TL;DR
- Le corrispondenze di duplicati incerte richiedono un responsabile che guidi la revisione e faccia avanzare la coda.
- Dividere la revisione per responsabile del record funziona bene quando i responsabili conoscono i propri account.
- Ogni gruppo rivisto si chiude in uno di tre modi: unito, rifiutato o con una ricerca modificata.
- Una routine di revisione regolare evita che le corrispondenze incerte aspettino mesi.
- Dedupely ti permette di mandare in revisione i gruppi incerti, rifiutare le false corrispondenze e ricevere avvisi.
Ogni ricerca di duplicati dà due tipi di risultati. Alcuni gruppi li uniresti senza guardare, e di altri non sei sicuro.
Quelli sicuri si gestiscono facilmente in blocco o con una pianificazione. Quelli incerti sono dove le pulizie si bloccano.
Finiscono in una lista che nessuno possiede, o vengono uniti in fretta da chi è più vicino. Nessuna delle due è una buona soluzione, perché un'unione modifica il tuo CRM in uso.
In questo articolo vedrai come impostare un processo di revisione per le corrispondenze incerte. Comprende chi ne è responsabile, come dividere il lavoro, che aspetto ha ogni decisione e ogni quanto rivedere.
Cosa rende incerta una corrispondenza
Una corrispondenza è incerta quando i campi che coincidono non provano che i record siano un solo cliente. Esempi comuni sono un telefono condiviso, un nome aziendale simile con un dominio diverso, o due record di commerciali diversi.
Cosa conta come duplicato dipende dal caso. Ciò che un team considera un duplicato, un altro potrebbe non considerarlo tale. Per questo i gruppi incerti hanno bisogno di una persona che conosca il business.
Un processo di revisione risponde a tre domande: chi guarda questi gruppi, come si divide il lavoro e cosa succede dopo ogni decisione.
Affida la revisione a un solo responsabile
Alcuni team provano a dividere la revisione tra tutti quelli che usano il CRM. In pratica molti finiscono con una sola persona al comando, come un admin del CRM, un responsabile delle operazioni o qualcuno di RevOps.
Il responsabile non deve decidere ogni gruppo. Il suo compito è tenere la coda in movimento, inviare ogni gruppo a chi può rispondere e assicurarsi che le decisioni vengano registrate.
I commerciali possono aiutare nelle decisioni anche se non uniscono. Spesso sanno quale di due account è quello vero.
Il responsabile tiene solo il pulsante di unione in meno mani. Il nostro articolo su delegare una pulizia del CRM spiega cosa concordare prima che qualcun altro faccia le unioni.
Dividi la revisione nel modo adatto al tuo team
Per responsabile del record
Alcuni team dividono in base a chi possiede i record di ogni gruppo. Quando entrambi i record appartengono allo stesso commerciale, non c'è questione di proprietà, e il gruppo spesso si può unire in blocco. Quando i record appartengono a commerciali diversi, il gruppo va in revisione, perché qualcuno deve decidere chi tiene l'account.
Nei team più grandi, una ricerca per responsabile può dare a ogni commerciale un breve elenco dei propri account da controllare, uniti uno per uno. Quando un commerciale scopre che uno dei suoi account è di qualcun altro, lo segnala all'amministratore o al responsabile vendite.
Per tipo di dubbio
Un altro modo è dividere in base al motivo del dubbio. Nuclei familiari e telefoni condivisi vanno a chi gestisce i dati dei clienti, le aziende collegate ai responsabili di account e i record dei partner al team partner.
Per responsabile dei dati, con un team centrale
Nelle aziende più grandi, un team dati centrale può eseguire le ricerche mentre i responsabili di business dei dati scelgono quale record sopravvive. Il team centrale mantiene il processo uguale ovunque, e il business tiene le decisioni. Alcuni team pensano di passare più lavoro a ogni business in seguito.
| Dividi | Funziona bene quando | Fai attenzione a |
|---|---|---|
| Un responsabile decide tutto | Il team è piccolo e una persona conosce i dati | Una coda che cresce più in fretta di quanto una persona riesca a smaltirla |
| Per responsabile del record | I commerciali conoscono i loro account e la responsabilità è chiara | I gruppi con due responsabili hanno bisogno di un criterio di spareggio |
| Per tipo di dubbio | Team diversi sono responsabili di tipi diversi di record | Gruppi che non rientrano in nessuna categoria |
| Team centrale più responsabili di business | Più unità di business condividono un CRM | Risposte lente da responsabili impegnati |
Decidi cosa succede dopo ogni revisione
Ogni gruppo rivisto dovrebbe chiudersi in uno di tre modi. Lasciare un gruppo "a dopo" è il modo in cui le code di revisione si bloccano.
