TL;DR
- Los duplicados en reclutamiento suelen proceder de candidatos y de contactos de empresas cliente.
- Los candidatos que vuelven a presentarse con otro correo pueden acabar en varios registros.
- Los contactos de clientes que cambian de puesto o actualizan sus datos pueden crear un segundo registro.
- Cruzar nombre con número de teléfono encuentra muchos posibles duplicados que la coincidencia por correo no detecta.
- Dedupely encuentra posibles duplicados de contactos y empresas de clientes y previsualiza cada fusión.
Una consultora de selección o de recursos humanos trabaja con dos tipos de relaciones: los candidatos que coloca y las empresas cliente que los contratan. Ambos viven en el CRM o en el sistema de seguimiento de candidatos, y ambos cambian a menudo.
Las consultoras de selección aparecen en mis llamadas, y sus duplicados llegan desde ambos lados. Los candidatos se registran de nuevo o envían cosas desde correos distintos. Los contactos de las empresas cliente cambian de puesto o actualizan sus datos.
En este artículo verás de dónde procede cada tipo de duplicado y qué le cuesta a un equipo de reclutamiento. También verás cómo cruzar candidatos y clientes, y qué proteger al fusionar.
De dónde surgen los posibles duplicados
Los candidatos llegan a la base de datos de reclutamiento por muchas vías, y cada una puede crear un registro nuevo.
Candidatos que vuelven a presentarse o a registrarse
Un candidato se postula a un puesto y, unos meses después, a otro. Si la segunda solicitud no encuentra el primer registro, crea uno nuevo. Formularios de solicitud e inscripción crean duplicados de la misma forma en cualquier CRM.
Correos distintos para una misma persona
Los candidatos suelen usar un correo personal en una solicitud y una dirección nueva en la siguiente. Algunos envían el currículum desde el correo del trabajo y luego hacen el seguimiento desde uno personal. Cada dirección nueva puede convertirse en un registro nuevo.
Portales de empleo, herramientas de sourcing y análisis de currículums
Los registros también llegan desde portales de empleo, herramientas de sourcing y currículums procesados. Un analizador puede leer un nombre en otro orden o omitir un segundo nombre, así que el mismo candidato parece una persona nueva.
Varios reclutadores, un mismo candidato
Dos reclutadores pueden captar a la misma persona para puestos distintos y crear cada uno un registro. Ninguno ve las notas ni el historial del otro con el candidato.
De dónde vienen los duplicados del lado del cliente
En el lado de los clientes, los duplicados surgen por otros motivos. Personas y empresas cambian con el tiempo, y el CRM no siempre lo sigue.
Contactos que cambian de empresa
Un responsable de contratación cambia de empresa y vuelve como cliente, con un correo nuevo. La firma puede acabar con dos registros de la misma persona, uno en cada empresa.
Si eso es un duplicado depende de cada caso. Algunas firmas quieren un único registro que siga a la persona, para que el historial de la relación se mantenga junto. Otras conservan el registro antiguo vinculado a la empresa anterior y crean un contacto nuevo.
Contactos que actualizan sus datos
Un contacto de cliente cambia su correo, teléfono o cargo, o la empresa cambia su dominio de correo. Si la actualización llega por un formulario o una sincronización de correo, puede crear un registro en lugar de actualizar uno existente.
Empresas cliente introducidas más de una vez
Varios reclutadores pueden añadir la misma empresa cliente con nombres distintos, como Acme, Acme Inc. y Acme Staffing Group. Sufijos de empresa y las abreviaturas son motivos habituales de que un mismo cliente acabe en varios registros.
Lo que cuestan los duplicados a un equipo de reclutamiento
La contratación avanza deprisa, y los duplicados la frenan de formas que candidatos y clientes pueden notar.
- Dos reclutadores, un mismo candidato: la misma persona recibe llamadas de dos reclutadores por puestos distintos, sin contexto compartido.
- Envío de un candidato dos veces: un candidato puede ser propuesto al mismo cliente por dos reclutadores, lo que puede parecer descuidado ante el cliente.
- Disputas de propiedad: cuando la comisión por colocación depende de quién es el responsable del candidato, dos registros pueden significar dos reclamaciones.
- Historial perdido: la información de entrevistas, competencias y colocaciones anteriores está en un registro mientras el reclutador trabaja con otro.
- Relaciones con clientes perdidas: un antiguo responsable de contratación en una nueva empresa parece un contacto frío.
