreut, können zwei Datensätze zwei Ansprüche bedeuten.
- Verlorene Historie: Interviewnotizen, Kompetenzen und frühere Einsätze liegen in einem Datensatz, während der Recruiter mit einem anderen arbeitet.
- Verpasste Kundenbeziehungen: ein früherer Einstellungsverantwortlicher bei einem neuen Unternehmen wirkt wie ein kalter Kontakt.
So gleichen Sie Bewerber und Kunden ab
Beginnen Sie mit den offensichtlichen Dubletten, also gleichen E-Mail-Adressen. Kombinieren Sie danach Felder für Personen und Firmen, die die E-Mail allein nicht findet.
| Datensatz | Starten Sie mit | Probieren Sie dann | Achten Sie auf |
|---|---|---|---|
| Kandidaten | Genaue E-Mail | Name mit Telefonnummer oder Name mit Profil-URL | Gängige Namen, geparste Namen in anderer Reihenfolge |
| Kundenkontakte | Genaue E-Mail | Name mit Firmendomain | Kontakte, die zu einem neuen Unternehmen gewechselt sind |
| Kundenunternehmen | Kerndomain der Website oder E-Mail | Firmenname ohne Rechtsformzusätze | Agenturen, Tochtergesellschaften und Niederlassungen mit gleichem Namen |
Bei Kundenunternehmen ist die Domain oft die stärkste Verbindung. Firmen über die Domain abgleichen erklärt, warum, und wann persönliche E-Mail-Domains im Weg stehen.
Was Sie beim Zusammenführen schützen sollten
Eine Zusammenführung im Recruiting bestimmt, welche Historie, welcher Verantwortliche und welcher Status im verbleibenden Datensatz bleiben. Vereinbaren Sie das vor der ersten Zusammenführung.
Platzierungs- und Einreichungsverlauf
Jede Bewerbung, Einreichung, jedes Interview und jede Vermittlung sollte am verbleibenden Datensatz landen. Diese Historie verhindert, dass ein Kandidat zweimal eingereicht wird.
Infrage kommender Inhaber
Legen Sie fest, welcher Recruiter den zusammengeführten Bewerber betreut, etwa der Erstansprechpartner oder wer die letzte Aktivität hatte. Stimmen Sie dies vor dem Zusammenführen ab, da die Zuständigkeit die Vermittlungsprovision beeinflussen kann.
Status und Verfügbarkeit
Ein Kandidat kann in einem Datensatz als „vermittelt“ und in einem anderen als „verfügbar“ markiert sein. Legen Sie fest, welcher Status gilt, und prüfen Sie den zusammengeführten Datensatz, bevor Recruiter ihn verwenden.
Einwilligung und Kommunikationspräferenzen
Hat ein Kandidat auf einem Datensatz um keinen Kontakt gebeten, gilt das meist für die Person. Achten Sie darauf, dass diese Einstellung die Zusammenführung übersteht.
Wie Dedupely Interessenten und Kunden jeweils in einem Datensatz hält
Dedupely findet mögliche Dubletten unter Kontakten und Unternehmen in unterstützten CRMs, einschließlich Kandidaten, die als Kontakte gespeichert sind. Erstellen Sie Suchen nach Name mit Telefonnummer oder Firma, legen Sie Merge Rules fest und prüfen Sie das Ergebnis in der Vorschau. Testen Sie Interviewnotizen, Einreichungen und Vermittlungslinks separat; die Unterstützung für CRM-Kontakte bedeutet nicht die Unterstützung jedes ATS-Objekts.
Jeden Bewerber und Kunden nur einmal erfassen
Duplikate im Recruiting entstehen aus zwei Richtungen. Bewerbende kommen mit neuen E-Mail-Adressen und über neue Kanäle zurück, und Kontakte bei Kunden wechseln Stelle, Daten und Domains.
Zuerst klären Sie auf beiden Seiten, was als Duplikat gilt, auch bei Personen, die den Arbeitgeber wechseln. Ein Abgleich über mehr als nur die E-Mail sowie der Schutz von Vermittlungshistorie und Owner ermöglicht Recruitern, mit einem Datensatz pro Person zu arbeiten.
Häufige Fragen
Warum haben Personalvermittler so viele doppelte Bewerber?
Denn Bewerber gelangen auf vielen Wegen in die Datenbank: wiederholte Bewerbungen, Registrierungen mit verschiedenen E-Mails, Jobbörsen, Sourcing-Tools und geparste Lebensläufe. Findet ein neuer Datensatz den bestehenden nicht, oft weil sich die E-Mail geändert hat, legt er einen weiteren an. Mehrere Recruiter, die dieselbe Person suchen, fügen weitere hinzu.
Wie finden Sie Dublettenkandidaten mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen?
Gleichen Sie den Namen mit einem Feld ab, das stabil bleibt, etwa Telefonnummer oder Profil-URL. Beginnen Sie mit exakten E-Mail-Treffern, da sie sich am einfachsten bestätigen lassen. Prüfen Sie dann namensbasierte Treffer sorgfältig, denn häufige Namen und vertauschte Namensreihenfolgen können verschiedene Personen zusammenbringen.
Sollte ein Kundenkontakt zusammengeführt werden, der den Arbeitgeber wechselt?
Das hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen arbeitet. Beim Zusammenführen bleibt die Beziehungshistorie bei der Person erhalten, was hilft, wenn ein ehemaliger Einstellungsverantwortlicher wieder Kunde wird. Andere Unternehmen behalten den alten Datensatz beim alten Arbeitgeber und legen einen neuen Kontakt an, und wenden diese Regel konsequent an.
Was geschieht mit der Vermittlungshistorie, wenn Sie Bewerber zusammenführen?
Er sollte auf den verbleibenden Datensatz übergehen, zusammen mit Bewerbungen, Einreichungen, Gesprächen und Notizen. Prüfen Sie vor einer großen Zusammenführung, wie Ihr CRM oder Ihr Deduplizierungstool Aktivitäten behandelt. Halten Sie auch die ursprünglichen Werte fest, denn viele Zusammenführungen lassen sich nicht rückgängig machen.
Wie verhindern Sie doppelte Kundenunternehmen in einem Recruiting-CRM?
Gleichen Sie Kundenunternehmen anhand der Kerndomain ihrer Website oder E-Mail-Adresse ab, danach anhand des Firmennamens ohne Zusätze wie Inc. oder Ltd. Schließen Sie private E-Mail-Domains vom Domain-Abgleich aus und legen Sie mit Recruitern ein einheitliches Namensformat fest, sobald sie einen neuen Kunden hinzufügen.
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