- Uniscilo. I record sono un solo cliente. Controlla quali valori e quale responsabile mantiene il record unito, poi unisci.
- Rifiutala. Sei sicuro che i record non siano duplicati. Una corrispondenza rifiutata resta fuori dalle ricerche successive, così nessuno la rivede due volte.
- Cambia la ricerca. Lo stesso falso schema continua a comparire, come nuclei familiari che condividono un telefono. Restringi la ricerca invece di decidere ogni gruppo a mano.
Annota le decisioni che fanno scuola, come tenere separate le filiali con un contratto proprio. Un breve elenco evita al prossimo revisore di riaprire la questione.
Decidi se ti serve un'approvazione
I passaggi formali di approvazione delle unioni sono rari. In molti team, chi esegue l'unione è anche chi la decide.
Funziona quando chi rivede conosce i dati e le regole sono scritte.
Un secondo approvatore ha senso in pochi casi. Pensa agli account chiave, ai record da cui dipendono altri sistemi, o a un team nuovo ai dati che vuole coinvolgere l'IT prima di qualsiasi unione. Tieni l'approvazione per quei gruppi e non per ogni unione, altrimenti la coda non si muove.
Imposta una routine di revisione
Le corrispondenze incerte continuano ad arrivare con i nuovi record. Una routine evita che restino in attesa per mesi.
- Durante una pulizia: rivedi i gruppi incerti di ogni ricerca prima di passare alla successiva.
- Dopo la pulizia: controlla le ricerche delicate una o due volte al mese, o quando le nuove corrispondenze raggiungono un numero stabilito.
- Dopo eventi che aggiungono dati: rivedi di nuovo dopo una grande importazione, una migrazione o una nuova integrazione.
Il nostro articolo su con quale frequenza deduplicare il CRM spiega il ritmo per il resto delle tue ricerche.
Come Dedupely supporta un processo di revisione
In Dedupely puoi inviare in revisione qualsiasi gruppo di qualsiasi ricerca, dove aspetta finché qualcuno non lo unisce o lo rimuove. Per dividere il lavoro, puoi creare una ricerca per responsabile con un filtro sul campo responsabile. Puoi anche rifiutare i gruppi che sai per certo non essere duplicati, così restano fuori dalle ricerche successive.
Gli avvisi possono informare il team quando le nuove corrispondenze di una ricerca raggiungono il numero impostato, con al massimo un'email al giorno.
Un processo per i gruppi su cui nessuno è sicuro
Le corrispondenze incerte richiedono un responsabile, una suddivisione che mandi ogni gruppo a chi conosce i record e una chiusura chiara per ogni decisione.
Con una routine regolare in più, la coda resta corta. Ogni corrispondenza rifiutata e ogni ricerca ristretta significano anche meno gruppi incerti la volta successiva.
Domande frequenti
Chi dovrebbe rivedere le corrispondenze di duplicati incerte?
Una persona dovrebbe occuparsi della revisione, spesso un amministratore del CRM, un responsabile operations o qualcuno di RevOps. Invia ogni gruppo a chi conosce i record, e ogni decisione deve finire in un'unione, un rifiuto o una ricerca modificata. Annota anche le decisioni che fanno da precedente.
I commerciali devono unire i propri duplicati?
I commerciali sono buoni revisori dei propri account, ma molti team lasciano le unioni in meno mani. Un approccio comune è unire in blocco i duplicati con lo stesso responsabile e mandare in revisione i gruppi con responsabili diversi. Un commerciale che trova un problema di proprietà lo segnala all'admin o a un sales manager.
Le unioni nel CRM richiedono un'approvazione?
Di solito non per ogni unione. Molti team lasciano decidere chi esegue l'unione, purché le regole siano scritte. Un secondo approvatore ha senso per gli account chiave, i record da cui dipendono altri sistemi o le pulizie in cui l'IT vuole dire la sua prima di qualsiasi unione.
Ogni quanto rivedere i duplicati incerti?
Durante una pulizia, rivedi i gruppi incerti di ogni ricerca prima di andare avanti. Dopo, controlla le ricerche delicate una o due volte al mese, o quando le nuove corrispondenze raggiungono un numero stabilito. Rivedi di nuovo dopo grandi importazioni, migrazioni o nuove integrazioni, perché aggiungono in fretta gruppi incerti.
Cosa fare con una corrispondenza che non è un duplicato?
Rifiutala quando sei sicuro, così resta fuori dalle ricerche successive e nessuno la rivede. Se lo stesso tipo di falsa corrispondenza continua a comparire, cambia la ricerca, per esempio aggiungendo un campo che distingue i record.
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