Cómo cruzar candidatos y clientes
Empiece por los duplicados evidentes: coincidencias exactas de correo electrónico. Después, combine campos para las personas y empresas que el correo por sí solo no detecta.
| Registro | Empieza con | Después, pruebe | Ten cuidado con |
|---|---|---|---|
| Candidatos | Email exacto | Nombre con teléfono, o nombre con URL de perfil | Nombres comunes, nombres analizados en otro orden |
| Contactos de clientes | Email exacto | Nombre con dominio de empresa | Contactos que se han cambiado a una nueva empresa |
| Empresas clientes | Dominio principal del sitio web o del correo electrónico | Nombre de empresa, sin sufijos | Agencias, filiales y sucursales que comparten nombre |
En las empresas cliente, el dominio suele ser el vínculo más sólido. Cotejar empresas por dominio explica por qué, y cuándo los dominios de correo personal dan problemas.
Qué proteger al fusionar
Una fusión en reclutamiento decide qué historial, responsable y estado conserva el registro que sobrevive. Acuerde estos puntos antes de la primera fusión.
Historial de colocaciones y envíos
Cada solicitud, envío, entrevista y colocación debe acabar en el registro que se conserva. Ese historial ayuda a evitar que un candidato se envíe dos veces.
Propietario candidato
Decidir qué reclutador es propietario del candidato fusionado, por ejemplo, el primero que lo captó o el que tiene la actividad más reciente. Acordarlo antes de fusionar, ya que la propiedad puede afectar al crédito de la colocación.
Estado y disponibilidad
Un candidato puede estar "colocado" en un registro y "disponible" en otro. Decide qué estado prevalece y comprueba que el registro fusionado tenga sentido antes de que lo usen los reclutadores.
Consentimiento y preferencias de comunicación
Si un candidato pidió no ser contactado en un registro, esa preferencia suele aplicarse a la persona. Asegurarse de que se conserve tras la fusión.
Cómo Dedupely mantiene a cada candidato y cliente en un solo registro
Dedupely encuentra posibles duplicados entre contactos y empresas en los CRM compatibles, incluidos los candidatos guardados como contactos. Crea búsquedas por nombre con teléfono o empresa, define reglas de fusión y previsualiza el resultado. Prueba por separado las notas de entrevista, las candidaturas y los enlaces de colocación; que se admitan contactos de CRM no implica que se admitan todos los objetos del ATS.
Conozca a cada candidato y cliente una sola vez
Los duplicados de reclutamiento llegan por dos vías. Los candidatos vuelven con correos nuevos y por canales nuevos, y los contactos de clientes cambian de empleo, de datos y de dominio.
Primero hay que definir qué cuenta como duplicado en cada lado, incluidas las personas que cambian de empresa. Comparar por más que el correo y proteger el historial de colocaciones y la propiedad permite a los reclutadores trabajar con un registro por persona.
Preguntas frecuentes
¿Por qué las consultoras de selección tienen tantos candidatos duplicados?
Porque los candidatos llegan a la base de datos por muchas vías: candidaturas repetidas, registros con correos distintos, portales de empleo, herramientas de búsqueda y currículos analizados. Cuando un registro nuevo no encuentra el existente, a menudo porque cambió el correo, crea otro. Varios reclutadores que buscan a la misma persona añaden más.
¿Cómo encuentro candidatos a duplicado con correos distintos?
Haz coincidir por nombre combinado con un campo estable, como el número de teléfono o la URL del perfil. Empieza por las coincidencias exactas de correo, ya que son las más fáciles de confirmar. Después revisa con cuidado las coincidencias por nombre, porque los nombres comunes y los nombres analizados en otro orden pueden emparejar a personas distintas.
¿Debe fusionarse un contacto de cliente que cambia de empresa?
Depende de cómo trabaje su firma. Fusionar mantiene el historial de relación con la persona, lo que ayuda cuando un antiguo responsable de contratación vuelve como cliente. Otras firmas mantienen el registro antiguo vinculado a la empresa anterior y crean un contacto nuevo, aplicando esa regla de forma coherente.
¿Qué ocurre con el historial de colocaciones al fusionar candidatos?
Debe trasladarse al registro superviviente, junto con las candidaturas, envíos, entrevistas y notas. Comprobar cómo gestiona el CRM o la herramienta de deduplicación las actividades antes de una fusión grande. Conservar también un registro de los valores originales, ya que muchas fusiones no se pueden deshacer.
¿Cómo se evitan empresas cliente duplicadas en un CRM de reclutamiento?
Cruza las empresas cliente por el dominio principal de su web o correo, y después por nombre de empresa ignorando sufijos como Inc. o Ltd. Deja fuera de la comparación por dominio los dominios de correo personales, y acuerda con los reclutadores un único formato de nombre cuando den de alta un cliente nuevo.
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