Résumé
- Les correspondances incertaines ont besoin d'un responsable qui mène la revue et fait avancer la file.
- Répartir la revue par propriétaire de fiche fonctionne bien quand les propriétaires connaissent leurs comptes.
- Chaque ensemble examiné se termine de l'une de trois façons : fusionné, rejeté ou recherche modifiée.
- Une routine de revue régulière évite que les correspondances incertaines attendent des mois.
- Dedupely vous permet d'envoyer les ensembles incertains en revue, de rejeter les fausses correspondances et de recevoir des alertes.
Chaque recherche de doublons donne deux types de résultats. Certains ensembles se fusionnent sans regarder, et d'autres vous laissent dans le doute.
Les cas sûrs se traitent facilement en masse ou selon une planification. Les cas incertains sont ceux où les nettoyages bloquent.
Elles restent dans une liste dont personne n'est responsable, ou sont fusionnées à la hâte par la première personne venue. Aucune de ces issues n'est bonne, car une fusion modifie votre CRM en production.
Dans cet article, vous verrez comment mettre en place un processus de revue pour les correspondances incertaines. Cela couvre qui le pilote, comment répartir le travail, à quoi ressemble chaque décision et à quelle fréquence examiner.
Ce qui rend une correspondance incertaine
Une correspondance est incertaine quand les champs qui concordent ne prouvent pas que les fiches sont un seul client. Exemples courants : un téléphone partagé, un nom d'entreprise proche avec un autre domaine, ou deux fiches de commerciaux différents.
Ce qui compte comme doublon dépend des cas. Ce qu'une équipe considère comme un doublon, une autre peut ne pas le voir ainsi. C'est pourquoi les ensembles incertains ont besoin d'une personne qui connaît l'activité.
Un processus de revue répond à trois questions : qui regarde ces ensembles, comment le travail est réparti et ce qui se passe après chaque décision.
Confier la revue à un seul responsable
Certaines équipes essaient de partager la revue entre tous les utilisateurs du CRM. En pratique, beaucoup finissent avec une seule personne aux commandes, comme un admin CRM, un responsable des opérations ou quelqu'un des RevOps.
Le responsable n'a pas à trancher chaque ensemble. Son rôle est de faire avancer la file, d'envoyer chaque ensemble à qui peut répondre et de veiller à ce que les décisions soient consignées.
Les commerciaux peuvent aider aux décisions même s'ils ne fusionnent pas. Ils savent souvent lequel de deux comptes est le vrai.
Le responsable garde simplement le bouton de fusion entre moins de mains. Notre article sur déléguer un nettoyage du CRM explique sur quoi s'accorder avant que quelqu'un d'autre fusionne.
Répartir la revue d'une façon adaptée à votre équipe
Par propriétaire de fiche
Certaines équipes répartissent selon le propriétaire des fiches de chaque ensemble. Quand les deux fiches appartiennent au même commercial, la propriété ne pose pas de question, et l'ensemble peut souvent être fusionné en masse. Quand les fiches appartiennent à des commerciaux différents, l'ensemble part en revue, car quelqu'un doit décider qui garde le compte.
Dans les grandes équipes, une recherche par propriétaire peut donner à chaque commercial une courte liste de ses propres comptes à vérifier, fusionnés un par un. Quand un commercial découvre qu'un de ses comptes appartient à quelqu'un d'autre, il le signale à l'administrateur ou au directeur commercial.
Par type de doute
Une autre façon est de répartir selon la raison du doute. Foyers et téléphones partagés vont à qui gère les données clients, entreprises liées aux propriétaires de compte et fiches partenaires à l'équipe partenaires.
Par propriétaire des données, avec une équipe centrale
Dans les grandes entreprises, une équipe data centrale peut lancer les recherches pendant que les responsables métier des données choisissent la fiche conservée. L'équipe centrale garde le même processus partout, et les métiers gardent les décisions. Certaines équipes prévoient de confier plus de travail à chaque métier plus tard.
| Diviser | Fonctionne bien quand | Attention à |
|---|---|---|
| Un responsable décide de tout | L'équipe est petite et une personne connaît les données | Une file qui grossit plus vite qu'une personne ne peut la vider |
| Par propriétaire de fiche | Les commerciaux connaissent leurs comptes et la propriété est claire | Les ensembles à deux propriétaires ont besoin d'un critère de départage |
| Par type de doute | Chaque équipe possède un type de fiches différent | Groupes qui n'entrent dans aucune catégorie |
| Équipe centrale et responsables métier | Plusieurs unités partagent un même CRM | Des réponses lentes de propriétaires débordés |
Décider de la suite après chaque revue
Chaque ensemble examiné doit finir de l'une de trois façons. Laisser un ensemble « pour plus tard », c'est ainsi que les files de revue s'enlisent.
