TL;DR
- I duplicati nel recruiting spesso derivano da candidati e da referenti presso le aziende clienti.
- I candidati che si ricandidano con un'altra email possono finire in più record.
- I clienti referenti che cambiano lavoro o aggiornano i propri dati possono creare un secondo record.
- Abbinare nome e numero di telefono trova molti potenziali duplicati che la corrispondenza per email non rileva.
- Dedupely individua candidati duplicati, contatti e aziende clienti e mostra in anteprima ogni unione.
Una società di recruiting o di somministrazione lavora su due reti di relazioni: i candidati che colloca e le aziende clienti che li assumono. Entrambe vivono nel CRM o nel sistema di gestione candidature, e cambiano spesso.
Le società di recruiting emergono spesso nelle mie chiamate, e i loro duplicati arrivano da entrambi i lati. I candidati si registrano di nuovo o inviano documenti da email diverse. I contatti presso le aziende clienti cambiano lavoro o aggiornano i propri dati.
In questo articolo vedrai da dove deriva ciascun tipo di duplicato e quanto costa a un team di recruiting. Vedrai anche come abbinare candidati e clienti e cosa proteggere quando unisci.
Da dove provengono i potenziali duplicati
I candidati arrivano a un database di recruiting da molte porte, e ognuna può creare un nuovo record.
Candidati che si candidano o si registrano di nuovo
Un candidato si candida per un ruolo, poi per un altro qualche mese dopo. Se la seconda candidatura non trova il primo record, ne crea uno nuovo. Moduli di candidatura e iscrizione crea duplicati allo stesso modo in qualsiasi CRM.
Email diverse per una stessa persona
I candidati usano spesso un'email personale per una candidatura e un indirizzo più recente per la successiva. Alcuni inviano il CV da un'email di lavoro e poi scrivono da una personale. Ogni nuovo indirizzo può generare un nuovo record.
Job board, strumenti di sourcing e parsing dei curriculum
I record arrivano anche da job board, strumenti di sourcing e CV analizzati. Un parser può leggere un nome in ordine diverso o omettere un secondo nome, così lo stesso candidato sembra una persona nuova.
Più recruiter, un solo candidato
Due recruiter possono reperire la stessa persona per ruoli diversi e creare ciascuno un record. Nessuno dei due vede le note o la storia dell'altro con il candidato.
Da dove arrivano i duplicati lato cliente
Lato clienti i duplicati nascono per motivi diversi. Persone e aziende cambiano nel tempo, e il CRM non sempre sta al passo.
Contatti che cambiano lavoro
Un responsabile delle assunzioni passa a una nuova azienda e torna come cliente, con una nuova email. Lo studio può ritrovarsi con due record per la stessa persona, uno per ogni azienda.
Se sia un duplicato dipende dal caso. Alcuni studi vogliono un unico record che segua la persona, così lo storico del rapporto resta unito. Altri lasciano il vecchio record legato alla vecchia azienda e creano un nuovo contatto.
Contatti che aggiornano i propri dati
Un contatto cliente cambia email, telefono o qualifica, oppure l'azienda cambia dominio email. Se l'aggiornamento arriva tramite un modulo o una sincronizzazione email, può creare un record invece di aggiornarne uno.
Aziende clienti inserite più di una volta
Più recruiter possono aggiungere la stessa azienda cliente con nomi diversi, come Acme, Acme Inc. e Acme Staffing Group. Suffissi societari e le abbreviazioni sono cause frequenti per cui un cliente finisce in più record.
Quanto costano i duplicati a un team di recruiting
Il recruiting va veloce, e i duplicati lo rallentano in modi che candidati e clienti notano.
- Due recruiter, un candidato: la stessa persona riceve chiamate da due recruiter per ruoli diversi, senza alcun contesto condiviso.
- Candidatura inviata due volte: un candidato può essere proposto allo stesso cliente da due recruiter, il che può sembrare poco serio al cliente.
- Controversie sulla titolarità: quando il riconoscimento delle collocazioni dipende da chi è il proprietario del candidato, due record possono significare due rivendicazioni.
- Storico perduto: note di colloquio, competenze e precedenti collocamenti stanno in un record mentre il recruiter lavora su un altro.
- Relazioni con i clienti perse: un ex responsabile delle assunzioni in una nuova azienda sembra un contatto a freddo.
