TL;DR
- Os duplicados em universidades costumam começar quando um estudante chega através de feiras, pedidos e candidaturas.
- Os estudantes mudam muitas vezes de endereço de email entre o primeiro pedido de informação, a candidatura e a matrícula.
- Departamentos que partilham um domínio universitário são muitas vezes registos separados que apenas parecem duplicados.
- Registos de alunos divididos podem ocultar o canal de recrutamento que trouxe cada candidato.
- O Dedupely encontra alunos e instituições duplicados e permite escolher que valores cada fusão mantém.
Universidades, institutos politécnicos e escolas usam o seu CRM para acompanhar potenciais alunos desde o primeiro contacto até à matrícula. As equipas de admissões, marketing e recrutamento acrescentam dados, muitas vezes através de ferramentas diferentes.
Um estudante pode digitalizar um crachá numa feira, pedir um prospeto um mês depois e candidatar-se na primavera seguinte. Cada passo pode criar um novo registo. A equipa de admissões passa então a ver três pessoas onde há uma só, e a feira que deu início a tudo não recebe qualquer crédito.
Neste artigo, verá de onde vêm os duplicados num CRM universitário e quais os registos que apenas parecem duplicados. Verá também como os registos divididos afetam os relatórios de recrutamento e como os limpar.
De onde vêm os duplicados num CRM universitário
Cada instituição recruta de forma diferente, por isso as causas variam. Estas são as mais frequentes.
Feiras de recrutamento e visitas a escolas
Inscrições em feiras chegam como crachás digitalizados, formulários em papel digitados mais tarde ou listas do organizador. Os nomes ficam mal escritos e os emails com erros de digitação. Como as listas de eventos e de compras criam duplicados no CRM aborda esta fonte com mais profundidade.
Brochuras e pedidos de informação
Os estudantes pedem um prospeto, marcam um dia aberto ou descarregam um guia de cursos, por vezes várias vezes ao longo de um ano. Um encarregado de educação pode preencher o formulário por eles, com o email do encarregado registado no registo do estudante.
Candidaturas
Os sistemas de candidatura costumam enviar registos para o CRM com o nome legal completo do aluno e o email que usou para se candidatar. Se isso não corresponder ao registo do pedido de informação, o candidato torna-se um novo contacto.
Importações de registos de estudantes
Muitas instituições importam dados do seu sistema de informação de alunos em horários regulares. Se a importação comparar pelo número de aluno, que os registos de pedidos de informação não têm, pode criar um registo para cada aluno que não reconheça.
Endereços de email que mudam pelo caminho
Um estudante pode pedir informações com um email do ensino secundário, candidatar-se com um pessoal e receber um email da universidade na matrícula. Cada novo endereço é uma oportunidade para um novo registo, e os antigos deixam muitas vezes de funcionar.
O que conta como duplicado no ensino superior
O que conta como duplicado depende do caso. O que uma equipa de admissões considera duplicado pode não o ser para outra. Estes casos merecem uma decisão antes de qualquer fusão.
Departamentos que partilham um domínio
Nos contactos de estudantes, mantenha separadas as identidades de pais e irmãos. Um email familiar coincidente é um sinal para revisão, não uma prova de que dois pedidos pertencem ao mesmo estudante.
Universidades parceiras, escolas de encaminhamento e empregadores são muitas vezes guardados como empresas. A escola de negócios, a faculdade de direito e o gabinete de antigos alunos de uma universidade podem usar todos o mesmo domínio raiz, como university.edu, funcionando como contactos separados para si.
Cruzar empresas apenas pelo domínio agrupa-as. São registos relacionados, e como tratar registos relacionados que parecem duplicados explica como mantê-los separados.
Alunos e os seus pais
Um progenitor que pede informações para dois filhos pode aparecer como contacto em ambos os pedidos. O progenitor e cada filho são pessoas distintas. Um registo com o nome de um progenitor e o e-mail de um aluno normalmente precisa de ser corrigido manualmente antes de qualquer fusão.
Prospect, candidato, estudante e antigo aluno
Muitas instituições mantêm um registo por pessoa ao longo de todo o percurso, com um estado que muda. Outras mantêm registos separados para admissões e para alunos inscritos, de propósito. Qualquer das opções pode funcionar, desde que todos usem a mesma regra.
Instituições com nomes em duas línguas
Os parceiros internacionais aparecem sob mais de um nome. "Universidad Fernhill" e "Fernhill University" podem ser a mesma instituição, registada por duas equipas. Nomes noutras línguas, acentos e abreviaturas são tratados em como os dados internacionais criam duplicados ocultos no CRM.
Os sufixos jurídicos e as formas abreviadas também dividem os nomes das instituições, como em como os sufixos de empresa como Inc. e LLC ocultam duplicados.
Como registos divididos prejudicam a atribuição no recrutamento
As equipas de recrutamento querem saber que feiras, campanhas e visitas trazem candidatos. Essa resposta costuma vir da primeira origem do registo e da fase em que o aluno se encontra.
Quando os registos se separam, a inscrição na feira fica num registo e a candidatura noutro. A feira mostra pedidos de informação mas nenhum candidato, e a candidatura não mostra origem. As decisões de investimento assentam então em números que subestimam os canais que funcionam.
