La guía completa de Duplicate Searches en Dedupely

Las Duplicate Searches son la lógica detrás de cada escaneo de duplicados que ejecutas en Dedupely, basadas en los campos, opciones de coincidencia y filtros que has configurado. Eso significa que tus resultados, ya sean exactos o completamente incorrectos, son el resultado directo de cómo está construida tu Duplicate Search.

Esta guía te ayuda a:

• Entender cómo funcionan las Duplicate Searches
• Configura las opciones de coincidencia según cómo tú ver duplicados
• Añade filtros que apunten a los duplicados correctos
• Prueba, ajusta y fusiona los registros correctos

¿Qué es una Duplicate Search?

Una Duplicate Search es un conjunto guardado de opciones de coincidencia donde defines qué es un duplicado. Tú decides:

• Qué campos comparar (p. ej. email, teléfono, nombre de empresa)
• Cuán estricta o flexible debe ser cada coincidencia
• Si aplicar filtros para acotar las búsquedas

Cada Duplicate Search se ejecuta con su propia lógica y puedes analizarla, editarla o clonarla en cualquier momento para probar diferentes opciones de coincidencia sin afectar la original.

Campos y opciones de coincidencia

Los campos son los datos que Dedupely extrae de tu CRM, como las direcciones de email o los nombres.

Las opciones de coincidencia definen cómo se comparan esos campos:

• Exacta: Debe ser idéntico
• Similar: Se admiten pequeñas diferencias (erratas o signos de puntuación)
• Fuzzy: Detecta diferencias de una o dos letras con un algoritmo fonético integrado
• Similar Words (en cualquier orden): Útil cuando el orden de las palabras cambia (por ejemplo, “John Smith” frente a “Smith John”)
  • Primera palabra: Coincide según el número de primeras palabras que quieras comparar
  • Última palabra: Compara según cuántas palabras finales quiera hacer coincidir
• Raíz del dominio: Para comparar dominios de email (p. ej. @company.com)

La combinación de qué comparas y cómo lo comparas cambia por completo los resultados:

• Las opciones de coincidencia estrictas reducen los resultados
• Las opciones flexibles las amplían

Cómo enfocar la coincidencia

Hacer coincidencias consiste en deducir qué convierte a dos registros en duplicados en tu caso concreto.

Algunos ejemplos:

• Email + Nombre con coincidencia exacta = duplicados de alta fiabilidad
• Nombre, Apellidos y Teléfono con coincidencia Similar + Empresa con coincidencia Similar Words = ideal para datos de call center o listas de leads
• Nombre con coincidencia Aproximada + Dirección con coincidencia Exacta = ideal para datos postales

No hace falta incluir todos los campos, solo los que aportan una coincidencia útil. El objetivo es encontrar todos tus duplicados, no solo los evidentes.

Consejo: fusione primero los duplicados evidentes y pase después a las opciones más flexibles.

Filtros: acotar el análisis

Puedes filtrar los campos que Dedupely analiza al limitar tu Duplicate Search.

Estos son algunos ejemplos de lo que puedes hacer:

• Incluir solo los registros creados después de una fecha
• Analiza los registros de un comercial concreto
• Filtra por valores vacíos, como duplicados sin dirección de correo
• Trabaja una etapa del ciclo de vida cada vez (leads o clientes, por ejemplo)

Los filtros son opcionales, pero te dan control sin necesidad de más lógica de coincidencia.

Formas avanzadas de usar Duplicate Searches

Las Duplicate Searches se pueden ajustar exactamente a lo que necesitas:

• Usa opciones de coincidencia granulares en varios valores para afinar la lógica
• Combina varios valores con distintos niveles de exigencia (p. ej. Email exacto + Teléfono similar)
• Añade filtros para centrarte en los registros de un equipo o en un conjunto concreto de datos
• Duplicate Searches separadas para Leads, Contactos, Cuentas o registros heredados

Cómo diferentes equipos pueden usar Duplicate Searches:

• Ventas puede que le interese sobre todo Email + Nombre + Negocios asociados
• Customer Success podría coincidir por Empresa + Raíz del dominio
• Ops quizá haya que corregir Dirección + Teléfono en todo el CRM

Consejos de Duplicate Search (guarda esta parte)

• Empieza poco a poco. Un solo campo con coincidencia exacta ya es un buen primer paso.
• No intentes encontrar todo en una búsqueda, diluirá los resultados.
• Usa tres o cuatro opciones de coincidencia.
• Clona tus Duplicate Searches para probar una lógica nueva sin riesgos.
• No hagas coincidencias con un solo campo. Eso podría generar falsos positivos.
• Revisa siempre antes de fusionar. Si algo no parece un duplicado evidente, corrige la lógica.

Las Duplicate Searches son el punto de partida en Dedupely. Te dan más claridad, más control y mejores resultados de fusión. Cuando defines qué significa un duplicado para ti, Dedupely hace el resto.