Come abbinare candidati e clienti
Parti dai duplicati evidenti: corrispondenze esatte di email. Poi combina i campi per le persone e le aziende che la sola email non riesce a trovare.
| Record | Inizia con | Poi prova | Fai attenzione a |
|---|---|---|---|
| Candidati | Email esatta | Nome con telefono, o nome con URL del profilo | Nomi comuni, nomi analizzati in ordine diverso |
| Contatti dei clienti | Email esatta | Nome con dominio aziendale | Contatti passati a una nuova azienda |
| Aziende clienti | Dominio principale del sito o dell'email | Nome azienda, ignorando i suffissi | Agenzie, controllate e filiali che condividono un nome |
Per le aziende clienti, il dominio è spesso il collegamento più forte. Abbinare le aziende per dominio spiega il perché e quando i domini email personali creano problemi.
Cosa proteggere durante l'unione
Un'unione nel recruiting decide quale storico, responsabile e stato conserverà il record che resta. Concordali prima della prima unione.
Storico di collocamenti e invii
Ogni candidatura, invio, colloquio e collocamento dovrebbe finire nel record che sopravvive. Questa storia aiuta a evitare che un candidato venga proposto due volte.
Titolare candidato
Decidi quale recruiter è responsabile del candidato unito, ad esempio il primo che lo ha trovato o quello con l'attività più recente. Concordalo prima di unire, perché la titolarità può influire sul merito del collocamento.
Stato e disponibilità
Un candidato può essere “collocato” in un record e “disponibile” in un altro. Stabilisci quale stato prevale e verifica che il record unito abbia senso prima che i recruiter lo usino.
Consensi e preferenze di comunicazione
Se un candidato ha chiesto di non essere contattato su un record, la preferenza di solito vale per la persona. Assicurati che sopravviva all'unione.
Come Dedupely mantiene candidati e clienti in un unico record ciascuno
Dedupely trova possibili duplicati tra contatti e aziende nei CRM supportati, compresi i candidati salvati come contatti. Crea ricerche per nome con telefono o azienda, imposta le Merge Rules e visualizza l'anteprima del risultato. Verifica separatamente note dei colloqui, candidature e collegamenti ai posizionamenti: il supporto ai contatti CRM non implica il supporto a tutti gli oggetti ATS.
Conosci ogni candidato e cliente una sola volta
I duplicati nel recruiting arrivano da due direzioni. I candidati tornano con nuove email e da nuovi canali, e i contatti dei clienti cambiano lavoro, dati e domini.
Prima va definito cosa conta come duplicato su ciascun lato, incluse le persone che cambiano azienda. Abbinare su più di un'email e proteggere la cronologia dei placement e la proprietà permette ai recruiter di lavorare con un record per persona.
Domande frequenti
Perché le società di recruiting hanno così tanti candidati duplicati?
Perché i candidati arrivano nel database in molti modi: candidature ripetute, iscrizioni con email diverse, job board, strumenti di sourcing e curriculum analizzati. Quando un nuovo record non trova quello esistente, spesso perché l'email è cambiata, ne crea un altro. Più recruiter che cercano la stessa persona ne aggiungono altri.
Come trovi potenziali duplicati con email diverse?
Abbina il nome con un campo stabile, come il numero di telefono o l'URL del profilo. Inizia dalle corrispondenze esatte sull'email, le più facili da confermare. Poi verifica con attenzione le corrispondenze basate sul nome, perché nomi comuni e nomi analizzati in ordine diverso possono associare persone diverse.
Un contatto cliente che cambia lavoro va unito?
Dipende da come lavora la tua società. L'unione conserva lo storico del rapporto con la persona, utile quando un ex responsabile delle assunzioni torna come cliente. Altre società tengono il vecchio record legato alla vecchia azienda e creano un nuovo contatto, applicando la regola in modo coerente.
Cosa succede alla cronologia dei collocamenti quando unisci i candidati?
Dovrebbe passare al record superstite, insieme a candidature, invii, colloqui e note. Prima di un'unione ampia verifica come il tuo CRM o lo strumento di deduplicazione gestisce le attività. Conserva anche un registro dei valori originali, perché molte unioni non si possono annullare.
Come si evitano aziende clienti duplicate in un CRM per il recruiting?
Abbina le aziende clienti in base al dominio principale del sito web o dell'email, poi per nome aziendale ignorando suffissi come S.r.l. o S.p.A. Escludi i domini email personali dall'abbinamento per dominio, e concorda con i recruiter un unico formato di denominazione quando aggiungono un nuovo cliente.
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