- Fusionnez-le. Les fiches sont un même client. Vérifiez quelles valeurs et quel propriétaire garde la fiche fusionnée, puis fusionnez.
- Rejetez-la. Vous êtes sûr que les enregistrements ne sont pas des doublons. Une correspondance rejetée reste hors des recherches suivantes, et personne ne la revoit deux fois.
- Modifiez la recherche. Le même faux schéma revient sans cesse, comme des foyers qui partagent un téléphone. Resserrez la recherche au lieu de trancher chaque ensemble à la main.
Notez les décisions qui font jurisprudence, comme garder séparées les agences ayant leur propre contrat. Une courte liste évite au prochain réviseur de rouvrir la question.
Décider s'il faut une validation
Les étapes formelles d'approbation des fusions sont rares. Dans beaucoup d'équipes, la personne qui lance la fusion est aussi celle qui la décide.
Cela marche quand la personne qui examine connaît les données et que les règles sont écrites.
Un second validateur a du sens dans quelques cas. Pensez aux comptes clés, aux fiches dont dépendent d'autres systèmes, ou à une équipe nouvelle sur les données qui veut l'IT impliquée avant toute fusion. Réservez la validation à ces ensembles plutôt qu'à chaque fusion, sinon la file n'avancera pas.
Mettre en place une routine de revue
Les correspondances incertaines continuent d'arriver avec les nouvelles fiches. Une routine évite qu'elles attendent des mois.
- Pendant un nettoyage : examinez les ensembles incertains de chaque recherche avant de passer à la suivante.
- Après le nettoyage : vérifiez les recherches sensibles une ou deux fois par mois, ou quand leurs nouvelles correspondances atteignent un seuil fixé.
- Après des événements qui ajoutent des données : revoyez après un gros import, une migration ou une nouvelle intégration.
Notre article sur à quelle fréquence dédoublonner votre CRM traite du rythme pour le reste de vos recherches.
Comment Dedupely soutient un processus de revue
Dans Dedupely, vous pouvez envoyer en revue n'importe quel ensemble de n'importe quelle recherche, où il attend que quelqu'un le fusionne ou le retire. Pour répartir le travail, vous pouvez créer une recherche par propriétaire avec un filtre sur le champ propriétaire. Vous pouvez aussi rejeter les ensembles dont vous êtes sûr qu'ils ne sont pas des doublons, pour qu'ils restent hors des recherches suivantes.
Les alertes peuvent prévenir votre équipe quand les nouvelles correspondances d'une recherche atteignent le nombre fixé, avec au plus un email par jour.
Un processus pour les ensembles dont personne n'est sûr
Les correspondances incertaines demandent un responsable, une répartition qui envoie chaque groupe à quelqu'un qui connaît les fiches et une issue claire pour chaque décision.
Avec une routine régulière en plus, la file reste courte. Chaque correspondance rejetée et chaque recherche resserrée, ce sont aussi moins d'ensembles incertains la fois suivante.
Questions fréquentes
Qui doit examiner les correspondances de doublons incertaines ?
Une personne doit piloter la revue, souvent un administrateur CRM, un responsable des opérations ou quelqu'un de la RevOps. Elle envoie chaque ensemble à qui connaît les fiches, et chaque décision doit aboutir à une fusion, un rejet ou une recherche modifiée. Elle consigne aussi les décisions qui font jurisprudence.
Les commerciaux doivent-ils fusionner leurs propres doublons ?
Les commerciaux sont de bons examinateurs pour leurs propres comptes, mais beaucoup d'équipes gardent les fusions entre moins de mains. Une approche courante consiste à fusionner en masse les doublons de même propriétaire et à envoyer en revue les ensembles aux propriétaires différents. Un commercial qui repère un problème de propriété le signale à l'admin ou à un responsable commercial.
Les fusions dans le CRM doivent-elles être validées ?
En général pas pour chaque fusion. Beaucoup d'équipes laissent décider la personne qui lance la fusion, tant que les règles sont écrites. Un second approbateur a du sens pour les comptes clés, les fiches dont dépendent d'autres systèmes ou les nettoyages où l'IT veut donner son avis avant toute fusion.
À quelle fréquence examiner les doublons incertains ?
Pendant un nettoyage, examinez les ensembles incertains de chaque recherche avant de continuer. Ensuite, vérifiez les recherches sensibles une ou deux fois par mois, ou quand les nouvelles correspondances atteignent un seuil fixé. Revérifiez après de gros imports, des migrations ou de nouvelles intégrations, qui ajoutent vite des ensembles incertains.
Que faire d'une correspondance qui n'est pas un doublon ?
Rejetez-la quand vous êtes sûr, pour qu'elle reste hors des recherches suivantes et que personne ne la réexamine. Si le même type de fausse correspondance revient, modifiez plutôt la recherche, par exemple en ajoutant un champ qui distingue les fiches.
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