Le guide complet des Duplicate Searches dans Dedupely

Les Duplicate Searches sont la logique derrière chaque scan de doublons dans Dedupely, basées sur vos champs, options de correspondance et filtres. Vos résultats dépendent directement de votre configuration.

Ce guide vous aide à :

• Comprendre le fonctionnement des Duplicate Searches
• Configurez des options de correspondance qui reflètent la façon dont vous voir les doublons
• Ajoutez des filtres qui ciblent les bons doublons
• Testez, ajustez et fusionnez les bons enregistrements

Qu'est-ce qu'une Duplicate Search ?

Une Duplicate Search est un ensemble sauvegardé d'options de correspondance où vous déterminez ce qu'est un doublon. Vous décidez :

• Quels champs comparer (e-mail, téléphone, nom de société)
• Le niveau de tolérance de chaque correspondance
• Faut-il appliquer des filtres pour affiner vos recherches

Chaque Duplicate Search s'exécute indépendamment. Vous pouvez la scanner, l'éditer ou la dupliquer pour tester différentes options, sans affecter l'originale.

Champs et options de rapprochement

Les champs sont les données que Dedupely récupère dans votre CRM, comme les adresses e-mail ou les prénoms.

Les options de correspondance définissent comment ces champs sont comparés :

• Exact: doit être identique
• Similaire: petites différences autorisées (fautes de frappe, ponctuation)
• Approximatif: Repère les écarts d’une ou deux lettres grâce à un algorithme phonétique intégré
• Similar Words (ordre indifférent): Utile quand l'ordre des mots est inversé (comme « John Smith » et « Smith John »)
  • Premier mot : Rapproche selon le nombre de premiers mots à comparer
  • Dernier mot : Rapproche selon le nombre de derniers mots que vous voulez comparer
• Racine du domaine: pour comparer les domaines d'e-mail (ex. @company.com)

La combinaison de ce que vous comparez et de la façon dont vous le comparez change complètement les résultats :

• Des options de correspondance strictes resserrent vos résultats
• Les options souples les élargissent

Comment aborder le rapprochement

Le matching consiste à définir ce qui fait que deux enregistrements comptent comme des doublons, dans votre cas d’usage.

Quelques exemples :

• Email + Nom en correspondance exacte = doublons très fiables
• Prénom, Nom et Téléphone en correspondance Similar + Société en correspondance Similar Words = idéal pour les données de centre d’appels ou les listes de leads
• Prénom en correspondance Approximative + Adresse en correspondance Exacte = idéal pour les données postales

Inutile d’inclure tous les champs : gardez ceux qui rapprochent vraiment les fiches. L’objectif est de trouver tous vos doublons, pas seulement les évidents.

Astuce : commencez par fusionner les doublons évidents, puis passez aux options plus souples.

Filtres : restreindre l’analyse

Vous pouvez filtrer les champs analysés par Dedupely en affinant votre Duplicate Search.

Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire :

• N’inclure que les enregistrements créés après une date donnée
• Analyser les enregistrements attribués à un commercial précis
• Filtrez sur les valeurs vides, par exemple les doublons sans adresse e-mail
• Ciblez une étape du cycle de vie à la fois (leads ou clients, par exemple)

Les filtres sont facultatifs, mais ils vous donnent du contrôle sans ajouter de logique de rapprochement.

Utilisations avancées des Duplicate Searches

Les Duplicate Searches peuvent être adaptées à vos besoins exacts :

• Affinez la logique avec des options de rapprochement précises sur plusieurs valeurs
• Combinez plusieurs valeurs avec différents niveaux de rigueur (ex. Email exact + Téléphone similaire)
• Ajoutez des filtres pour cibler les enregistrements d’une équipe ou un jeu de données précis
• Duplicate Searches séparées pour les leads, contacts, accounts ou enregistrements hérités.

Comment différentes équipes peuvent utiliser les Duplicate Searches :

• Ventes accorde souvent le plus d’importance à E-mail + Nom + Deals associés
• Customer Success peut correspondre sur Entreprise + Racine du domaine
• Ops nécessite peut-être de corriger Adresse + Téléphone dans tout le CRM

Conseils pour les Duplicate Searches (conservez cette section)

• Commencez petit. Un seul champ en correspondance stricte est déjà un bon point de départ.
• N'essayez pas de tout faire correspondre dans une seule recherche, cela dilue les résultats.
• Utilisez trois à quatre options de correspondance.
• Dupliquer vos Duplicate Searches pour tester une nouvelle logique sans risque.
• Ne vous fiez pas à un seul champ. Cela pourrait créer des faux positifs.
• Prévisualisez toujours avant de fusionner. Si un enregistrement ne ressemble pas à un doublon évident, corrigez la logique.

Les Duplicate Searches sont le point de départ dans Dedupely, donnant plus de clarté, plus de contrôle et de meilleurs résultats. Quand vous définissez ce qu'un doublon signifie pour vous, Dedupely fait le reste.