Os números de pedidos de informação também aumentam. Três registos para o mesmo aluno parecem três potenciais alunos, por isso a taxa de conversão de pedido de informação para candidatura desce.
Como fazer corresponder registos de estudantes e de instituições
Comece pelos duplicados óbvios: correspondências exatas no campo que identifica cada registo. Depois, combine campos para o resto.
| Registo | Comece com | Depois experimente | Cuidado com |
|---|---|---|---|
| Potenciais alunos | Email exato | Nome com telemóvel, ou nome com data de nascimento | Irmãos que partilham o email ou telefone de um dos pais |
| Candidatos e estudantes inscritos | ID de aluno, quando ambos os registos o têm | Nome com data de nascimento | Alunos que mudaram de e-mail entre o pedido de informação e a matrícula |
| Contas-mãe | Email exato | Nome com telefone | Dados de um progenitor guardados no registo de um aluno |
| Escolas e instituições parceiras | Domínio principal do website | Nome comparado palavra a palavra, entre idiomas | Departamentos e campus que partilham um único domínio |
Como limpar o CRM de uma universidade
Corrija a fonte que continua a criar registos
Se uma importação ou formulário cria duplicados em cada execução, limpar não basta. Verifique que campo cada importação usa para encontrar alunos existentes e acrescente um campo que os registos de pedidos de informação também têm, como o email.
Comece por correspondências exatas de e-mail
Use correspondências exatas de email para encontrar candidatos e confirme depois o estudante com um identificador aprovado ou dados independentes fiáveis. Pais e irmãos podem partilhar um endereço. Reveja os estudantes que mudaram de email com os dados de admissões ou de registo académico antes de fundir.
Decida o que cada fusão mantém
- Fonte original: manter a primeira fonte de angariação, para que a feira ou campanha continue a receber o crédito.
- Fase: mantenha a fase mais avançada alcançada, como candidato ou inscrito.
- Recrutador ou responsável: decidir qual o orientador que faz o seguimento, para que o aluno fale com uma só pessoa.
- Consentimento e preferências: uma recusa de comunicações em qualquer dos registos deve manter-se após a unificação.
Limpe antes de cada ciclo de recrutamento
As consultas atingem o pico perto dos prazos de candidatura e das épocas de feiras. Uma limpeza antes de cada ciclo começa dá aos recrutadores um registo por estudante quando o volume chega, e números mais fiáveis quando o ciclo é avaliado.
Como a Dedupely mantém um registo por aluno
No Dedupely, cria pesquisas de duplicados para alunos e instituições, fazendo correspondência de nomes apesar de erros de escrita, acentos e diferenças ortográficas, e de instituições pelo seu domínio principal. Define regras para o valor que prevalece, como manter a origem original do recrutamento, e pré-visualiza cada fusão. Rejeita falsas correspondências, como departamentos separados num mesmo domínio, para que fiquem fora de pesquisas futuras.
Um estudante, um registo, da consulta à inscrição
Os duplicados nas universidades surgem da forma como os estudantes o contactam. Feiras, pedidos, candidaturas e importações de registos de estudantes adicionam cada um registos, e os estudantes mudam de email pelo caminho.
Definir o que conta como o mesmo aluno, e que instituições partilham apenas um domínio, é o primeiro passo. Depois, corrigir as fontes que continuam a criar registos, fundir mantendo a origem original intacta, e os relatórios de recrutamento mostram que canais trazem alunos.
Perguntas frequentes
Por que razão o nosso CRM universitário tem registos de estudantes duplicados?
Isto acontece muitas vezes porque os estudantes o contactam por vários canais. Feiras, pedidos de informação, candidaturas e importações de registos de estudantes podem criar cada um um registo. Os estudantes também mudam de email entre o primeiro contacto e a matrícula, pelo que o CRM não encontra o registo existente e cria outro.
Como associa estudantes prospetivos aos candidatos?
Comece pelas correspondências exatas de e-mail, pois muitos estudantes se candidatam com o e-mail que usaram no pedido de informação. Depois compare o nome com o telemóvel ou a data de nascimento dos estudantes que mudaram de morada. Verifique que irmãos que partilham o e-mail ou o telefone de um dos pais não são agrupados antes de fundir.
Os departamentos universitários são duplicados num CRM?
Normalmente não. Departamentos, escolas e campus de uma mesma universidade podem partilhar um domínio raiz e funcionar como contactos separados para a sua equipa. A correspondência só por domínio agrupa-os, por isso mantenha-os separados como registos relacionados, a menos que dois descrevam o mesmo departamento.
Como afetam os duplicados os relatórios de recrutamento de estudantes?
Separaram a primeira fonte de recrutamento da candidatura. Uma feira pode mostrar pedidos de informação mas nenhum candidato, enquanto a candidatura não mostra fonte, e contagens de pedidos inflacionadas baixam as taxas de conversão. Fundir mantendo a fonte original restaura a ligação entre canais e candidatos.
Porque é que uma importação de registos de alunos continua a criar duplicados?
Normalmente porque a correspondência usa um campo que os registos existentes não têm, como um número de aluno. Os registos criados a partir de formulários de inscrição não têm esse número, por isso a importação trata esses alunos como novos. Fazer a correspondência por um campo que ambos os lados têm, como o email, interrompe o ciclo.
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